شناختن مشکلات و ریسک های اجرای BPM نیمی از مبارزه ای است که باید برای پیاده سازی یک پلتفرم BPM آغاز نمایید. در این مطلب برخی از بزرگترین ریسک های اجرای BPM از نقطه نظر چند تن از صاحب نظران گردآوری شده است.
از یک دیدگاه می توان ریسک ها را در 3 بعد اصلی طبقه بندی نمود:
- افراد: عامل کلیدی در این زمینه، مدیریت تغییر است. بدون حمایت افراد، شکست اجتناب ناپذیر خواهد بود.
- تکنولوژی: محصول مناسب در این رابطه مهم خواهد بود. چابکی، انعطاف پذیری و مقرون به صرفه بودن آن.
- اجرای اول: مدیریت پروژه برای کاهش این ریسک مهم است. اولین اجرا باید موفق باشد.
توصیه ای که توسط کارشناسان برای کاهش این 3 مورد از ریسک های اجرای BPM ارائه شده است، انجام اقدامات مختصر و سریع، به جای پیکربندی یک پروژه عظیم و چند ماهه و صرف مقدار هنگفتی پول است. یک پروژه کوچک را به همراه یک ابزار مبتنی بر ابر و یک سرمایه گذاری کوچک، برنامه ریزی و اجرا نمایید و سپس نتایج را به سرعت نشان دهید. به این ترتیب برای چرخه های بعدی اسپانسر و حامی خواهید داشت. و مجدداً نتایج بیشتری ارائه خواهید داد، اما همچنان باید این کار را به سرعت انجام دهید.
از یک ابزار گردش کار ابری استفاده کنید که 4 مرحله اصلی BPM را پیاده سازی نماید: مدل سازی، استقرار و اتوماسیون (با یک کلیک و بدون کدگذاری)، اندازه گیری (با استفاده از KPI ها) و بهبود فرآیند. همچنین بتواند یک کتابخانه فرآیند آماده برای استفاده رایگان ارائه دهد. به این ترتیب این امکان را دارید که یک الگوی گردش کار را که برای سایر شرکت ها نیز مفید خواهد بود، تهیه نموده، آن را با نیازهای خود سازگار کرده و تنها طی چند دقیقه استفاده از آن را شروع کنید. این امر به شما امکان می دهد تا بدون هیچ سرمایه گذاری کلانی، این “مراحل کوتاه و سریع” را انجام دهید و متناسب بودن این فناوری را به اثبات برسانید. به این ترتیب افراد درگیر می شوند و اولین استقرار BPM به سرعت نتایج را نشان خواهد داد.
پلتفرم های BPM سنتی پیش از رایانش ابری، معمولاً از اجرای آبشار پیروی می کنند. در سازمان های بزرگ هر مورد از پرونده های کسب و کار در خلال تهیه و اجرا از طرق سنتی، می تواند ماه ها و حتی سال ها به طول انجامد. تازه واردها در هر بازاری، از جمله بازار BPM، غافلگیرانه و گنگ به نظر می رسند. بنابراین صرف زمان طولانی برای رسیدن به راه حل، یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM بوده و می تواند این طور القا نماید که راه حل برای هدف مناسب نیست. یعنی باید کنار گذاشته شود و یا با صرف هزینه ای مضاعف، دوباره انجام شود.
البته شرکای ادغام سیستم های شما با خوشحالی می توانند هرگونه کنترل تغییر را در طول پروژه انجام دهند، اما این هم هزینه در بر خواهد داشت- در حقیقت بیشتر ادغام کننده های سیستم، قیمت های اولیه را پایین آورده و برای افزایش سودآوری پروژه به کنترل تغییرات در اواسط پروژه تکیه می کنند. بنابراین اتلاف پول یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM است که می تواند حیات سازمان را به خطر بیاندازد.
بخش های دولتی نیز سابقه شکست را دارند. به این دلیل که آنها به دنبال مقابله با بزرگترین، پیچیده ترین و دور از دسترس ترین چالش ها، مانند اتوماسیون سازی یک سیستم جدید خدمات اجتماعی هستند. بنابراین یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM که پروژه ها معمولا به دلیل آن ناکام میمانند، پیچیدگی زیاد است.
خوشبختانه، امروزه نرم افزار BPM مبتنی بر ابر پدیدار شده است و طیف وسیعی از ابزار وجود دارند که می توانید به کمک آنها سریع گردش کار بسازید، سریع شکست بخورید و پیشرفت کنید. این ابزار هزینه کمی دارند، پیوندها و ارتباطات طاقت فرسا ندارند، ادغام آنها آسان است و اگر کارها به خوبی پیش نرود، خارج شدن از آنها آسان خواهد بود.
در مقابل ریسک های اجرای BPM به سمت کاربر نهایی و توانایی آنها در بیان فرآیندهای کسب و کار خود و بهبودهایی که نیاز دارند، تغییر پیدا کرده است. با این حال این موارد نیز می توانند در پلتفرم های مدرن که تغییر در محیط های زنده را تقبل میکنند، کاهش پیدا کرده و به سازمان اجازه دهند که به طور مداوم بیاموزد و بهبود یابد.
با توجه به نرخ تغییر پرشتاب در دنیای کسب و کار، نیاز به داشتن مزیت رقابتی اکنون بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به شرکت ها کمک کند تا با ساده سازی و خودکار کردن فرآیندهای مهم و حیاتی کسب و کار، یک مزیت رقابتی برای خود ایجاد کنند.
هدف کلی راه حل BPMانتقال استراتژی به افراد و اجرای مبتنی بر فناوری، با سرعت زیاد و با ریسک حداقل است. هنگامی که شما یک راه حل BPM را در استراتژی کسب و کار خود پیاده سازی می کنید، سه مزیت اصلی وجود دارد که مدیریت فرآیند میتواند با پیاده سازی موفق و با اجتناب از ریسکهای اجرای BPM به سازمان ارائه دهد.
- بهبود مدیریت فرآیند: بسیاری از سازمان ها هنوز هم فکر می کنند که می توانند تولید ناب و شش سیگما را در همه جا اعمال نمایند. اما این راه حل در هر شرایطی عملی نیست. در دنیای دیجیتالی ما مناطقی وجود دارد که شما آنها را به کمک تکنولوژی هدایت نموده و در آنها اتوماسیون سازی را پیاده میکنید. همچنین مناطقی دیگر وجود دارند که میتوانید روش های سنتی خود را با محوریت افراد (مانند شش سیگما) در آنها امتحان نمایید. بسیاری از مناطق نیز وجود دارند که میتوانید هر دو شیوه را در آنجا با هم ترکیب نمایید. این مناطق شامل فرآیندهایی هستند که نیاز به نوآوری دارند و نرم افزار BPM می تواند با انتخاب رویکردهای مناسب برای فرآیندهای خاص، به شما در عملکرد موفق در این مناطق کمک نماید.
- به شما کمک می کند تا بر آنچه اهمیت دارد متمرکز شوید: طبق گفته پیتر شوف، سردبیرcom ، مطالعات و تحقیقات نشان می دهند که یک شرکت فقط با استفاده از 15 تا 20 درصد از فرآیندهای خود رقابت می کند. بیش از 80 درصد فرآیندهای اصلی هستند که باید آنها را داشته باشید و انجام دهید. اما ممکن است آنها تنها در سطح متوسط صنعت فعالیت نمایند. بنابراین یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM می تواند از دست دادن مناطق رقابتی باشد. شوف پیشنهاد می کند فعالیت های نوآوری و بهینه سازی خود را بر آنچه مهم است، یعنی همان 15 درصد از فرآیندها که تأثیر بالایی دارند متمرکز نمایید. نرم افزارBPM با ارائه شفافیت لازم در مورد عملکردهای یک سازمان و ابزارها و رویکردهای خاص مرتبط، به ایجاد تمرکز مناسب کمک می نماید.
- هر پیشرفتی در کسب و کار را حفظ می کند: از نظر شوف جنبه سوم این است که BPM به پایداری بهبودها و پیشرفتها کمک می نماید. یک راه حل BPM مبتنی بر ارزش، حاکمیت صحیحی را در مورد همان 15 درصد از فرآیندها به کار می گیرد. به طوری که بتوانید: آنها را مرتبا دنبال کنید، 2. بفهمید که چه زمانی اقدامات اصلاحی را شروع نمایید و 3. تصمیم بگیرید که چه زمانی نیاز به بهبودهای بعدی دارید. به این ترتیب هر آنچه که به دست آورده اید پایدار هستند. نرم افزار BPM ابزار و روش های مختلفی را برای تهیه این نوع حاکمیت مطلق بر فرآیند فراهم می نماید.
یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM ناچیز شمردن دامنه پیچیدگی فرآیندهای کسب و کار است. برای کاهش این ریسک، بهتر است برای هر تغییر یک لیست مرجع داشته باشید و یک کتابخانه برای نسخه های جدید موجود در پلتفرم در نظر بگیرید. چرا که بسیاری از کسب و کارها ممکن است یکسان به نظر برسند؛ اما در عمل متفاوت خواهند بود.
از دیدگاهی دیگر از جمله بزرگترین ریسک های اجرای BPM ، میتوان به 5 مورد زیر اشاره نمود:
- از دست دادن درد کسب و کار: مهمترین دلیل “سرد شدن” پروژهBPM و یکی از ریسک های اجرای BPM ، گم کردن درد اصلی کسب و کار است. بر خلاف پروژه های فناوری اطلاعات که در آنها ایجاد یک برنامه کاربردی با “قابلیت های زیاد” کافی است، یک پروژهBPM باید درد اصلی کسب و کار را شناسایی و برطرف نماید. اگر بخش مالی هنوز نیاز به صرف همان مدت زمان برای پر کردن “یک فرم الکترونیکی” (به جای یک فرم کاغذی) دارد، یا اگر مدت زمان گردش کار کاهش نیافته است، در این زمان است که اصطلاحا گفته می شود پروژه سرد خواهد شد.
- تلاش در جهت استفاده از نرم افزار BPMS برای چیزی که برای آن طراحی نشده بود: وسوسه تلاش برای استفاده از نابغه های BPMS برای ایجاد یک اپلیکیشن نامرتبط به گردش کار (مانند ایجاد دفتر ثبت قرارهای ملاقات یا یک موتور جستجو) بسیار خطرناک بوده و مورد دیگری از ریسک های اجرای BPM محسوب می شود. 90٪ از توسعه نرم افزار به هیچ وجه زمان نمی برد. نوابغ توسعه دهندهBPMS گردش کار را به سرعت و به راحتی ایجاد می کنند. اما 10٪ آخر آن می تواند برای همیشه طول بکشد. این اتفاق زمانی می افتد که شما سعی می کنید عملکردی را اجرا نمایید که در نرم افزار BPMS تعبیه نشده باشد. یک نشانه خوب از شروع این مشکل زمانی است که توسعه دهندگان شروع به افتتاح Visual Studio می کنند که “چیزی کوچک بنویسند”. بیشتر قابلیت های سفارشی مهم نیستند و می توان از آنها اجتناب کرد.
- تغییرات چپ و راست: همه ما قبلاً در چنین شرایطی بوده ایم که همه از روند کار راضی هستند و بر این عقیده اند که “فقط به چند ترفند کوچک نیاز دارند “. اینجاست که یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM اتفاق می افتد. موافقت با درخواستهای مورد نظر افراد مختلف، باعث تاخیر در تحویل و اشکالات اضافی خواهد شد و در نهایت پروژه دیگر نمی تواند به حیات خود ادامه دهد.
- پیش نیازها موجود نیستند: ایجاد گردش کار حتی برای سناریوهای پیچیده، برای نوابغ BPM به هیچ وجه زمان نمی برد. امروزه همه چیز توسط توسعه دهندگان انجام می شود. به همین دلیل وقتی پروژه به دلیل چیزهایی که خارج از کنترل ما هستند متوقف می گردد بسیار ناامید کننده خواهد بود. اینها مواردی هستند که باید حتی قبل از شروع کار گردش به پایان برسند و از قلم افتادن هر یک میتواند یکی از ریسک های اجرای BPM محسوب گردد:
نصب: تکمیل نشدن نصب به درستی / از بین رفتن یک جزء / از بین رفتن یک بسته سرویس و غیره.
امنیت: سرپرست سیستم دسترسی همه را به سرور پایگاه داده / سرور خارجی / ftp / دستگاه محلی را مسدود کرده است.
ادغام: دسترسی به سرور از راه دور وجود ندارد / سرویس وب مشتری آماده نیست / اپلیکیشن مسدود شده است.
- پذیرش کاربر: پروژه های BPM نحوه عملکرد یک سازمان را تغییر می دهند. آنها نحوه کار کارمندان را نیز تغییر می دهند. مردم دوست ندارند تغییر کنند (به دلیل نگرانی در مورد ناشناخته ها، نگرانی برای از دست دادن شغل، اعتبار و قدرت خود).
فناوری جدید کارمندان مسن تر را می ترساند (آیا جای من به یک سیستم خودکار داده خواهد شد). موفقیت یک پروژهBPM تحت تأثیر سرعت پذیرش فناوری جدید و روش کار توسط کارکنان است. بنابراین یکی دیگر از بزرگترین ریسک های اجرای BPM را می توان مربوط به افراد دانست و برخی دلایل آن عبارتند از: - از دست دادن قدرت و کنترل.
- بیش از حد بودن مسئولیت های فعلی.
- عدم آگاهی در مورد نیاز به تغییر.
- ترس و شک.
- امکان امتناع.
- راحت بودن با وضعیت فعلی.
این نوع از ریسک های اجرای BPM را می توان با طرحی ساختار یافته برای مدیریت تغییر، کاهش داد.
منابع:
https://www.quora.com/What-are-the-biggest-risks-in-implementing-a-BPM-platform
https://adamdeane.wordpress.com/2010/03/15/bpm-projects-top-problems-risks/amp/
بدون دیدگاه