همانطور که John گفت ما درباره مطالعه موردی صحبت کردیم که چگونه سازمان ها از PCF استفاده کرده اند. بنابراین سوالات زیادی در مورد نحوه استفاده ی PCF در سازمان ها دریافت کرده ایم.
خوب سوال اول این است که PCF چگونه از تغییرات سازمان حمایت میکند و مثال هایی نیز در این مورد در اسلاید بعدی آورده خواهد شد که مثال مورد علاقه من نیز است وتیم Elevation Union از این مثال استفاده کرده است.
در سال 2008 آنها PCF جدیدی دریافت کردند که تغییراتی در سازمان ایجاد کرد و خیلی کارآمد تر بود و قادر بود قطعات زیادی را بهم متصل کند.
اولین کار درک فرآیند های دیگر بود. بنابراین این تیم شروع به مطالعه Banking PCF کردند که در وهله اول آن را دریافت کردند و توانستند ان را به یک نظر سنجی تبدیل کنند و Level 3 را برای هر بخش بزرگ از این PCF اعمال کردند. پس برای سرمایه گزاری بخش های بزرگتری را انتخاب کردند. ( مثال مالی و فروش) و از آنها درخواست کردند که هر یک از فرآیند ها را در این سطوح یک تا پنج ارزیابی کنند. در سطح پنج هیچ مستندی وجود ندارد و ما در حال کار کردن روی آنها هستیم.
با این اوصاف Banking PCF باعث بهبودی وضعیت کنونی سازمان شده است. آن ها این کار را بوسیله تشکیل گروه انجام داده اند.
Carol Wolf کسی بود که این تلاش را کرد و از جلسات مکالمه و مصاحبه نیز استفاده کرد تا نشان داده شود که Gap ها کجا هستند. دومین مزیت این بود که او توانست افراد را درگیر کند و کاری که باعث روند دگرگونی شد. چون افراد دیده میشدند و کارهایی که انجام میدادند و تاثیرشان روی کسب و کار و یکدیگر چطور بود. همچنین توسعه ای که در چارچوب و در فاز سوم اتفاق افتاد ساختار BPM Tracking Tool بود. بنابراین آنها شکل تغییر یافته Banking PCF را که قبلا” ایجاد شده بود اتخاذ کردند تا وضعیت هر کدام را ارزیابی کنند. این ابزار همچنین شامل صاحبان فرآیند و تمامی منابع میباشد. پس انها قادر هستند از ابتدا تا اخر برای توسعه و تغییراتی که تلاش ها را در سازمان بهبود میبخشند از این چارچوب استفاده کنند.
برای اولین بار در سال 2008 شروع به استفاده کردند و در سال 2014 به دنیا ارائه شد و این مورد علاقه من است که چگونه سازمان ها از این مطالعه موردی برای تغییرات فرآیند استفاده میکنند.
بنابراین یکی از محبوب ترین مدل های مطالعه موردی اخیرPCF میباشد و شما به صورت عملی آن را یاد خواهید گرفت. شما نیز متوجه خواهید شد که مردم چطور از آن ها استفاده میکنند و من از شما درخواست میکنم که آن را مطالعه کنید.
این مورد نه به دلیل موضوع چارچوب بلکه به خاطر درگیر کردن افراد بسیاری مورد علاقه من است.
مورد دیگر برای اضافه کردن مثال دیگری از مطالعه موردی ساده است که آن را برای بیشتر افراد قابل دسترس کرده ایم.
این مورد را به صورت کلی توضیح خواهم داد. (PCF و بهبود فرآیند).
سازمان های زیادی وجود دارند که منحصرا” از این چارچوب استفاده میکنند تا نگرش های متفاوتی را بهبود ببخشند و این مثال جالبی برای مطالعه موردی بود و کاری که آن ها انجام دادند استفاده از زیر شاخه های سطح یک و شناسایی موارد مورد تمرکز بود و این موردی بود که John در ابتدا نیز بدان شاره کرد. بنابراین از PCF برای بهبود تلاش هایشان استفاده کردند و برای هر سطحی مصاحبه ای برگزار کردند اطلاعات زیادی را جمع آوری کردند و همه موارد را شناسایی کردند که کدام یک برای بهبود فرآیند مناسب تر است و مورد مناسب را انتخاب کردند. همه این موارد ارزیابی بلوغ بود که از آن استفاده کردند و این تمرکز بر روی پنج گروه اصلی بود.
بنابراین حدود بلوغ فرآیند تعیین میشود و بر اساس مستند سازی تعریف میشود که چه چیزی خوب عمل میکند و چه چیزی برای بهبود عملکرد نیاز است.
مورد دوم اهمیت کسب و کار است. این مورد تاثیر فرایند خاصی را مورد ارزیابی قرار میدهد که شما چطور از سازمانتان حمایت میکنید. این مورد از اطلاعات برای هر نوع از سازمان میتواند مناسب باشد و ما میتوانیم شاهد محصول آن باشیم. همچنین نشان میدهد که سازمان تا چه حدی پیش میرود.
مورد بعدی هم ترازی کسب و کارمیباشد. این نیز اهمیت فرآیند در رسیدن به اهداف را بررسی میکند و آیا سازمانتان به بلوغ رسیده یا نه و با توجه به قابلیت ها اهمیت را نیز بررسی میکند.
قسمت بعدی مسئولیت افراد درگیر در فرایند را مطالعه میکند. آیا ما صاحب فرایندی در این زمینه داریم؟ آیا ما نمودار RACI داریم؟
همچنین بیان میکند که اگر ما این فرآیند را انتخاب کنیم با چه کسانی کار خواهیم کرد و عملکرد آن را نیز ارزیابی میکند.
سوال خیلی مهم این است که KPI ها چه هستند؟ و افراد چگونه در مقابل این KPI ها عمل میکنند و عملکردشان چگونه است؟پس ما همه اطلاعات را جمع آوری میکنیم و این به بهبود سازمان کمک میکند.
همراه با این مثال، مثال دیگری نیز وجود دارد. از آن جایی که بهبود در حال انجام و در کل سازمان میباشد به آن ها کمک خواهد کرد تا پروژه هایی که در جریان کار یکسان هستند شناسایی شوند. کارهای اضافی و اضافات نیز به مدیریت حوزه و میزان پروژه کمک خواهند کرد.
مورد بعدی کمک گرفتن از یک تکنولوژی و اجرایی کردن (ERP) خواهد بود. افراد زیادی از تکنولوژی ERP استفاده کرده اند. Pearson مثال بارز این مورد است چون روی این موارد مطالعات زیادی انجام داده است.
ERP سه قسمت متفاوت دارد:
افراد با کمک مشاور این ها استفاده کرده اند. آنها متوجه شدند که زمان و تلاش زیادی اتلاف خواهد شد و آنها مجبور شدند آن را با ERP واحدی ادغام کنند و فرآیند های مالی را استاندارد کنند.
بنابراین مجبور بودند مقاومت دو تیم که از چارچوب مشخص استفاده کرده اند را مطالعه کنند چون فکر میکردند کار درست همین است. همچنین یک کارگاهی را با استفاده از چارچوب تشکیل دادند. تیم را جمع کردند تا Finance را استاندارد کنند. پس جلسه را نیز ضبط کردند و از یک چارچوب به عنوان راهنمای مرجع استفاده کردند تا همه این زمینه ها در فرآیند قرار بگیرند. آنها قادر بودند از ان چارچوب به عنوان یک منبع استفاده کنند تا مشخص کنند که کدام یک شبیه هم هستند در حالی که از زبان شخص ثالث استفاده میکردند. پس به دنبال اضافات، خلاها و Gap ها بودند.
کاری که در واقع میخواستند انجام دهند کاهش تعداد فرآیند هاست که برای آنها مفید خواهد بود زیرا 27 فرایند برای گزارش وجود دارد . میتوان آنها را به 21 فرایند برای تهیه گزارش کاهش داد و این نیز میتواند باعث کاهش اضافات در برنامه آنها شود.
UNT System از این چارچوب به عنوان ابزار اولیه مدیریت محتوا استفاده کرده است. بنابراین اولین چیزی که قرار بود انجام شود داشتن استاندارد در روند بود و آنها باید مطمئن میشدند که اطلاعات قبلی قابل دسترس میباشد. کاری که انجام دادند گروه بندی چارچوب بود و این اساس و پایه طبقه بندی انهاست. بنابراین دسته بندی گروه فرایند سطح دو را لیست میکند. قسمت دوم مربوط به فرایندهای سطح سه هستند که شامل لینک پیوند سطح بندی هستند و این اطلاعات شامل همه ی محتوای مربوط به فرایند خاص است که قابل دسترس است و به آنها برای بهبود فرایند راهکار ارائه میدهد. اقدام دیگر قرار دادن همه این اطلاعات کنار هم بود و تیم اکنون در حال انجام فرایند هستند. انها به همه اطلاعات دسترسی دارند.
مثال دیگر در این زمینه جایی است که تیم مدیریت کیفیت و تیم مدیریت فرایند با هم هماهنگ شدند تا فرایند و PCF را توسعه دهند و همه اطلاعات را جمع میکنند تا روی ممیزی داخلی و خارجی کار کنند. مثال های ساده ای وجود دارند. این مثال برای همه این فرایند ها قابل استفاده میباشد.
مثال مورد علاقه من CMI میباشد. CMI به سمت استاندارد سازی حرکت میکند و همزمان نیز دگرگونی را انجام میدهد.
آنها کارشان را با فرایند های End-to-End شروع کردند و سپس به تحقیق و بررسی پرداختند.
حوزه این کار چیست؟
این کار چقدر پیچیده است؟
چند قطعه متحرک در این زمینه وجود دارد؟
تاثیرات تا چه حد هستند؟
انها اولویت بندی میکنند که از کدام یک شروع کنند و هر ساله این بررسی میشود. آنها از چارچوب در فاز نقشه برداری استفاده کردند و این کمک میکند تا بفهمیم که این قطعات در فرایندهایی هستند که افراد از آنها استفاده میکنند و ما هم از ان به عنوان منبع راهنما استفاده میکنیم و این چنین یک قدم به سمت توسعه برداشته میشود. آنها با صاحبان فرایند و کارگاه های نقشه کشی کار میکنند و به سمت فرایند End-to-End در جریان هستند تا مطمئن شوند انچه که دنبال ان هستند با این ها همتراز است یا نه تا نقشه کشی را شروع کنند.
همه این ها جز مزایای جانبی هستند. وقتی به چارچوب نگاه میکنیم تعداد زیادی KPI خواهیم دید که با این فرایند در ارتباط هستند. زمانی که در حال کشیدن نقشه هستند میتوانند روی اندازه گیری تمرکز کنند تا اقدامات لازم را شناسایی کنند و مشخص کنند کدام اقدامات به انتخاب KPI مناسب کمک خواهند کرد.
چگونه سازمان ها از روابط PCF وRPAو AI استفاده میکنند. برای دگرگونی دیجیتالی سازمان های زیادی با چالش هایی رو به رو هستند و آن نداشتن داده میباشد تا بتوانند تکنولوژی را اعمال کنند.
بنابراین ما با ارسال یک تحقیق را انجام دادیم و روی دگرگونی دیجیتال تمرکز کردیم.
ما باید اطلاعات را به هم ربط دهیم. آنها تصمیم گرفتن تحقیقاتشان را به دو دلیل شروع کنند:
- Finance: جایی که بهترین مورد برای شروع RPA میباشد که داده ها را از یک مکان به مکان دیگر منتقل میکند و تصمیمات ساده کسب و کار از اینجا شروع میشوند. انها همچنین از این برای استفاده از چارچوب دسته بندی کمک گرفتند تا فرایند را استاندارد کنند.
چیزی که ما میبینیم این است که سازمان های زیادی مجبورند جزییات As-Is را در نقشه فرایند داشته باشند تا کار به خوبی پیش برود. انها مجبورند از چارچوب به عنوان منبع و راهنما استفاده کنند.
این ها مثال هایی بودند که ما تاکنون دیده ایم و سازمان ها هم از انها استفاده کرده اند.
