سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) فرآیندی حلقوی در جهت طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. اولین قدم این است که فرآیند خود را به طور دستی مشخص کنید و سپس با استفاده از نرم افزار BPM به صورت دیجیتالی آن را خودکار نمایید.

 

 هدف سیستم BPM یا BPMS  چیست؟

هدف کلی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار اطمینان از دیجیتال بودن و کارآیی فرآیندهای سازمانی شماست. در دنیای دیجیتال نیز درست مانند یک ماشین روغن کاری شده، بهره وری موضوع مهمی ‎است.  امروزه در جهان مفهوم تولید حرف اول را می‎زند و با استفاده از فرآیندهای کارآمد و دیجیتال، می‎توان سریعتر تولید کرد. نرم افزار BPM بسته به هر سازمان و آنچه هر فروشنده ارائه می‎دهد، معانی بسیاری دارد، اما اصول اولیه همیشه یکسان هستند. نمودار زیر اصول فرآیند BPMS را نشان می‎دهد:

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کارهر مرحله از فرآیند حلقوی BPMS مهم است و مانند هر فرآیند دیگر، با ایجاد و آزمایش فرآیند شروع می‎شود. در این مرحله، وظیفه تحلیلگران کسب و کار است که به درک و تبدیل الزامات فرآیند از حالت دستی به حالت دیجیتال بپردازند. پس از آنکه فرآیند به طور کامل آزمایش شد، برای اجرا آماده و مستقر می‎شود.

هنگامی ‎که فرآیند شروع به اجرا نمود، جمع آوری داده‎های اجرایی آغاز می‎گردد که برای کارآیی بیشتر، می‎توانند تجزیه و تحلیل و بهینه سازی شوند. فرآیندها در هر صنعت دامنه مشخصی دارند؛ بنابراین از جهات مختلف متفاوت هستند. فرضا فرآیند دپارتمان منابع انسانی برای وارد جریان کار نمودن یک کارمند، بسیار متفاوت از فرآیند پردازش یک نسخه یا فرآیند تعطیلی یک کارخانه تولیدی است. هر شرکت ممکن است انواع مختلفی از این فرآیندها را در سازمان خود داشته باشد. از منظر بالاتر، عملیات چرخه سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار به 3 دسته سطح بالا تقسیم می‎شوند:

  • مدلسازی فرآیند کسب و کار (BPM) – مرحله طراحی و مدلسازی فرآیند
  • گردش کار – استقرار و اجرای فرآیند
  • نظارت بر فعالیت کسب و کار (BAM) – تحلیل و بهینه سازی فرآیند

 

گردش کار تنها یک قسمت از سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) است

بر اساس نمودار بالا، ماژول‎های اصلی چرخه عمر BPM عبارتند از:

  • طراحی و مدلسازی – در سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای طراحی و ساخت فرآیند دیجیتال اغلب از طراح گردش کار گرافیکی مبتنی بر HTML5 مدرن استفاده می‎شود.
  • توسعه، آزمایش و استقرار – مرحله قبلی، این مرحله از چرخه عمر را نیز انجام می‎دهد.
  • اجرا – از موتور گردش کار برای اجرای مراحل استفاده می‎شود. موتورهای گردش کار فرآیند، فرم‎ها، آمار و ارقام، بایگانی، رویدادها و موارد دیگر را پردازش می‎کنند.
  • تجزیه و تحلیل و بهینه سازی – مجموعه ای قدرتمند از ابزارهای هوش کسب و کار از جمله API برای دستیابی به داده‎ها ارائه می‎شود. از ابزارهای هوش کسب و کار خارجی نیز می‎توان استفاده کرد.

 

اما سیستم‎های BPM  همیشه یکسان نیستند و باید قبل از تهیه یکی از آنها، در مورد گزینه‎های خود کاملا تحقیق نمایید. در ادامه 10 ویژگی ذکر شده است که برای انتخاب سیستم BPM خود بهتر است آنها را بدانید:

 

  • مدلسازی آسان فرآیندها و فرم‎ها: مدلسازی گرافیکی بصری هم برای فرآیند و هم برای فرم وب یکی از مهمترین ویژگیهای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار است که انتظار می‎رود وجود داشته باشد. این ویژگی به کاربران کسب و کار این قدرت را می‎دهد تا بدون کدگذاری، مراحل و فرم‎های خود را به سرعت طراحی نموده و گسترش دهند. مدل گرافیکی حتی امکان دریافت و به تصویر کشیدن آسان جریان یک فرآیند و قرار گرفتن همه اعضای تیم در یک صفحه را فراهم می‎کند.

 

  • مدلسازی معماری سازمانی: مدلسازی معماری سازمانی به شما امکان می‎دهد تا از سیستم BPM خود برای مدلسازی فرآیندهای end to end زنجیره ارزش، حتی زمانی که آنها از پروژه‎ها، وظایف و بخش‎ها فراتر می‎روند استفاده کنید. با مدلسازی معماری سازمانی، گویی دیدگاهی از بالا به سازمان دارید و بنابراین می‎توانید معماری بهینه را برای کار خود برنامه ریزی کنید.

 

  • ادغام مدیریت پروژه: وقتی مدیریت فرآیند و مدیریت پروژه ادغام می‎شوند، یک راه حل BPM  خواهید داشت که نسبت به سیستم عامل‎های جداگانه مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند قدرتمندتر است. وقتی پروژه‎ها و فرآیندها بتوانند داده‎ها و منابع را به اشتراک بگذارند، تیم شما برای مدیریت سناریوهای پایان به پایان مانند توسعه محصول جدید، کار ساده تری خواهد داشت.

 

  • ضبط، مدیریت و تجزیه و تحلیل داده‎ها: طی سالهای اخیر وارد دوره داده‎های بزرگ شده ایم و یک راه حل BPM می‎بایست پا به پای آنها به کار خود ادامه دهد. آیا سیستم مورد نظر می‎تواند هر نوع داده کسب و کار را ضبط، مدیریت و تجزیه و تحلیل نماید؟ آیا می‎تواند به سفارشات، دارایی‎ها و لوازم یدکی، کلا در یک مدل داده‎های واحد رسیدگی کند؟ انتظار کمتری نداشته باشید و بر استفاده از داده‎های کاملاً قابل جستجو برای استفاده در داشبورد و گزارش دهی لحظه به لحظه پافشاری کنید.

 

  • ویژگی‎ همکاری اجتماعی: شرکت‎ها اخیرا متوجه سودمند بودن همکاری‎های اجتماعی شده اند. سیستم BPM شما باید امکان همکاری اجتماعی را در زمینه‎های مختلف کسب و کار، از اشتراک اسناد گرفته تا بحث و گفتگوها و چرخه‎های تأیید، با استفاده از رابط کاربری کارآمدی که برای کاربران رسانه‎های اجتماعی آشناست، فراهم کند. همکاری اجتماعی گام اول برای ایجاد یک پایگاه دانش بسیار ارزشمند در سطح شرکت است.

 

 

  • انتخاب نصب on-premise یا استقرار در فضای ابری: جای تعجب نیست که چرا بسیاری از شرکتها استقرار ابری را برای راه حلهای BPM خود انتخاب می‎کنند. چرا که هزینه‎های پیش رو در استقرار ابری می‎تواند کمتر باشد و به روزرسانی‎ها و اصلاحات نیز به راحتی انجام می‎شوند. با این حال، برخی از سازمان‎ها به دلیل امنیت به استقرار داخلی احتیاج دارند. در حالت ایده آل، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار شما باید استقرار on-premise یا ابری و امکان انتقال از یک حالت به دیگری را ارائه دهد.

 

  • نظارت لحظه به لحظه و اندازه گیری KPI : ترکیبی دقیق از شاخص‎های کلیدی عملکرد (KPI) که سازمان دنبال می‎کند ممکن است منحصر به فرد باشد؛ اما این امر نباید سیستم BPM شما را دچار بهم ریختگی نماید. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید قابلیت نظارت هوشمندانه بر فرآیندهای کسب و کار و همچنین اندازه گیری  KPIها را به علاوه قابلیت‎های گزارشگیری قدرتمند به شما ارائه دهد.

 

 

  • مدیریت جامع داده‎ها و اسناد: امروزه فرآیندهای کسب و کار، باعث ایحاد انبوهی از داده‎ها و در بسیاری از موارد تعداد زیادی از اسناد می‎شوند. مدیریت داده‎ها و اسناد چالش‎هایی است که بسیاری از شرکت‎ها با آن روبرو هستند؛ اما وقتی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار سازمان، شامل قابلیت مدیریت قدرتمند داده‎ها و اسناد باشد، پاسخگویی به این چالش‎ها و ایجاد یک مخزن عالی در کل سیستم آسان است.

 

  • پشتیبانی از BPMN 2.0 :BPMN 2.0 نوعی نمادگذاری است که در حال حاضر به عنوان استاندارد پیشفرض برای ابزارهای BPM  و گردش کار در نظر گرفته می‎شود. اگر سیستم BPM شما از BPMN 2.0 پشتیبانی ‎کند، می‎توانید نمودارهای BPMN  را از سایر ابزارهای BPM وارد سیستم خود کنید و نیازی نیست که از ابتدا شروع نمایید.

 

  • مدیریت موردی انطباقی: مدیریت موردی انطباقی فعالیتهایی را مدیریت می‎کند که به اندازه کافی تعریف و ساختاردهی نشده‎اند تا بتوانند با رویکردهای رسمی‎BPM اداره شوند. در برخی موارد، سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار شامل قابلیت‎های تطبیقی ​​مدیریت پرونده‎ای و موردی می‎باشد و این به نفع شماست.

 

 

مزایای سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

 

  • بازدهی هزینه: کاهش بودجه در سازمانهایی که طی سالهای اخیر در پاسخ به شرایط اقتصادی جهانی کوچکتر شده‎اند، دیگر گزینه مناسبی نیست. به زبان ساده، دیگر چیز زیادی برای حذف کردن باقی نمانده است. با این حال سازمان‎ها برای پیشرفت، همچنان باید کارآیی هزینه‎های متحمل شده و سود خود را به حداکثر برسانند. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار خوب، یک استراتژی محرک برای به حداکثر رساندن بهره وری از طریق ساده سازی عملیات کسب و کار، اتوماسیون کارهای تکراری، بهبود کیفیت محصول و کاهش ریسک در شرکت است.

 

  • چابکی کسب و کار: امروزه علاوه بر بازدهی هزینه، انعطاف پذیری به عنوان یکی از اهداف سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار در نظر گرفته می شود. این امر منجر به تقاضای بیشتر برای ابزارهای مدیریت فرآیند با انعطاف پذیری فوق العاده شده است که طراحی، تغییر و استقرار آنها آسان است.

 

  • رعایت انطباقات به سهولت و با شفافیت: تغییر در قانون و سایر عوامل باعث شده است كه شركت‎های فاقد سیستم انعطاف پذیر برای رسیدگی به انطباق نهایی فرآیندهای end to end، متحمل هزینه‎های پیش بینی نشده ای زیادی، هم در گزارشات و هم در جریمه‎ها گردند. اگر در سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، اپلیکیشن‎های خاص دپارتمان‎ها با کل سازمان به طور یک مجموعه ادغام شوند، شرکت‎ها می توانند با شیوه‎های تجاری خود انطباق داشته باشند.

 

  • مشتری مداری: مشتریان باهوش خواستار فرآیندهای اثبات مفهومی(POC)  هستند که طی آن نیازهای آنها از طریق قابلیت‎های سلف سرویس وب 2.0 شنیده شده و مستند می‎گردد. مدیریت فرآیند کسب و کار به سازمان‎ها کمک می کند تا برای دستیابی و حفظ مشتریان راضی، افراد را با فناوری ترکیب کنند و راه را برای همکاری مداوم و لحظه به لحظه با مشتریان هموار نمایند.

 

 

  • رضایت کارکنان: سازمان‎ها به طور مستمر سعی می کنند یک محیط کاری اقناع کننده برای کارکنان خود حفظ کنند. سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار که توسعه یافته و مستند شده است، به انگیزه اعضای تیم و متخصصان فداکار که عموماً نمی‎خواهند وقتی یا پولی تلف شود، کمک می‎کند. افراد می‎توانند بر روی وظایف خود تمرکز کنند در حالی که همه اطلاعات لازم را در یک مکان در اختیار دارند. در عین حال برای مدیران میان رده نیز امکان رویت لحظه به لحظه آنچه اتفاق می‎افتد امکانپذیر است.

 

چالش های یک استراتژی موفق  BPM

  • معیارهای نامشخص برای موفقیت: برای موفقیت در استراتژیمدیریت فرآیندهای کسب و کار، همه باید درک کنند که هدف نهایی چیست. علاوه بر این، لازم نیست BPM در مورد تغییر فن آوری و اتوماسیون باشد (هر چند که این موارد اغلب وجود دارند). مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید شامل یک مسئله و یک ارزیابی باشد. اگر راه حل های فن آوری را مستقیما روی مشکلی که باعث آشفتگی شده است پیاده کنید، همچنان به صورت آشفتگی باقی خواهد ماند.
  • کمبود سرمایه گذاری: معرفی فن آوری های جدید و نوآورانه می‎تواند گران باشد. اما حجم بسیار زیاد راه حل های مبتنی بر ابر که بازار را تحت الشعاع خود قرار داده اند، BPM را ارزان ساخته است. علاوه بر این، پذیرش BPM منجر به فرآیندهای مناسب و کاهش در هزینه های عملیاتی در دراز مدت خواهد شد.
  • اشکال در درک مستمر بودن BPM:BPM  یک راه حل یک مرحله ای نیست. بلکه یک شیوه تفکر است و برای هر کسب و کار که به دنبال رسیدن به موفقیت است، مداوم و پیوسته بودن روند بهبود عاملی کلیدی خواهد بود.
  • درگیر نبودن همه: برای موفقیت درمدیریت فرآیندهای کسب و کار، همه باید در آن سرمایه گذاری کنند. این امر به ویژه در مورد افرادی که در صدر امور قرار دارند صادق است. زیرا منابع و قدرت لازم برای تغییر را دارند. استفاده از مزایای BPMو چگونگی بهبود کارایی روزانه بر عهده آنهاست. در مقابل، کارگران نیز باید اطمینان داشته باشند که کارشان را از دست نخواهد داد. آنها باید بدانند کهمدیریت فرآیندهای کسب و کاربه آنها کمک می‎کند تا روی جنبه های مهم کار خود تمرکز نمایند و BPM یا هیچ فناوری دیگری نمی‎تواند جایگزین بینش پیچیده انسان شود.

 

 

منابع:

https://www.flowwright.com/business-process-management

https://www.comindware.com/blog-features-your-bpm-system-needs/

https://www.comindware.com/blog-benefits-of-business-process-management/

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *