فرآیند کاوی حوزه مطالعاتی نسبتاً جدیدی است که در بطن سنت دیرینه مشاغل، یعنی تلاش برای بهینه سازی نتایج کسب و کار از طریق بهبود بهره وری گردش کار نهفته است.

فرآیندکاوی طی چهار مرحله مشخص اتفاق می‎افتد:

  • جمع آوری داده‎های ثبت شده رویدادهای دارای مهر زمان از سیستم‎های تعامل گرا
  • کاوش در داخل داده‎های واقعی مربوط به فرآیند همانطور که واقعاً اتفاق می‎افتند.
  • بهبود آن فرآیند‎ها برای بهینه سازی نتایج کسب و کار.
  • نظارت بر تغییرات برای ایجاد فرصتهای بهبود بیشتر.

 

به گفته گارتنر ” فرآیندکاوی شامل: کاوش خودکار در فرآیند، بررسی انطباقات، ساخت خودکار مدل‎های شبیه سازی، گسترش مدل، اصلاح مدل، پیش بینی موردی و توصیه‎های مبتنی بر رخدادهای گذشته است”.

 

چرا امروزه به فرآیند کاوی نیاز داریم

در گذشته مراحل اولیه کسب و کار ساده و ابتدایی (و اغلب دستی) بودند. اما از آنجا که کسب و کارها هر جنبه از زندگی کاری را به سیستم‎های IT تبدیل کرده اند، فرآیندهای مرکزی به خودی خود تبدیل به ماشین آلات عملیاتی پیچیده ای شده اند و برای مدیریت دستی بیش از حد سریع، مکرر، در هم تنیده و گسترده می‎باشند.

هر تغییری مانند کنار گذاشتن فرآیندهای قدیمی، ایجاد سیستم‎های جدید، رفتن به فضای ابری و غیره بر روند فرآیند تأثیر می‎گذارد و بهینه سازی یک فرآیند مرکزی بدون درک جامع از چگونگی اتصال کل چشم انداز غیرممکن خواهد بود. نرم افزارها و مشاوره‎های نقشه برداری فرآیند فقط در این حد نیستند.

فرآیند کاوی برای کنترل پیچیدگی ذاتی و پویایی محیط فرآیندهای مدرن ساخته شده است. فرآیند کاوی دید و کنترل عمیقی از فرآیندهای انفرادی، روابط بین آنها و نتایج حاصل از آنها ارائه می‎دهد

 

فرایند کاویچهار مرحله فرآیندکاوی

در این بخش هر یک از مراحل چهارگانه فرآیندکاوی و مفاهیم و فعالیت‎های مختلف موجود در آن را شرح خواهیم داد.

  • جمع آوری: اولین مرحله فرآیند کاوی این است که مهندسان داده پیوندی میان زمان واقعی و منابع اصلی داده‌ها (از طریق اتصالات از پیش ساخته شده و API‎ها) برقرار نموده، داده‎های خام را استخراج کرده و به گزارش وقایع تبدیل نمایند.
    گزارش رویدادها دارای سه قسمت هستند:
  • یک فعالیت
  • یک برچسب زمان
  • یک شی یا ID

تکنولوژی فرآیند کاوی گزارش رویدادها را جمع نموده و جریانات فرآیند را در کل سازمان شما همانطور که واقعاً اتفاق افتاده بازسازی می‎نماید (هر بار که اتفاق می‎افتد).

 

  • کاوش: در مرحله دوم فرآیند کاوی، تحلیلگران داده به طور متداول کل محیط فرآیند شما را ارزیابی مینمایند: هر آیتم، مسیر، متغیر و خطا و همچنین تأثیرات آنها بر کسب و کار.هدف کشف موارد زیر است:
  • نقاط اصطکاک (و علل اصلی آنها)
  • مسیرهای بهینه (و هر نوع انحراف از آنها)
  • نتایج (به دست آمده از شرایط اولیه و اقدامات اصلاحی انجام شده)

در این مرحله، با کاوش در تصویرسازی تعاملی برخی معیارهای کلیدی، تصویر کاملی از هر فرآیند ساخته می‎شود. برخی از این معیارها عبارتند از: حجم آیتم‎های موجود در فرآیند، ارزش کل آیتم‎ها، تعداد مراحل موجود در فرآیند، تعداد مسیرهای مختلفی که آیتم‎ها در حین فرآیند طی می‎کنند، تصویرسازی مراحل و متغیرها.

سپس با استفاده از هوش مصنوعی دلایل ریشه ای (و فرصت‎های بهبود) برای هر انحراف تشخیص داده شده، اهمیت عملیاتی آن تعیین گشته و پاسخ مقتضی با توجه به تأثیر آن بر KPI‎های معنی دار مرتبط با نتایج اصلی کسب و کار (همچون تحویل به موقع، رضایت مشتری، کاهش ریسک، هزینه‎های عملیاتی) اولویت بندی می‎گردد.

  • بهبود: در مرحله سوم، کاربران کسب و کار از هوش مصنوعی و مدل‎های یادگیری ماشین برای اجرای اقدامات بهبود بخش در تمام سیستم‎های تبادلی مربوطه، در یک رابط فرآیند کاوی واحد استفاده می‎نمایند. این اقدامات می‎تواند در جهت موارد زیر باشد:
  • تصحیح خطاها
  • حذف مراحل اشتباه (یا افزودن مراحل جدید)
  • كاهش کارهای دستی
  • افزایش نرخ اتوماسیون

برخی از انواع تکنولوژی‎ها به کاربران کسب و کار در انجام این اقدامات کمک می‎نمایند. این تکنولوژی‎ها عبارتند از:

  • Action Engine : دستیار فرآیند مجهز به هوش مصنوعی است که به طور مداوم داده‎ها را تجزیه و تحلیل می‎کند و به طور فعالانه اقدامات اصلاحی لازم را برای بازگرداندن فرآیندهای مختل شده به مسیر مناسب خودشان انجام می‎دهد.
  • اتوماسیون فرآیند: اتوماسیون فرآیند، تعالی فرآیند را از طریق نیروی کار دیجیتال، کم کردن هزینه‎های فرآیند و آزاد کردن تیم‎ها برای تمرکز بر کار تولید ارزش، ممکن می‎نماید. کاربران کسب و کار گردش کار را به کمک اپلیکیشن‎ها و سیستم‎ها (و بدون نوشتن حتی یک خط کد) خودکار می‎سازند.
  • مدلسازی یادگیری ماشین: تلفیق مدل‎های فرآیند پیچیده به اضافه یادگیری قدرتمند ماشین، عمق و مقیاسی از بینش تحلیلی را که برای انسان قابل تصور نیست، پیش روی او می‎گشاید.

 

  • نظارت: در مرحله چهارم فرآیند کاوی، مجریان و مدیران، عملکرد فرآیند را با توجه به KPI‎ها و خروجی‎های کسب و کار اندازه گیری نموده و نظارت می‎کنند. این حلقه بازخورد برای کمک به کل کسب و کار ضروری است:
  • مسئول نگهداشتن تیم‎ها در قبال پیشرفت اهداف
  • تصحیح روش در همان زمان اجرا
  • رشد تعامل در بین تیم‎های مختلف
  • ایجاد تقاضا برای ابتکارات بیشتر فرآیند کاوی در سراسر کسب و کار
  • ارتباط موثر با مدیریت رده بالا

 

چگونه تیم استخراج فرآیند خود را بسازیم

چهار نقش اساسی وجود دارد که هر طرح ابتکاری در زمینه فرآیند کاوی به آنها نیاز خواهد داشت. این چهار نقش عبارتند از:

  • حامی ‎مالی اجرایی: برای حمایت از پروژه و اطمینان از خرید و دریافت بودجه از تصمیم گیران ارشد.
  • تحلیلگران داده: برای تفسیر تأثیری که یافته‎های ارائه شده در مرحله کاوش، بر کسب و کار داشته اند.
  • کاربران کسب وکار: (به عنوان مثال، متخصصان و رهبران تیم) برای راهنمایی موارد استفاده و فرصت‎های بهبود.
  • شرکای IT / مهندسین داده‎ها: برای مجوز، تسهیل و نگهداری ادغام‎های فنی مورد نیاز.

 

فرآیند کاوی در دنیای واقعی

در ادامه، نگاهی خواهیم انداخت به اصطکاکی که ممکن است فرآیند کاوی در امور مالی، تدارکات، لجستیک و خدمات مشتری، با تجزیه و تحلیل مواجه گردد، علت‎های ریشه ای نقاط اصطکاک و اقدامات اصلاحی لازم.


فرآیند کاوی چگونه به بخش مالی کمک می‎کند؟

ابتکار عمل بهینه سازی سرمایه کار افزایش بهره وری مدیریت ریسک و انطباق
کاوش نقطه اصطکاک پرداخت زودتر از موعد تاخیر در پرداخت نرخ دوباره کاری نرخ اتوماسیون پرداخت چندباره تفکیک وظایف
دلایل ریشه ای سررسید فاکتورهای نزدیکتر، محرکی برای پرداختهای پیش از موعد خواهد شد. تاخیر ورودی‎ها به ERP، اطلاعات از دست رفته، تاخیر مشتری یا تاخیر بخش پرداخت از بین رفتن
انطباق 3 جانبه
بین PO، فاکتور و رسید کالاها
نبود فرمت استاندارد میان فروشندگان مختلف و خرابی تکنولوژی OCR که باعث افزایش کارهای دستی می‎شود عدم تطابق در
فرمها یا
فاکتورهای فروشندگان چندگانه
انحراف در انطباق تصادفی یا
آگاهانه، به دلیل عدم اجرای  ERP یا محدودیت منابع
بهبود اقدامات اصلاحی رها کردن تاریخهای مرجع فاکتورهای نزدیکتر. هشدار دادن و اولویت بندی در مورد اختلافات بین فاکتورها و تاریخ به موقع

 

رها کردن تاریخهای مرجع فاکتورهای نزدیکتر شیفت کردن فروشندگان به EDI مشخص کردن و مسدود کردن پرداختهای چندباره مشخص کردن و
تشخیص  SoD
تخلفات
نظارت KPI‎ها DPO هزینه عملیاتی به ازای هر PO PO صوری PO صوری کاهش پرداختهای چندباره کاهش در SoD
تخلفات

 

فرآیند کاوی چگونه به بخش تدارکات کمک می‎کند؟

ابتکار عمل افزایش بهره وری خرید بهینه سازی هزینه خرید کاهش ریسک
کاوش نقطه اصطکاک حجم بالای تغییرات قیمت خطاهای دستی در انطباق سه جانبه هزینه‎های طولانی مدت قرارداد با تامین کنندگان نامناسب خریدهای غیر معمول تحویل نادرست
دلایل

ریشه ای

زمانی که مذاکرات قیمتی در داده‎های مستر منعکس نمی‎شود، و لذا تأمین کنندگان،PO‎های دارای قیمت گذاری قدیمی ‎را اصلاح نمی‎کنند. اشتباهات انجام شده
در حین مغایرت گیری فیزیکی سفارشات خرید در مقایسه با رسیدها و فاکتورها
تقسیم هزینه‎های مدیریت نشده
بین معاملات کم ارزش و رجوع به
تامین کنندگان دست دوم
شفافیت پایین
بین تیم تامین
و عملکرد واقعی
تامین کننده
منجر به مذاکرات
غیر بهینه می‎گردد
درخواست‎هایی از تامین کنندگان غیر استراتژیک و تایید نشده، خارج از کانال‎های خرید تعداد تحویل‎های اشتباه به مکان‎های مورد نظر می‎تواند خطر بزرگی باشد- به ویژه برای مواد اولیه خطرناک
بهبود اقدامات اصلاحی آپدیت داده‎های مستر در هر زمان که آپدیت قیمتهای قرارداد اتفاق می‎افتد اتوماسیون انطباق سه گانه برای فاکتورهای حیاتی تغییر مسیر به سمت تأمین کنندگان تأیید شده مشخص کردن KPI عملکرد تامین کنندگان به هنگام منبع یابی تحقیق در مورد PO ‎هایی که تست رایگان دارند و دریافت
تأیید مدیر
دریافت تاییدیه‎های بیشتر در مورد مکان تحویل
نظارت KPI‎ها نرخ PO کامل هزینه‎های عملیاتی به ازای PO هزینه‎های خرید هزینه‎های خرید نرخ PO کامل انطباق فرآیند

 


 

فرآیند کاوی چگونه به بخش توزیع و لجستیک کمک می‎کند؟

ابتکار عمل افزایش بهره وری بهینه سازی موجودی ایجاد قابلیت اطمینان
کاوش نقطه اصطکاک نقل و انتقالات زائد تاخیر در نقل و انتقالات انبارش اضافی کمبود یا فقدان مواد اولیه تحویل نامطمئن تامین کننده مشخص نبودن SLA فروشندگان انبار
دلایل

ریشه ای

انتقال بیش از حد موجودی غیر ضروری یا کم ارزش برای مطابقت با فرآیند قفسه بندی و جایگیری که باعث افزایش زمان توان عملیاتی می‎شود. داده‎های ساکن منجر به تأخیر در حمل و نقل یا مسیرهای حمل و نقل سریع و غیر ضروری لحظه آخری می‎شوند تا تاریخ تحویل را برآورده کنند برخورد یکسان با همه کالاها که با توجه به لیدتایم تامین کننده، منجر به کمبود یا موجودی اضافی می‎گردد. برای کاهش هزینه‎های حمل یا از دست رفتن فرصت‎های فروش، موجودی تمام کالاها باید مطابق با تقاضا باشد. سازمان تأمین کننده، منابع اطلاعاتی در مورد عملکرد فروشنده و شخص ثالث و SLA‎ها ندارد.

 

شفافیت ناکافی میان تیم‎های تامین و عملکرد واقعی تامین کننده، باعث ایجاد مذاکرات غیر بهینه می‎گردد.
بهبود اقدامات اصلاحی شناسایی و حذف نقل و انتقالات بدون ارزش افزوده استفاده از داده‎های فوری برای شناسایی مسیرهای بهینه اولویت بندی موجودی بر اساس لیدتایم نظارت بر پیش بینی تقاضا و سفارشدهی اتومات اعلام هشدار در مواقعی که زمان تحویل تامین کننده، SLA را نقض می‎کند. توجه کردن به داده‎های عملکرد هنگام مذاکره با تامین کننده
نظارت KPI‎ها زمان توان عملیاتی تحویل‎های به موقع و کامل کاهش هزینه‎های موجودی تعداد روزهای تامین انطباق فرآیند هزینه ارائه دهنده سرویس

 

فرآیند کاوی چگونه به مدیریت سفارشات مشتریان کمک می‎کند؟

ابتکار عمل ماکزیمم کردن تحویل به موقع افزایش بهره وری و اتوماسیون بهبود کیفیت عملیات سفارش گیری
کاوش نقطه اصطکاک مسدود کردن اعتبار موجودی اقلام دارای پیش فروش دوباره کاری‎های مربوط به تغییر سفارش پایین بودن نرخ اتوماسیون نرخ بالای برگشتی‎ها تغییر کمیت تقاضا
دلایل

ریشه ای

مسدود کردن نادرست مشتریانی که دارای پیشینه پرداخت به موقع هستند موجودی در دسترس که از سفارشات بیشتر است به دو دسته تقسیم می‎شوند: موجودی باقی مانده و موجودی با سفارش قبلی (با PO‎های دستی) مغایرت در داده‎ها باعث می‎شود مشتریان چک‎های اعتباری اولیه خود را لغو کنند. سفارشات دارای درصد بالایی از کارهای دستی هستند. (از جمله تاییدیه‎ها) سفارشات نادرستی که در طول فرآیند اصلاح نشده اند، باعث ایجاد خطا در ارسال می‎شوند. سفارشات دارای درصد بالایی از کارهای دستی هستند. (از جمله تاییدیه‎ها)
بهبود اقدامات اصلاحی برداشتن انسداد از روی مشتریانی که احتمالا پرداخت به موقع خواهند داشت. پیش بینی پیشفروش‎ها، آلارم دادن به کارمندان و اتوماسیون PO‎ها پیدا کردن مغایرتهای موجود در داده‎های مستر و مشخص نمودن برای کارمندان یافتن کارهایی که حجم بالا و تغییرات کم دارند برای اتوماسیون پیش بینی برگشت موجودی و علامت زدن سفارشاتی که باید برآورده شوند. بررسی مقدار SO و مقایسه با فهرست و هشدار دادن در موارد تناقض
نظارت KPI‎ها نرخ انسداد اعتبار پرداختهای به موقع رضایت مشتری در مورد تحویل کامل سایکل تایم نرخ دوباره کاری سفارشات سایکل تایم درصد کاری‎های دستی  سفارشات نرخ سفارشات برگشتی. رضایت مشتری نرخ سفارشات برآورده شده‎ای که همان بار اول درست ارسال شده اند.

 


 

https://www.processexcellencenetwork.com/process-mining/whitepapers/the-ultimate-guide-to-process-mining-e-book

 

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *