فرآیند کاوی حوزه مطالعاتی نسبتاً جدیدی است که در بطن سنت دیرینه مشاغل، یعنی تلاش برای بهینه سازی نتایج کسب و کار از طریق بهبود بهره وری گردش کار نهفته است.
فرآیندکاوی طی چهار مرحله مشخص اتفاق میافتد:
- جمع آوری دادههای ثبت شده رویدادهای دارای مهر زمان از سیستمهای تعامل گرا
- کاوش در داخل دادههای واقعی مربوط به فرآیند همانطور که واقعاً اتفاق میافتند.
- بهبود آن فرآیندها برای بهینه سازی نتایج کسب و کار.
- نظارت بر تغییرات برای ایجاد فرصتهای بهبود بیشتر.
به گفته گارتنر ” فرآیندکاوی شامل: کاوش خودکار در فرآیند، بررسی انطباقات، ساخت خودکار مدلهای شبیه سازی، گسترش مدل، اصلاح مدل، پیش بینی موردی و توصیههای مبتنی بر رخدادهای گذشته است”.
چرا امروزه به فرآیند کاوی نیاز داریم
در گذشته مراحل اولیه کسب و کار ساده و ابتدایی (و اغلب دستی) بودند. اما از آنجا که کسب و کارها هر جنبه از زندگی کاری را به سیستمهای IT تبدیل کرده اند، فرآیندهای مرکزی به خودی خود تبدیل به ماشین آلات عملیاتی پیچیده ای شده اند و برای مدیریت دستی بیش از حد سریع، مکرر، در هم تنیده و گسترده میباشند.
هر تغییری مانند کنار گذاشتن فرآیندهای قدیمی، ایجاد سیستمهای جدید، رفتن به فضای ابری و غیره بر روند فرآیند تأثیر میگذارد و بهینه سازی یک فرآیند مرکزی بدون درک جامع از چگونگی اتصال کل چشم انداز غیرممکن خواهد بود. نرم افزارها و مشاورههای نقشه برداری فرآیند فقط در این حد نیستند.
فرآیند کاوی برای کنترل پیچیدگی ذاتی و پویایی محیط فرآیندهای مدرن ساخته شده است. فرآیند کاوی دید و کنترل عمیقی از فرآیندهای انفرادی، روابط بین آنها و نتایج حاصل از آنها ارائه میدهد
چهار مرحله فرآیندکاوی
در این بخش هر یک از مراحل چهارگانه فرآیندکاوی و مفاهیم و فعالیتهای مختلف موجود در آن را شرح خواهیم داد.
- جمع آوری: اولین مرحله فرآیند کاوی این است که مهندسان داده پیوندی میان زمان واقعی و منابع اصلی دادهها (از طریق اتصالات از پیش ساخته شده و APIها) برقرار نموده، دادههای خام را استخراج کرده و به گزارش وقایع تبدیل نمایند.
گزارش رویدادها دارای سه قسمت هستند: - یک فعالیت
- یک برچسب زمان
- یک شی یا ID
تکنولوژی فرآیند کاوی گزارش رویدادها را جمع نموده و جریانات فرآیند را در کل سازمان شما همانطور که واقعاً اتفاق افتاده بازسازی مینماید (هر بار که اتفاق میافتد).
- کاوش: در مرحله دوم فرآیند کاوی، تحلیلگران داده به طور متداول کل محیط فرآیند شما را ارزیابی مینمایند: هر آیتم، مسیر، متغیر و خطا و همچنین تأثیرات آنها بر کسب و کار.هدف کشف موارد زیر است:
- نقاط اصطکاک (و علل اصلی آنها)
- مسیرهای بهینه (و هر نوع انحراف از آنها)
- نتایج (به دست آمده از شرایط اولیه و اقدامات اصلاحی انجام شده)
در این مرحله، با کاوش در تصویرسازی تعاملی برخی معیارهای کلیدی، تصویر کاملی از هر فرآیند ساخته میشود. برخی از این معیارها عبارتند از: حجم آیتمهای موجود در فرآیند، ارزش کل آیتمها، تعداد مراحل موجود در فرآیند، تعداد مسیرهای مختلفی که آیتمها در حین فرآیند طی میکنند، تصویرسازی مراحل و متغیرها.
سپس با استفاده از هوش مصنوعی دلایل ریشه ای (و فرصتهای بهبود) برای هر انحراف تشخیص داده شده، اهمیت عملیاتی آن تعیین گشته و پاسخ مقتضی با توجه به تأثیر آن بر KPIهای معنی دار مرتبط با نتایج اصلی کسب و کار (همچون تحویل به موقع، رضایت مشتری، کاهش ریسک، هزینههای عملیاتی) اولویت بندی میگردد.
- بهبود: در مرحله سوم، کاربران کسب و کار از هوش مصنوعی و مدلهای یادگیری ماشین برای اجرای اقدامات بهبود بخش در تمام سیستمهای تبادلی مربوطه، در یک رابط فرآیند کاوی واحد استفاده مینمایند. این اقدامات میتواند در جهت موارد زیر باشد:
- تصحیح خطاها
- حذف مراحل اشتباه (یا افزودن مراحل جدید)
- كاهش کارهای دستی
- افزایش نرخ اتوماسیون
برخی از انواع تکنولوژیها به کاربران کسب و کار در انجام این اقدامات کمک مینمایند. این تکنولوژیها عبارتند از:
- Action Engine : دستیار فرآیند مجهز به هوش مصنوعی است که به طور مداوم دادهها را تجزیه و تحلیل میکند و به طور فعالانه اقدامات اصلاحی لازم را برای بازگرداندن فرآیندهای مختل شده به مسیر مناسب خودشان انجام میدهد.
- اتوماسیون فرآیند: اتوماسیون فرآیند، تعالی فرآیند را از طریق نیروی کار دیجیتال، کم کردن هزینههای فرآیند و آزاد کردن تیمها برای تمرکز بر کار تولید ارزش، ممکن مینماید. کاربران کسب و کار گردش کار را به کمک اپلیکیشنها و سیستمها (و بدون نوشتن حتی یک خط کد) خودکار میسازند.
- مدلسازی یادگیری ماشین: تلفیق مدلهای فرآیند پیچیده به اضافه یادگیری قدرتمند ماشین، عمق و مقیاسی از بینش تحلیلی را که برای انسان قابل تصور نیست، پیش روی او میگشاید.
- نظارت: در مرحله چهارم فرآیند کاوی، مجریان و مدیران، عملکرد فرآیند را با توجه به KPIها و خروجیهای کسب و کار اندازه گیری نموده و نظارت میکنند. این حلقه بازخورد برای کمک به کل کسب و کار ضروری است:
- مسئول نگهداشتن تیمها در قبال پیشرفت اهداف
- تصحیح روش در همان زمان اجرا
- رشد تعامل در بین تیمهای مختلف
- ایجاد تقاضا برای ابتکارات بیشتر فرآیند کاوی در سراسر کسب و کار
- ارتباط موثر با مدیریت رده بالا
چگونه تیم استخراج فرآیند خود را بسازیم
چهار نقش اساسی وجود دارد که هر طرح ابتکاری در زمینه فرآیند کاوی به آنها نیاز خواهد داشت. این چهار نقش عبارتند از:
- حامی مالی اجرایی: برای حمایت از پروژه و اطمینان از خرید و دریافت بودجه از تصمیم گیران ارشد.
- تحلیلگران داده: برای تفسیر تأثیری که یافتههای ارائه شده در مرحله کاوش، بر کسب و کار داشته اند.
- کاربران کسب وکار: (به عنوان مثال، متخصصان و رهبران تیم) برای راهنمایی موارد استفاده و فرصتهای بهبود.
- شرکای IT / مهندسین دادهها: برای مجوز، تسهیل و نگهداری ادغامهای فنی مورد نیاز.
فرآیند کاوی در دنیای واقعی
در ادامه، نگاهی خواهیم انداخت به اصطکاکی که ممکن است فرآیند کاوی در امور مالی، تدارکات، لجستیک و خدمات مشتری، با تجزیه و تحلیل مواجه گردد، علتهای ریشه ای نقاط اصطکاک و اقدامات اصلاحی لازم.
فرآیند کاوی چگونه به بخش مالی کمک میکند؟
ابتکار عمل | بهینه سازی سرمایه کار | افزایش بهره وری | مدیریت ریسک و انطباق | ||||
کاوش | نقطه اصطکاک | پرداخت زودتر از موعد | تاخیر در پرداخت | نرخ دوباره کاری | نرخ اتوماسیون | پرداخت چندباره | تفکیک وظایف |
دلایل ریشه ای | سررسید فاکتورهای نزدیکتر، محرکی برای پرداختهای پیش از موعد خواهد شد. | تاخیر ورودیها به ERP، اطلاعات از دست رفته، تاخیر مشتری یا تاخیر بخش پرداخت | از بین رفتن انطباق 3 جانبه بین PO، فاکتور و رسید کالاها |
نبود فرمت استاندارد میان فروشندگان مختلف و خرابی تکنولوژی OCR که باعث افزایش کارهای دستی میشود | عدم تطابق در فرمها یا فاکتورهای فروشندگان چندگانه |
انحراف در انطباق تصادفی یا آگاهانه، به دلیل عدم اجرای ERP یا محدودیت منابع |
|
بهبود | اقدامات اصلاحی | رها کردن تاریخهای مرجع فاکتورهای نزدیکتر. | هشدار دادن و اولویت بندی در مورد اختلافات بین فاکتورها و تاریخ به موقع
|
رها کردن تاریخهای مرجع فاکتورهای نزدیکتر | شیفت کردن فروشندگان به EDI | مشخص کردن و مسدود کردن پرداختهای چندباره | مشخص کردن و تشخیص SoD تخلفات |
نظارت | KPIها | DPO | هزینه عملیاتی به ازای هر PO | PO صوری | PO صوری | کاهش پرداختهای چندباره | کاهش در SoD تخلفات |
فرآیند کاوی چگونه به بخش تدارکات کمک میکند؟
ابتکار عمل | افزایش بهره وری خرید | بهینه سازی هزینه خرید | کاهش ریسک | ||||
کاوش | نقطه اصطکاک | حجم بالای تغییرات قیمت | خطاهای دستی در انطباق سه جانبه | هزینههای طولانی مدت | قرارداد با تامین کنندگان نامناسب | خریدهای غیر معمول | تحویل نادرست |
دلایل
ریشه ای |
زمانی که مذاکرات قیمتی در دادههای مستر منعکس نمیشود، و لذا تأمین کنندگان،POهای دارای قیمت گذاری قدیمی را اصلاح نمیکنند. | اشتباهات انجام شده در حین مغایرت گیری فیزیکی سفارشات خرید در مقایسه با رسیدها و فاکتورها |
تقسیم هزینههای مدیریت نشده بین معاملات کم ارزش و رجوع به تامین کنندگان دست دوم |
شفافیت پایین بین تیم تامین و عملکرد واقعی تامین کننده منجر به مذاکرات غیر بهینه میگردد |
درخواستهایی از تامین کنندگان غیر استراتژیک و تایید نشده، خارج از کانالهای خرید | تعداد تحویلهای اشتباه به مکانهای مورد نظر میتواند خطر بزرگی باشد- به ویژه برای مواد اولیه خطرناک | |
بهبود | اقدامات اصلاحی | آپدیت دادههای مستر در هر زمان که آپدیت قیمتهای قرارداد اتفاق میافتد | اتوماسیون انطباق سه گانه برای فاکتورهای حیاتی | تغییر مسیر به سمت تأمین کنندگان تأیید شده | مشخص کردن KPI عملکرد تامین کنندگان به هنگام منبع یابی | تحقیق در مورد PO هایی که تست رایگان دارند و دریافت تأیید مدیر |
دریافت تاییدیههای بیشتر در مورد مکان تحویل |
نظارت | KPIها | نرخ PO کامل | هزینههای عملیاتی به ازای PO | هزینههای خرید | هزینههای خرید | نرخ PO کامل | انطباق فرآیند |
فرآیند کاوی چگونه به بخش توزیع و لجستیک کمک میکند؟
ابتکار عمل | افزایش بهره وری | بهینه سازی موجودی | ایجاد قابلیت اطمینان | ||||
کاوش | نقطه اصطکاک | نقل و انتقالات زائد | تاخیر در نقل و انتقالات | انبارش اضافی | کمبود یا فقدان مواد اولیه | تحویل نامطمئن تامین کننده | مشخص نبودن SLA فروشندگان انبار |
دلایل
ریشه ای |
انتقال بیش از حد موجودی غیر ضروری یا کم ارزش برای مطابقت با فرآیند قفسه بندی و جایگیری که باعث افزایش زمان توان عملیاتی میشود. | دادههای ساکن منجر به تأخیر در حمل و نقل یا مسیرهای حمل و نقل سریع و غیر ضروری لحظه آخری میشوند تا تاریخ تحویل را برآورده کنند | برخورد یکسان با همه کالاها که با توجه به لیدتایم تامین کننده، منجر به کمبود یا موجودی اضافی میگردد. | برای کاهش هزینههای حمل یا از دست رفتن فرصتهای فروش، موجودی تمام کالاها باید مطابق با تقاضا باشد. | سازمان تأمین کننده، منابع اطلاعاتی در مورد عملکرد فروشنده و شخص ثالث و SLAها ندارد.
|
شفافیت ناکافی میان تیمهای تامین و عملکرد واقعی تامین کننده، باعث ایجاد مذاکرات غیر بهینه میگردد. | |
بهبود | اقدامات اصلاحی | شناسایی و حذف نقل و انتقالات بدون ارزش افزوده | استفاده از دادههای فوری برای شناسایی مسیرهای بهینه | اولویت بندی موجودی بر اساس لیدتایم | نظارت بر پیش بینی تقاضا و سفارشدهی اتومات | اعلام هشدار در مواقعی که زمان تحویل تامین کننده، SLA را نقض میکند. | توجه کردن به دادههای عملکرد هنگام مذاکره با تامین کننده |
نظارت | KPIها | زمان توان عملیاتی | تحویلهای به موقع و کامل | کاهش هزینههای موجودی | تعداد روزهای تامین | انطباق فرآیند | هزینه ارائه دهنده سرویس |
فرآیند کاوی چگونه به مدیریت سفارشات مشتریان کمک میکند؟
ابتکار عمل | ماکزیمم کردن تحویل به موقع | افزایش بهره وری و اتوماسیون | بهبود کیفیت عملیات سفارش گیری | ||||
کاوش | نقطه اصطکاک | مسدود کردن اعتبار | موجودی اقلام دارای پیش فروش | دوباره کاریهای مربوط به تغییر سفارش | پایین بودن نرخ اتوماسیون | نرخ بالای برگشتیها | تغییر کمیت تقاضا |
دلایل
ریشه ای |
مسدود کردن نادرست مشتریانی که دارای پیشینه پرداخت به موقع هستند | موجودی در دسترس که از سفارشات بیشتر است به دو دسته تقسیم میشوند: موجودی باقی مانده و موجودی با سفارش قبلی (با POهای دستی) | مغایرت در دادهها باعث میشود مشتریان چکهای اعتباری اولیه خود را لغو کنند. | سفارشات دارای درصد بالایی از کارهای دستی هستند. (از جمله تاییدیهها) | سفارشات نادرستی که در طول فرآیند اصلاح نشده اند، باعث ایجاد خطا در ارسال میشوند. | سفارشات دارای درصد بالایی از کارهای دستی هستند. (از جمله تاییدیهها) | |
بهبود | اقدامات اصلاحی | برداشتن انسداد از روی مشتریانی که احتمالا پرداخت به موقع خواهند داشت. | پیش بینی پیشفروشها، آلارم دادن به کارمندان و اتوماسیون POها | پیدا کردن مغایرتهای موجود در دادههای مستر و مشخص نمودن برای کارمندان | یافتن کارهایی که حجم بالا و تغییرات کم دارند برای اتوماسیون | پیش بینی برگشت موجودی و علامت زدن سفارشاتی که باید برآورده شوند. | بررسی مقدار SO و مقایسه با فهرست و هشدار دادن در موارد تناقض |
نظارت | KPIها | نرخ انسداد اعتبار پرداختهای به موقع | رضایت مشتری در مورد تحویل کامل | سایکل تایم نرخ دوباره کاری سفارشات | سایکل تایم درصد کاریهای دستی سفارشات | نرخ سفارشات برگشتی. رضایت مشتری | نرخ سفارشات برآورده شدهای که همان بار اول درست ارسال شده اند. |
بدون دیدگاه