نحوه ایجاد دقیق ماتریس RACI از دیاگرام فرآیند BPMN در نرم افزار ویژوال پاردایم

نمودار فرآیند کسب و کار BPMN ، گردش کار کسب و کار را به روشی گرافیکی و به گونه ای به تصویر می کشد که برای همه قابل درک است. علاوه بر گردش کار، مسئولیت هر نقش خاص در شرکت را نیز بیان می کند، یعنی چه کسی، چه کاری را به چه ترتیبی انجام می دهد. اما در شرایط واقعی، کار احتمالاً توسط یک نقش خاص به تنهایی انجام نمی شود، شرکت کننده ممکن است نیاز به مشورت با دیگران یا اطلاع دادن به دیگران در هنگام انجام یک کار داشته باشد. این اطلاعات مهم نیز برای گردش کار حیاتی است اما در نمودار فرآیند کسب و کار قابل مشاهده نیست. با استفاده از Visual Paradigm می‌توانیم از نمودار RACI برای پر کردن این اطلاعات استفاده کنیم. در این آموزش به شما نشان خواهیم داد که چگونه نمودار RACI را از نمودار فرآیند کسب و کار خود با استفاده از Visual Paradigm ایجاد کنید و چگونه نمودار RACI به دست آمده را با به صورت فایل PDF با همکاران خود به اشتراک بگذارید.

نمودار RACI چیست؟

RACI ماتریسی است که مسئولیت های مختلف افراد، تیم ها، بخش یا هر واحد تکمیلی دیگر در کسب و کار را برای یک فرآیند کسب و کار ارائه می دهد.
نمودار RACI معمولی شامل ردیف هایی از شرکت کنندگان و ستون هایی از فعالیت های کسب و کار است. سلول‌ها، در صورت لزوم، با حروف R، A، C یا I مشخص می‌شوند و هر یک از این حروف نوعی مسئولیت خاص را نشان می‌دهند. در زیر توضیحات مربوط به RACI آمده است:

R- مسئول: شرکت کننده ای که برای دستیابی به یک فعالیت کسب و کار خاص کاری انجام می دهد.

A – پاسخگو (همچنین مرجع تصویب کننده یا تایید کننده نهایی): شرکت کننده ای که کامل بودن و صحت فعالیت کسب و کار را تأیید می کند.

C – مشاور: شرکت کننده ای که در مورد فعالیت کسب و کار مشاوره می دهد.

I – مطلع: شرکت کننده ای که از میزان پیشرفت فعالیت های کسب و کار باخبر است.

آماده سازی

برای انجام مراحل این مطلب آموزشی، ابتدا مطمئن شوید که نرم افزار Visual Paradigm را دانلود و نصب کرده اید. همچنین باید پروژه نمونه را نیز با BPD دانلود کنید، که برای نشان دادن تولید نمودار RACI در سراسر این آموزش استفاده خواهد شد. حال بیایید شروع به ایجاد نمودار RACI از نمودار فرآیند کسب و کار خود کنیم.

ایجاد نمودار RACI از نمودار فرآیند کسب و کار

پروژه نمونهvpp را باز کنید.پروژه نمونه شامل یک نمودار فرآیند کسب و کار ساده به نام فروشگاه آنلاین است.

ما باید یک نمودار RACI از این نمودار فرآیند کسب و کار تولید کنیم تا مسئولیت های سه شرکت کننده – متصدی فروش، مدیر و پرسنل تحویل را شرح دهد. تنها کاری که باید انجام دهید این است که روی پس‌زمینه نمودار فرآیند کسب ‌و کار کلیک راست کرده و Utilities > Generate RACI Diagram را از منوی بازشو انتخاب نمایید.

نمودار RACI بلافاصله با ارزیابی گردش کار در نمودار فرآیند کسب و کار تشکیل می شود. زمانی یک شرکت کننده، «مسئول» انجام یک وظیفه نامیده می شود که در نمودار فرآیند کسب ‌و کار، آن وظیفه در استخر آن شرکت کننده قرار بگیرد. در چنین حالتی، سلول با R مشخص می شود.

همانطور که در بالا ذکر شد، در مجموع 4 نوع مسئولیت وجود دارد که می توانید با استفاده از نمودار RACI توصیف کنید. به غیر از مسئول (‘R’)، مسئولیت های پاسخگو (‘A’)، مشاور (‘C’) و مطلع (‘I’) نیز داریم. بیایید نمودار RACI را با انواع دیگر مسئولیت ها پر کنیم.فرض کنید وظیفه Enter Order (ورود سفارش) نیاز به دریافت تایید فرم از مدیر دارد، می‌توانیم آن را با کلیک راست روی سلول و انتخاب گزینه Accountable از منوی بازشو ثبت نماییم.

فرض کنید پرسنل تحویل باید هنگام تحویل سفارش‌ها، آفرهای فروش را به مشتری اطلاع دهند، می‌توانیم روی سلول کلیک راست کرده و Informed را از منوی بازشو انتخاب نماییم تا این مورد ثبت شود.

ما می توانیم رنگ هر کدام از کدها را مشخص کنیم تا نمودار RACI خواناتر شود. برای تعیین رنگ کد، روی کد پایین نمودار کلیک راست کرده و از منوی باز شده گزینه Configure %code% را انتخاب کنید.

در پنجره Configure Code Type، دکمه … را در قسمت Color فشار دهید تا رنگ آن تغییر کند.

همچنین می توانید رنگ سایر کدها را در پنجره Configure Code Type تغییر دهید.

پس از اتمام تعیین رنگ و مسئولیت هر شرکت کننده با استفاده از کد رنگی نشان داده شده در نمودار، OK را فشار دهید.

دریافت گزارش از نمودار RACI در فرمت PDF

پس از تکمیل نمودار RACI، می توانید گزارش آن را به فرمت PDF تبدیل کرده و با همکاران خود به اشتراک بگذارید. برای انجام این کار:

به Tools > Doc > Doc. Composer بروید و یک Document Composer ایجاد کنید.
ابتدا نمودار فروشگاه آنلاین خود را در Diagram Navigator و در زیر Business Modeling > Business Process Diagram انتخاب می کنیم، نمودار فروشگاه آنلاین را کشیده و در Report Composer رها می کنیم.

3. به این ترتیب تصویر نمودار فرآیند کسب و کار در سند نشان داده می شود.

4. سپس نمودار RACI فروشگاه آنلاین را در قسمت Impact Analysis > Chart Diagram انتخاب می کنیم. نمودار RACI فروشگاه آنلاین را از Diagram Navigator کشیده و آن را در Report Composer رها می کنیم.