هر آنچه باید در مورد سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار و نرم افزار BPMS بدانید

نرم افزار BPMS

BPM  مخفف مدیریت فرآیند کسب وکار است. مدیریت فرآیندهای کسب و کار بر اساس این اصل عمل می کنند که فرآیندها بخش اصلی و قلب هر سازمان هستند. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) اغلب به عنوان یک تکنیک، یک روش ساختار یافته و نوعی نظم و انضباط برای ساده سازی کارها و افزایش کارایی مورد استفاده قرار می گیرد. از این تکنیک ها و روش ها و از نرم افزار BPMS اغلب برای شناسایی ، مدل سازی، تجزیه و تحلیل، اصلاح، بهبود و استاندارد سازی فرآیندهای کسب و کار با کمک اتوماسیون استفاده می‎گردد.

درباره  نرم افزار BPMS

سیستم یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) به سازمان شما کمک می کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود ببخشید. نرم افزار BPMS باید بتواند به شما اجازه دهد تا کلیه فرآیندهای کسب و کار را در سازمان خود مدل سازی، ایجاد، ویرایش و اجرا نموده و همچنین داده ها و تجزیه و تحلیل ها را جمع آوری نمایید.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار همچنین فرم جدید و پیشرفته‎ای با عنوان iBPMS نیز ارائه داده است (حرف i مخفف کلمه “هوشمند” است). یک  iBPMS با استفاده هوش عملیاتی، چشم اندازهای کاربردی و منطبق با زمان حال را برای بهبود هماهنگی فرآیندهای کسب و کار مورد استفاده قرار می دهد.

 

چرا بهتر است یک  نرم افزار BPMS برای سازمان خود انتخاب نماییم؟

در دنیای فوق العاده رقابتی امروز، هر شغلی برای پایداری و شکوفایی باید تا حد امکان کارآمد باشد. اجرای فرآیندها به صورت سنتی و دستی باعث می شود صاحبان کسب و کارها وقت خود را تلف کرده و پول زیادی را برای عناصر بیهوده کسب و کارشان از بین ببرند. اینجاست که نرم افزار BPMS وارد صحنه می شود.

اجرای یک مجموعه نرم افزاری BPM فواید زیادی را به همراه دارد و مهمترین موارد آن به شرح زیر است:

افزایش هوش عملیاتی: BPMS با جلوگیری از وظایف تکراری و روزمره، یعنی جایی که بیشترین زمان و کارهای دستی به صورت ناخواسته در آنجا صرف می شود، به کارآیی فرآیندهای کسب و کار شما کمک می نماید. همچنین نرم افزار BPMS دیدگاه هایی را در مورد گلوگاه های هر فرآیند ارائه می دهد و به این ترتیب به شما امکان می دهد که تصمیم گیری آگاهانه ای برای از بین بردن آنها داشته باشید. در نتیجه محرک هوش عملیاتی در سازمان خواهد بود.

چابکی سازمانی: فرآیندهای کسب و کار غیر قابل انعطاف باعث می شوند که سازمان شما در اقیانوس رقابت غرق شود. چابکی یک فاکتور کلیدی است که به بقای هر کسب و کاری کمک می کند. اگر سازمان شما نتواند مطابق تقاضا به سرعت تغییر نماید مشتریان شما تغییر رویه داده و به سمت رقبایتان گرایش پیدا می کنند.

نرم افزار BPMS به شما کمک می کند تا به سرعت تغییر کرده و تجربه مشتری بدون مشکل و بهتری را ارائه دهید.

نرم افزار BPMS

شکل فوق مراحلی را که برای پیاده سازی هر BPMS  طی می‎شود، نشان می‎دهد: 1. نقشه برداری از فرآیند 2. مهندسی فرآیند 3.جریان‎های کار مبتنی بر قواعد 4. ایجاد فرم 5. توانایی ادغام با دیگر سیستم ها 6. تجزیه و تحلیل 7. ارتباط و مکاتبه

 

چگونه به کمک یک چک لیست 10 موردی، BPMS  را با موفقیت پیاده سازی نماییم؟

موفقیت ابتکار عمل BPM با انتخاب یک نرم افزار مناسب برای سازمان شما خاتمه نمی یابد. در واقع باید گفت کار از همین نقطه است که آغاز می شود. با این حال عامل اصلی مؤثر بر میزان موفقیت یک ابتکار مدیریت فرآیند، نحوه اجرای آن است. در اینجا 10 نکته مهم که باید آنها را قبل از شروع کار با  نرم افزار BPMS بررسی نمایید، آمده است:

  • یک پلتفرم انتخاب کنید.
  • فرآیند مورد نظر را انتخاب کنید.
  • صاحب فرآیند را شناسایی نمایید.
  • معیارها را تنظیم کنید.
  • گردش کار را به صورت نمودار درآورید.
  • تمامی ذینفعان را درگیر کنید.
  • گردش کار BPM خود را هدایت نمایید.
  • یکپارچه سازی نمایید.
  • کاربران را آموزش دهید.
  • اندازه گیری نموده و بهینه سازی کنید.

چگونه باید نرم افزار BPMS را ارزیابی نمایید؟

چیزهای زیادی می‎توان در رابطه با انتخاب یک مجموعه نرم افزاری درست برای مدیریت فرآیند کسب و کار مطرح نمود. موارد زیادی وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. در اینجا سه ​​متغیر اصلی عنوان شده است که باید از آنها آگاه باشید.

 

مقایسه مدل سازی انسان محور با BPMN و با برنامه نویسی

نرم افزارهای انسان محور مانند Kissflow از یک رابط بسیار ساده برای نقشه برداری فرآیند استفاده می کنند که به صاحب فرآیند اجازه می دهد بدون داشتن دانش برنامه نویسی، فرآیند مورد نظر را به ساده ترین شکل ممکن ایجاد نماید. چنین نرم افزاری خود کارهای پس زمینه‎ای همچون ایجاد شرایط برای عدم پذیرش ها و جریان های جایگزین را انجام می دهد.

 

BPMN  یک سیستم نشانه گذاری است که از نمادهای استاندارد برای نشان دادن وقایع، فعالیت ها، وظایف، اتصالات و غیره استفاده می‎نماید. این نشانه گذاری باید توسط فردی که گردش کار را می‎سازد یاد گرفته شود تا بتواند آن را وارد سیستم نماید.

 

برنامه نویسی شامل کد نویسی هایی است که گردش کار و انتقال داده ها را ایجاد می نمایند. برنامه نویسی بیشترین امکانات را ارائه می دهد و می تواند فرآیندهای بسیار پیچیده ای را به نمایش درآورد؛ اما تنها کسی که عمیقا در این زمینه آموزش دیده باشد قادر به ایجاد و اصلاح یک فرآیند خواهد بود.

 

استقرار مبتنی بر ابر در مقابل استقرار on-premise

استقرار ابری نرم افزار روی سرورهایی امکان پذیر است که از طریق یک مرورگر وب از هر مکان قابل دسترسی می باشند. نرم افزار BPMS مبتنی بر ابر جدا از دسترسی آسان، مسئولیت مدیریت نرم افزار را نیز بر عهده فروشنده می گذارد. راه حل های مبتنی بر رایانش ابری معمولاً در مدل SaaS ارائه می شوند که هزینه کمتری برای مشتری به وجود می آورد.

نرم افزار on-premise بر روی یک سیستم خاص نصب می گردد. مهمترین مزیت این نوع استقرار این است که تمام اطلاعات یک شرکت در داخل همان شرکت ذخیره می شود و به شرکت توانایی بیشتری برای محافظت و دسترسی به داده های خود می دهد.

 

منبع باز در مقابل دارای مجوز

نرم افزار BPMS با منبع باز(open source) به این معنی است که فروشنده کد منبع خود را در دسترس عموم قرار داده است. این بدان معناست که یک شرکت می تواند کد منبع را بارگیری نموده و هرگونه تغییری را به دلخواه خود برای نرم افزار انجام دهد. نرم افزار دارای مجوز در مورد میزان سفارشی سازی محدودیت خواهد داشت.

در دنیای فرآیندهای کسب و کار، راه حل های منبع باز پیچیده تر هستند و به یک برنامه نویس نیاز دارند تا تغییرات مورد نظر را در آنها ایجاد نماید. در مقابل نرم افزارهای دارای مجوز تمایل بیشتری به محوریت انسان دارند.

 

 

ویژگی های ضروری که هر نرم افزار BPMS مناسب باید ارائه دهد

قبل از انتخاب BPMS از بین صدها گزینه ای که در اینترنت قابل مشاهده هستند، حتماً ویژگی های اساسی زیر را بررسی نمایید.

ابزار بصری برای مصور سازی فرآیند

ابزار طراحی بصری فرآیند، در صورت مناسب بودن می‎تواند باعث توانایی کاربران کسب و کار گردد. چرا که معمولاً فرآیند را خیلی بهتر از کدنویس های استخدام شده موقت و یا حتی تیم IT داخلی برای کاربر توضیح می‎دهد.

 

طراح فرم کشیدن و رها کردن

نرم افزار BPMS خود را از نوعی انتخاب کنید که طراحی فرم ها را برای کاربر آسان می نماید. ابزارهای پیچیده طراحی فرم ممکن است کارمندان شرکت شما را از پذیرفتن کامل ابزار BPM منصرف نمایند.

 

کنترل دسترسی مبتنی بر نقش

اطلاعات کسب و کار موجود در فرم ها و فیلدها معمولاً حساس هستند. بنابراین یک راه حل BPM انتخاب کنید که از طریق دسترسی انتخابی از اطلاعات شما محافظت نماید.

 

پشتیبانی از طریق گوشی موبایل

اطمینان حاصل کنید که این ابزار پشتیبانی موبایل را حداقل برای سیستم عامل های اندروید و iOS ارائه می دهد. بیشتر BPM های مبتنی بر ابر این توانایی را دارند.

 

ما در این مطلب این ویژگی ها  و 6 مورد دیگر مانند ورود یکپارچه به سیستم (SSO)، ادغام، گزارش ها و تجزیه و تحلیل را خاطر نشان نمودیم. قبل از اینکه انتخاب خود را انجام داده و یک نرم افزار BPMS سفارش دهید، حتماً آنها را بررسی نمایید.

 

 

5 نرم افزار برترBPM  و نحوه مقایسه آنها

اکنون که می دانید دقیقاً چرا یک سیستم BPM ضروری است، سوال این است که کدام یک را باید تهیه نمایید. برای کمک به شما در انتخاب مناسب تر، در اینجا لیستی گردآوری کرده ایم. 5 انتخاب برتر برای نرم افزار BPM مناسب (BPMS) و مقایسه ویژگی های آنها را در جدول مشاهده خواهید کرد.

 

 

 

مقایسه 5 نرم افزار BPMS برتر در سال 2020

نام برند مناسب برای طراحی فرآیند سهولت عملیاتی قیمت پشتیبانی
Nintex سازمان ها، کسب و کارهای کوچک و متوسط طراحی بصری مبتنی بر مرورگر on-premise دارای لیست قیمت ندارد(اپن سورس)
Process Maker شرکت های سهامی BPMN 2.0 نسخه های مختلف on-premise و ابری شروع از 1000 دلار در ماه (تعداد کاربران نامحدود) ویدئو، مستندات، ایمیل، وبینار ها، چت فوری
Kissflow کسب و کارهای کوچک و متوسط، بازار میانی رابط کشیدن و رها کردن انسان محور مبتنی بر ابر شروع از 390 دلار در ماه ویدئو، مستندات، ایمیل، وبینار ها، چت فوری
Bizagi کسب و کارهای کوچک و متوسط، سازمان ها Bizagi BPMN Modeler (مدلساز BPMN بیزاجی) on-premise/ مبتنی بر ابر مجوز دائمی برای کاربر در ازای 800 دلار در سال به اضافه 134 دلار هزینه نگهداری/ یا مجوز 1 ساله به ازای 311 دلار در سال اگر رایگان باشد به صورت ابتدایی(بدون SLA ها) / و یا پشتیبانی کامل به ازای پرداخت مبلغ اضافی
Zoho Creator فریلنسرها، کسب و کارهای کوچک و متوسط، و سازمانها کدهای کوچک اسکریپت برای کشیدن و رها کردن مبتنی بر وب، on-premise، و یا دارای فضای میزبانی self-hosted 5 الی 15 دلار به ازای هر کاربر در ماه(بسته به نوع مجوز) ایمیل، تلفن، آموزش، ارجاع دادن کامنت

 

منبع:

https://kissflow.com/bpm/what-is-bpms/#:~:text=BPMS%20helps%20your%20organization%20improve,also%20collect%20data%20and%20analytics.

مدیریت فرایندهای کسب و کار

BPMBPMNbpmsسازمانشرکتفرایندمدیریتمدیریت فرایندنرم افزارنرم افزار BPMS

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *