بهرهگيري از ماتريس ساختار تعاملات و بازطراحی سازمانها
(مهندسي مجدد سازمانها)
پيچيدگي سيستمها، بكارگيري روشها و ابزارهايي جهت رفع اين پيچيدگيها را الزامي ميسازد. در اين راه، روشهاي جديد و كارآتر، به سرعت جاي ابزارهاي سنتي را ميگيرند. علاوه براين، سهولت استفاده از يك ابزار، كاربردهايي جديد را براي آن مطرح ميسازد. يكي از اين روشهاي مناسب و رايج در حوزه تحليل سيستمها، «ماتريس ساختار تعاملات» يا «ماتريس ساختار طراحي[2]» است.
سازمانها، سيستمهايي پيچيده شامل افراد، فرايندها، ساختارها، فناوريها و تعامل هر يك از اين مولفهها با يكديگر ميباشد. يك طرح موفق در سازماندهي ميتواند بر عملكرد يك سازمان و ميزان نيل به اهداف آن تاثير فراواني داشته باشد. در طراحي يا مهندسي مجدد يك سازمان، بخصوص سازمانهاي صنعتي، توجه به جنبههاي فني (فرايندها، رويهها و ابزارها) و جنبههاي اجتماعي (مهارتهاي افراد، نقشها و مسئوليتها) بصورت يكپارچه از مهمترين ضرورتهاست.
مهندسي مجدد سازماني بايد بتواند فاصله ميان وضعيت موجود و وضعيت مطلوب را بخوبي پر كند. بدين خاطر، سازمان ابتدا بايد جايگاه آينده خود را در يك افق زماني بخوبي تدوين نمايد و بر اساس آن براي رسيدن به آن جايگاه تلاش نمايد. براي رسيدن به جايگاه مطلوب، در گام بعد، شناخت ارتباطات ميان بخشهاي مختلف سازمان بايد مورد توجه قرار گيرد. «شناخت دقيق ارتباطات» مقدمه و پيشنياز هرگونه بهبودي در طراحي مجدد يك سازمان ميباشد.
شناخت دقيق ارتباطات ميان بخشهاي مختلف سازمان نيازمند ديدي سيستمي و ابزارهايي متناسب با اين هدف ميباشد. يكي از ابزارهايي كه بدين منظور توسعه يافته است و پيادهسازي آن در حوزههاي مختلف منجر به بهبود گستردهاي شده است، ماتريس ساختار تعاملات ميباشد.
ماتريس ساختار تعاملات، ماتريسي دوبعدي است كه ساختار يا كاركرد ارتباطي بين وظايف، گروهها، بخشها، موضوعات و يا پارامترهاي يك سيستم را نشان ميدهد. روش ماتريس ساختار تعاملات داراي وجوه تشابه بسياري با ساير روشهاي نشاندهنده يك سيستم و روابط ميان اجزاي آن ميباشد و در حقيقت از توسعه و تكامل روشهاي موجود در اين حوزه بوجود آمده است. بكارگيري اين ماتريس در حوزههاي مختلف صنعتي و سازماني شروع شده است و نمونههايي از كاربردهاي اين ماتريس را در حوزههاي ترافيك، تجزيه و يكپارچگي سيستمها ، ايجاد تيمهاي توسعه محصول، ساخت و ساز، كنترل پروژه و نهايتاً معماري سازماني ميتوان نام برد.
مهمترين ويژگي متمايز اين ماتريس، تشريح و نمايش ساختار و معماري سيستمها در يك شكل ساده و نمايان ميباشد. اين موضوع ميتواند به تحليل سيستمهاي پيچيده كمك كند و ارتباطات ناشناختهاي را كه بر رفتار كل سيستم تاثير ميگذارند، را آشكار سازد. روش استفاده از اين ماتريس بدين گونه است كه تمامي اجزاي سيستم در امتداد سطرها و ستونهاي ماتريس چيده ميشود و سپس تعاملات ميان اين اجزاء بوسيله نمادها يا اعداد (براي نشان دادن ميزان شدت تعاملات) در ماتريس نشان داده ميشود و در ادامه نيز، تحليل روابط و ساير پردازشها، به منظورهاي مختلف از قبيل خوشهبندي، جزء بندي، حذف چرخهها، دوبارهكاريها و غيره انجام ميشود.
مهمترين دلايل استفاده از اين ماتريس به اختصار عبارتند از:
- نمايش ارتباطات پيچيده عناصر يك سيستم به شكلي ساده
- امكان تحليل ارتباطات و تناقضات در عناصر يك سيستم نسبت به يكديگر
- امكان تحليل تجزيه بهينه يك سيستم
- امكان تحليل تركيب بهينه يك سيستم
- كشف نقاط قوت و ضعف
- پيشبيني فرصتها و تهديدات مرتبط
- امكان اخذ نتايج راهبردي و بالادستي از وضعيت جاري و بهينهسازيهاي سيستمي
كاربردهاي مختلف ماتريس ساختار تعاملات، ظهور انواع مختلفي از اين ماتريس را باعث شده است. آنچه تاكنون به عنوان مهمترين كاربردهاي اين ماتريس، شناخته شده است را ميتوان در چهار حوزه دستهبندي نمود:
الف- ماتريس ساختار تعاملات مبتني بر فعاليت[3]
ب- ماتريس ساختار تعاملات پارامتري[4]
ج- ماتريس ساختار تعاملات تيمي يا معماري سازماني[5]
د- ماتريس ساختار تعاملات مولفهاي[6].
از اين چهار نوع ماتريس، ماتريس ساختار تعاملات مبتني بر فعاليت و پارامتري، زماندار ميباشند، يعني اينكه نشاندهنده تعاملات ميان اجزاي سيستم در طول زمان ميباشند. ماتريس ساختار تعاملات تيمي و مولفهاي، استاتيك ميباشند، كه نشاندهنده تعاملات ميان اجزاي سيستم در يك لحظه از زمان ميباشند. تعيين و تشخيص شرح وظايف ميان افراد يك تيم كاري، مثال مناسبي از اين نوع است.
ماتريس ساختار تعاملات مولفهاي
اين ماتريس نشاندهنده تعاملات ميان اجزا در معماري يك سيستم ميباشد. براي ايجاد يك ماتريس ساختار تعاملات مولفهاي، بايد سيستم را به اجزاي آن تجزيه كرده و در ادامه نيز تعاملات ميان اجزاء و شدت اين تعاملات را در سلولهاي ماتريس وارد نمود. اين ماتريس ميتواند به خوشهبندي و ماژولسازي كه از مهمترين فعاليتهاي توسعه يك محصول است، كمك شاياني كند. شناخت روابط ميان مولفهها ميتواند به ايجاد راهحلهاي نوآورانه براي بازآرايي سيستم كمك كند.
ماتريس ساختار تعاملات مبتني برفعاليت
يكي ديگر از موارد استفاده اين ماتريس، كمك به تعيين اولويتها و زمانبندي فعاليتهاي پروژه ميباشد. اين ماتريس به درك ارتباطات ميان فعاليتها كمك ميكند؛ ارتباطاتي كه ممكن است از ديد اجراكنندگان فعاليتها پنهان بماند و در آينده موجب ايجاد تاخيراتي در پروژه شود. فعاليتها داراي ارتباطات گوناگوني با يكديگر هستند؛ براي مثال ميان دو فعاليت ميتواند هيچ وابستگي وجود نداشته باشد، يعني از هم مستقل باشند. همچنين، ميان فعاليت اول و دوم، روابط پايان- آغاز، آغاز- پايان، پايان- پايان و يا آغاز- آغاز برقرار باشد. اين ماتريس به شناخت دقيق اين ارتباطات كمك ميكند. همچنين ميتوان نقاطي كه ميتوانند موجب تاخير در پروژه شوند را شناسايي نمود.
ماتريس ساختار تعاملات پارامتري
آخرين نوع از كاربرد اين ماتريس در طراحي محصولات ميباشد. اين ماتريس روابط ميان پارامترهاي طراحي را مستند ميسازد و براي توصيف دقيق تعاملات ميان فعاليتهاي سطح پايين مفيد است. گرچه ميان روشهاي تحليل اين نوع از ماتريس و ماتريس ساختار طراحي مبتني بر فعاليت مشابهت فراواني است، اما مقياس زمان و حجم فعاليتهاي انجام شده در اين نوع از ماتريسها در سطح پايينتري قرار دارد.
ماتريس ساختار تعاملات تيمي يا معماري سازماني
شناخت دقيق ارتباطات دروني و بروني تيمها و بخشهاي مختلف يك سازمان ميتواند به بهبود معماري سازماني كمك شاياني كند. اين بهبود جز در سايه درك بهتر تعاملات و شناخت دقيقتر جريانهاي كاري و اطلاعاتي ميان تيمها و بخشها ممكن نيست. از اين ماتريس، ميتوان به عنوان ابزاري در يكپارچهسازي تيمها و بخشها در ساختارهاي سازماني و پروژهها و مهندسي مجدد سازمانها استفاده كرد.
جنبههاي فني و جنبههاي اجتماعي در انتخاب ساختار مناسب سازماني و ارتباطات ميان بخشها با كمك اين ماتريس ميتواند بصورت يكپارچه در آيد و اين از مهمترين ضرورتهاست، همچنانكه گروهبندي مهارتها و قابليتها به عنوان پايهاي براي تركيب تيمهاي سازماني نيز شناخته ميشود. طراحي مجدد يك سازمان با شناسايي نقاط قوت و ضعف كنوني سازمان شروع ميشود و با سلسله طرحهاي استراتژيك، عملياتي و سرانجام پيادهسازي و ارزيابي پايان مييابد. با بكارگيري اين ماتريس در وضعيت فعلي يك سازمان، نقاط قوت و ضعف موجود در طراحي كنوني سازمان شناخته شده و با انتخاب معيارهايي مناسب براي طراحي يا بازطراحي سازمان و تخصيص مجدد وظايف و مسئوليتها، ساختار سازماني متناسب پيشنهاد ميشود.
[1] . Dependency Structure Matrix .
[2] . Design Structure Matrix
[3] . Activity-Based DSM
[4] . Parameter-Based DSM
[5] . Team-Based DSM
[6] . Component-Based DSM
بدون دیدگاه