آمار-و-ارقام-مدیریت-فرایند

امروزه اتوماسیون فرآیند کسب و کار یکی از عناصر مهم هر کسب و کاری است، زیرا باعث افزایش کارایی و بهره وری در محل کار می شود. همچنین اتوماسیون می تواند به کسب و کارها در هر سطوحی کمک کند تا به شکلی منظم و سریع به مشتریان خود خدمات مورد نظر را ارائه دهند. با توجه به این موارد، هدف اصلی این مقاله ارائه برخی نمونه های عملی فرآیند کسب و کار و ایده های اتوماسیون است که می‎توانید با استفاده از آنها کسب و کار خود را به سطح بالاتری برسانید.

فرآیند کسب و کار چیست؟

فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیتها و اقدامات مرتبط و ساختار یافته است که توسط افراد یا تجهیزات در یک سازمان انجام می شود تا اهداف اصلی سازمان مانند رسیدن به حداکثر سود و رضایت مشتری را تحقق بخشد.

فرآیندهای کسب و کار می توانند در تمام سطوح سازمانی بارها تکرار شده و برای مشتریان قابل مشاهده نبوده و یا قابل مشاهده باشند. فرآیند کسب و کار معمولاً به صورت نمودار جریان یا نمودار گردش کار در مراحل منطقی پدیدار می شود، و همین نمودار به عنوان پایه ای اصلی برای چندین مقوله مرتبط به هم، مانند مدیریت فرآیندهای کسب و کار، بهینه سازی فرآیند، نقشه برداری فرآیند، شبیه سازی فرآیند، اتوماسیون فرآیند و غیره عمل می کند.

اهمیت فرآیندهای کسب و کار برای مشاغل کوچک، متوسط ​​و بزرگ بارها تکرار و تأکید شده است، زیرا به منظم و یکدست بودن عملکرد کسب و کار شما کمک می کند و بنابراین مدیریت کسب و کار و همچنین بهبود کارایی و بهره وری سازمان را تسهیل می‎نماید.

 با این حال، باید توجه داشت که یک فرآیند کسب و کار می تواند دستی یا خودکار باشد. فرآیند کسب و کار زمانی دستی در نظر گرفته می شود که فرآیند، بدون کمک هیچ تکنولوژی کمک کننده یا هیچ نوع مدل اتوماسیون و تنها توسط انسان انجام شود. در حالی که فرآیند کسب و کار خودکار فرآیندی است که با استفاده از یک مدل اتوماسیون یا تکنولوژی کمکی به دست می آید. آنچه این دو را از هم متمایز می کند مدرن بودن اتوماسیون سازی است که در مقایسه با روش های دستی دقیقتر، استانداردتر و بهینه تر است. در ادامه در همین مقاله در مورد مثال فرآیند کسب و کار و ایده های اتوماسیون بحث خواهیم کرد.

مراحل اساسی اجرای فرآیند کسب و کار

 مرحله 1: اهداف خود را تعریف کنید.

در این مرحله، شما ابتدا هدف اصلی فرآیند و همچنین دلایل ایجاد آن را تعریف خواهید کرد.

 مرحله 2: فرآیند خود را برنامه ریزی نموده و نقشه آن را ترسیم کنید.

در اینجا در مورد استراتژی های موثری که می توان برای دستیابی به اهداف تعیین شده اتخاذ نمود، فکر می کنید.

مرحله 3: عملیات لازم را مشخص کرده و آنها را به افرادی اختصاص دهید که از پس آن بر می آیند.

چه کسی بهترین فرد برای انجام هر وظیفه است؟ دستگاه هایی که برای اجرای طرح به آنها نیاز دارید کدامند؟ اینها و موارد دیگر همان مواردی است که باید در همین مرحله درباره آنها تصمیم بگیرید.

مرحله 4: فرآیند را آزمایش کنید.

هدف در اینجا این است که ابتدا فرآیند را در سطح پایینتر و کلیدی بررسی کنیم و ببینیم چگونه کار می کند.

مرحله 5: اجرای فرآیند

اگر با نتایجی که پس از آزمایش فرآیند به دست آوردید متقاعد شدید، زمان آن است که آن را به صورت همه جانبه اجرا نمایید. در این مرحله، باید به درستی با همه افرادی که مسئولیت انجام وظایف را بر عهده دارند ارتباط برقرار کنید و همچنین لازم است که آنها را برای دریافت نتایج بهتر آموزش دهید.

مرحله 6: نتایج را کنترل کنید

فرآیند را بررسی کرده و تهدیداتی را که بعدا ممکن است به وجود آید بررسی نمایید و تلاش کنید راهی برای کاهش ریسک بیابید.

مرحله 7: تکرار کنید

اگر با همین فرآیند توانستید به اهداف تعیین شده دست پیدا کنید، به تکرار آن ادامه دهید و همواره اثربخشی و پیشرفت آن را در طول مسیر دنبال نمایید.

 

 

مثالی برای فرآیند کسب و کار

همانطور که قبلاً گفته شد، فرآیندهای کسب و کار در تمام سطوح سازمان رخ می دهند و از یک صنعت به صنعت دیگر متفاوتند. به عنوان مثال، فرآیند کسب و کار مورد استفاده در صنعت معدن کاملاً متفاوت از فرآیند امور مالی، بهداشت، هواپیمایی، امنیت و غیره است؛ زیرا ماهیت کسب و کار آنها یکسان نیست. در اینجا نمونه هایی از فرآیندهای کسب و کار برخی از صنایع و شرکت ها آورده شده است:

صنعت/شرکت مثالی برای فرآیند کسب و کار
ساخت و تولید پردازش سفارش، کنترل تغییرات مهندسی، مونتاژ محصول، فرآیند خط تولید، تضمین کیفیت، نگهداری و تعمیرات
مالی فرآیند فاکتور کردن، فرآیند مدیریت ریسک، فرآیند تهیه صورتحساب
بهداشت فرآیند ارزیابی پزشکی، فرآیند تایید دارو، فرآیند مالی.
بانکداری فرآیند معارفه مشتری، فرآیند بررسی اعتبار، فرآیند ارزیابی ریسک
سیر و سفر صورتحساب آژانس، رزرو سفر، فرآیند عزیمت کردن، فرآیند مدیریت سفرهای کاری
خرید تدارکات، تطبیق دادن فاکتورها، حساب قابل دریافت
تبلیغات برآورد هزینه ، تصویب هزینه ، بررسی هزینه
بازاریابی و فروش فرآیند تحویل محصول ، فرآیند توسعه محصول ، فرایند تحقیقات بازاریابی

 

برخی از اصطلاحات مربوط به فرآیند کسب و کار چیست؟

یک فرآیند کسب و کار را می توان با چندین مفهوم و اصطلاح کسب و کار مرتبط کرد، که شامل اتوماسیون فرآیند کسب و کار، مدل سازی فرآیند کسب و کار، مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار، شبیه سازی فرآیند کسب و کار، نظارت بر فرآیند کسب و کار و چند مورد دیگر هستند.

با این حال، قصد داریم بیشتر بر اتوماسیون فرآیند کسب و کار تأکید نماییم تا به شما در درک چگونگی عملکرد اتوماسیون فرآیند و همچنین اهمیت آن برای کسب و کارتان کمک کنیم.

توضیحاتی راجع به اتوماسیون فرآیند کسب و کار

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار شامل استفاده از تکنولوژی کمکی مانند نرم افزار و اپلیکیشن ها برای انجام فرآیندها و فعالیت های کسب و کار و تنها با هدف به حداقل رساندن هزینه و افزایش بهره وری است. هنگامی که یک کسب و کار فرآیندهای خودکار داشته باشد، فرصتی برای بهره مندی از مزایای آن مانند بهره وری بیشتر، حداقل خطا، کاهش استرس نیروی کار، به حداقل رساندن هزینه‎ها، به حداکثر رساندن سود، رضایت بیشتر مشتری و غیره به وجود خواهد آمد. یک مثال عالی برای اتوماسیون فرآیند که معمولا در کسب و کارها یافت می شود، اتوماسیون فرآیند فروش و اتوماسیون فرآیند IT است.

اتوماسیون فرآیند کسب و کار (BPA) به مشاغل اجازه می دهد تا کارکنان و سیستم های خود را از طریق گردش کار سازماندهی کرده و در نتیجه حرکت به سمت دستیابی به اهداف سازمانی تعیین شده را تسهیل نمایند. اتوماسیون فرآیند کسب و کار فقط به مدیریت داده ها و ثبت سوابق محدود نمی شود. اتوماسیون به شما این امکان را می دهد تا کنترل کاملی بر موضوعات مختلف کسب و کار مانند مدیریت تسهیلات، بازاریابی، روابط با مشتری، تجزیه و تحلیل کارمندان، استخدام کارکنان، استاندارد سازی داشته باشید، که در ادامه  به چند مورد از آنها اشاره می‎کنیم.

 

چرا بهتر است فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار کنید؟

آیا هنوز به قابلیت های اتوماسیون فرآیند کسب و کار شک دارید؟ اگر اینطور است موارد زیر را در نظر بگیرید:

  • اتوماسیون فرآیند کسب و کار باعث افزایش ارزش در هر کار می شود – وقتی کار خود را اتوماتیک می کنید، بار کاری کارمندان کاهش می یابد و آنها می توانند قدرت و انرژی خود را روی سایر وظایف و وظایف اساسی متمرکز نمایند. این امر به نوبه خود تمرکز و بهره وری آنها را افزایش می دهد.
  • اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار منجر به رضایت بالاتر کارمندان می شود – برخی از فرآیندهای کسب و کار بسیار پیچیده هستند و اگر آنها را برای کارمندان بگذارید، ممکن است باعث بی انگیزگی آنها شود و حتی ممکن است بهره وری آنها را کاهش دهد. اما در صورت خودكار كردن این موارد، وضعیت برعکس خواهد شد؛ زیرا به این ترتیب كارمندان تنها لازم است به انجام كارهای كوتاه بپردازند.
  • اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار خطای انسانی را به حداقل می رساند – تا زمانی که انسان در یک فرآیند درگیر باشد، خطا اجتناب ناپذیر است و برخی از خطاها در برخی مواقع می توانند بسیار عظیم باشند. اتوماسیون کسب و کار می‎تواند به از بین بردن هر نوع خطای انسانی کمک کند و در نتیجه خروجی های دقیقتری برایتان به همراه داشته باشد.

سایر مزایای اتوماسیون فرآیند کسب و کار شامل موارد زیر است:

  • ارتباطات ساده و موثر
  • به حداقل رساندن هزینه
  • بهبود بخشیدن به گردش کار
  • افزایش انعطاف پذیری
  • رضایت بیشتر مشتری
  • نگهداری مداوم از استاندارد کاری
  • افزایش کیفیت محصول / خدمات
  • افزایش کنترل اجرایی.

6 فرآیند شگفت انگیز کسب و کار و ایده هایی برای اتوماسیون

بسیاری از کارشناسان اتوماسیون چنین اظهار می کنند که اتوماسیون کسب و کار بهره وری بالاتری را به همراه دارد، چرا که هم کارمندان و هم مدیران را از درگیر شدن در بسیاری از کارهای شلوغ و وقت گیر در شرکت آزاد می کند. در اینجا نمونه هایی از چگونگی اتوماسیون کسب و کار که باعث در سهولت انجام وظایف در محل کار می‎شود آورده شده است:

  • فرآیند استخدام

هیچ سازمانی نمی تواند بدون مجموعه ای از کارمندان فعالیت کند و به همین دلیل فرآیند استخدام برای آنها ضروری است. فرآیند استخدام و گزینش بسیار ظریف و حیاتی است زیرا می تواند سازمانی را ساخته یا بر هم بزند.

برای یکپارچه سازی و موثر نمودن فرآیند استخدام، می توانید از ابزارهای استخدام خودکار استفاده کنید که می توانند پیام‎های ارسال شده توسط کارمندان در اپلیکیشن ها را به سرعت بخوانند. این ابزارها همچنین قادر به جستجوی کلمات کلیدی مرتبط در هر اپلیکیشن هستند تا بتوانند به راحتی مناسبترین نامزدها را برای پست موجود در سازمان شما، شناسایی کنند. ضمن اینکه هنگامی که فرآیند استخدام خود را خودکار می کنید، می توانید هزینه و زمان صرف شده برای این کار را کاهش دهید.

  • تجزیه و تحلیل کارمندان

شما می توانید به جای اینکه منتظر بررسی سالانه عملکرد کارکنان خود باشید، از سیستم های اتوماسیون برای خواندن انواع داده های مربوط به کارمندان استفاده نموده و باعث بهبود شادی و رضایت کارکنان خود شوید.

  • پشتیبانی از میز راهنمای مشتریان

مشتریان روح کسب و کار شما هستند و توانایی شما در ارائه پشتیبانی عالی از آنها میزان وفاداری آنها را تعیین می کند. سیستم پشتیبانی سنتی در مقایسه با سیستم های خودکار، خصوصاً امروزه که تکنولوژی بسیار گسترده شده است چندان کارآمد نیست. بنابراین، می توانید با استفاده از ابزارها و سیستم های خاصی مانند گفتگوی زنده، چت بات ها، سرویس دریافت ایمیل و غیره، پشتیبانی از میز راهنمای خود را به طور خودکار انجام دهید. این امر باعث می شود مشتریان بتوانند سریعتر به شما دسترسی پیدا کنند و این باعث می‎شود برای شما یک امتیاز قایل شوند.

  • مدیریت وظیفه یا مدیریت پروژه

برای اطمینان از خوب و روان بودن گردش کار در سازمان، از نرم افزار مدیریت وظیفه استفاده کنید. این نرم افزار داشبوردی را ارائه می‌دهد که وظایف و فعالیتهایی را که انتظار می رود هر عضو از سازمان در یک زمان مشخص انجام دهد، نمایش می دهد. شما می توانید از ابزارهای اتوماسیون برای جنبه های مختلف کسب و کار خود مانند گردش کار بازاریابی، گردش کار محتوای وب، گردش کار فروش، گردش کار درخواست خرید و مدیریت گردش کار محتوا استفاده نمایید.

  • مدیریت رسانه های اجتماعی

انتظار می رود هر کسب و کاری دارای یک حساب اختصاصی در پلتفرم های اجتماعی بزرگ مانند اینستاگرام، فیس بوک، تلگرام و غیره باشد. با این حال، کارکرد حساب های شبکه های اجتماعی ممکن است گاهی دلهره آور باشد، زیرا فردی که مسئول کنترل آنها است باید هر روز ، به روزرسانی های جدیدی ارسال کند و این کار ممکن است زمان زیادی را نیز به خود اختصاص دهد. بنابراین جهت به حداقل رساندن زمان صرف شده برای مدیریت رسانه های اجتماعی، می توانید از ابزارهای اتوماسیون رسانه‎های اجتماعی استفاده کنید که به شما امکان می دهد پست های خود را برای مثلاً یک روز، یک هفته یا یک ماه آینده برنامه ریزی نمایید.

  • حسابرسی

شاید کسب و کار شما با عملیات پیچیده و یا سرمایه گذاری های عمده ای سر و کار داشته باشد که مستلزم حسابرسی کامل است. حتی در این صورت نیازی نیست که فشار روحی زیادی بر کارمندان خود ایجاد کنید؛ زیرا ابزارهای BPM به راحتی در دسترس هستند تا در عرض چند دقیقه و با خطاهای کمتر به شما در زمینه حسابرسی کمک نمایند.

نتیجه گیری

در این مطلب با ارائه چند مثال در زمینه فرآیندهای کسب و کار و ارائه برخی ایده ها درمورد اتوماسیون، به شما اطمینان می‎دهیم که در محل کار خود بهره وری و کارایی بیشتری داشته باشید، مشروط بر اینکه این توصیه ها را به اندازه کافی در کسب و کار خود بگنجانید.


برای کسب اطلاعات بیشتر درباره اتوماسیون کسب و کار اینجا کلیک کنید.


منبع :

https://www.comindware.com/blog-6-business-process-examples-automation-ideas/

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *