در این مطلب در این باره صحبت خواهیم کرد که چگونه مدیریت فرآیندها به نحوی موثر به رفع ناسازگاری ها، از بین بردن ضایعات و تقویت بهبود مستمر کمک می کند. اینکه تعالی فرآیند باید فراتر از یک واحد کسب و کار بوده و در کل سازمان حاکم باشد. و در نهایت اینکه برچسب زدن روی فرآیندهای ارزش شرکت، نوعی تأکید بر فرهنگ سازمانی محسوب می شود.
مأموریت و ارزش های یک شرکت، چیزی بیش از گزارشات سالانه هستند. ماموریت و ارزش، باید هدف و رویکرد اصلی کسب و کار را که برای کلیه عملیات اعمال می شود، از تولید گرفته تا مردم، بازاریابی، مدیریت و فراتر از آن شکل دهند. این امر بسیار مهم است که ارزش های سازمانی از سطح عبور کرده و عمیقا در عملیات کسب و کار گنجانده شوند.
با توجه به اینکه این تفکر یک آرمان عالی محسوب می شود، بسیاری از سازمان ها برای پیاده سازی چنین رویکرد جامعی در حال تلاش هستند. اینجاست که شیوه های خوب و موثر مدیریت فرآیند می توانند نجات بخش باشند.
تلاش برای انجام بهتر کارها
یک رویکرد مشترک در مدیریت فرآیند و برای دستیابی به بهبود مستمر، استفاده از جنبه های اصلی روش تولید ناب برای مشخص نمودن نقاط ضعف فرآیند است. یکی از اصلی ترین مفاهیم روش تولید ناب که در سیستم تولید تویوتا در اواسط قرن بیستم متولد شده است، “do better” یا انجام بهتر کارها است – این مفهوم به معنای حفظ ارزش و حذف ضایعات در تمام اشکال آن می باشد.
مقالات و نظریه های بی شماری در مورد جنبه های مختلف این رویکرد در مدیریت فرآیند وجود دارد و بسته به اینکه از چه کسی می پرسید، در قالب سه، پنج یا هفت اصل اساسی خلاصه می شود. كارهای چشمگیری در رابطه با این ارزش ها و اصول اساسی انجام شده است. اگرچه ایده ای که در قلب آن وجود دارد، حذف بارهای اضافی و ناسازگاری ها و از بین بردن ضایعات، تقویت بهبود مستمر و در عین حال احترام به افرادی است که در هر مرحله از فرآیند درگیر آن هستند.
این یک روش ساده اما مؤثر مدیریت فرآیند برای بهینه سازی است تا فرآیندها عملیاتی کارآمد و مؤثر داشته باشند. بسیاری از سازمانها مفاهیمی نظیر do better را در فرآیندهای کسب و کار خود ادغام کرده و هنگامی که صرفه جویی های بالقوه شناسایی شد، عملیات را در راستای انجام صرفه جویی ها بهینه می کنند. شناسایی صرفه جویی های احتمالی اغلب با علامت گذاری نقاط ضایعات احتمالی، خرابی هایی فرآیند یا فرصت های بهبود و به کمک “تگ ها” یا برچسب ها حاصل می شود.
هر کسب و کاری می تواند با تجزیه و تحلیل گزارش های فرآیند و گروه بندی برچسب ها نقاط ضعف موجود در فرآیندهای خود را شناسایی نماید. این پروسه همچنین می تواند موارد سیستماتیکی را نشان دهد که فرصت های مداوم برای پیشرفت فراهم میکنند.
فرآیند و فرهنگ مکمل یکدیگر هستند
در قلب بهبود مستمر، انگیزه ای برای مشارکت کل سازمان در راستای تعالی فرآیند وجود دارد. به گونه ای که مشارکت همگانی در بهبود، بر هر جنبه ای از کسب و کار تأثیر بگذارد. این استراتژی مدیریت فرآیند، فراتر از یک طرح یا یک واحد کسب و کار حرکت می کند و به بخشی اساسی از فرهنگ سازمانی تبدیل می گردد.
جدای از این که این متدولوژی استفاده از تولید ناب، شش سیگما یا یک ابتکار عمل کلی تر در جهت بهبود فرآیند باشد، برای اینکه بتواند بر سکون و لختی سازمانی غلبه نماید باید در سطح فرهنگی بر شرکت تأثیر بگذارد.
شیوه های بهبود مستمر همانطور که می توانند در سطح رویه ای تعالی ایجاد کنند، می توانند به یک کسب و کار کمک کنند که به شیوه هدفمندتری ارزش های خود را در فرآیندها دخیل نماید.
از وضعیت سلامت ارزش های شرکت خود اطلاع داشته باشید
این چارچوب به ویژه زمانی مفید واقع خواهد شد که نشانگرهای تولید ناب را تغییر داده و آنها را به برچسب های سفارشی که نشان دهنده ارزش های اصلی سازمان هستند، تبدیل می کنید. به جای برچسب زدن روی ضایعات احتمالی یا زمان های انتظاری که باید حذف شوند، می توان آن دسته از فعالیت های فرآیند را که در تطبیق یا تقویت ارزش های شرکت هستند علامت گذاری نمود.
به عنوان مثال، سازمانی را در نظر بگیرید که بر نوآوری ارج می نهد. این سازمان می تواند جنبه های فرآیندهای کسب و کار خود را مشخص و علامت گذاری نماید و باعث ایجاد خلاقیت در تیم هایی گردد که از آنها استفاده می کنند.
تأکیدی که والمارت بر یکپارچگی دارد را می توان با برچسب گذاری روی هر جایی که فرآیندها نیاز به شفافیت و پاسخگویی دارند، به انجام رساند. تعهد مشهور شرکت آمازون در مورد رضایت مشتریان به این صورت در مدیریت فرآیندها بروز می کند که در هر جایی که تیم های کسب و کار بتوانند تغییر مثبتی در جهت ایجاد ارزش افزوده برای مشتری ایجاد کنند، پرچم گذاری انجام می شود.
آنچه که نتیجه می شود تصویری گسترده از ” سلامتی ارزش” سازمان است. گزارش های ساده فرآیندی، فراوانی و گسترش این برچسب ها را ضبط می کنند. به این ترتیب این گزارش ها تصویری جامع تولید نموده و نشان می دهند که چگونه ارزش ها عمیقا در عملیات روزانه شرکت در جریان هستند.
سپس می توان به سراغ مدیریت فرآیندهایی رفت که برچسب ارزش ندارند. باید مجددا بررسی شود که چگونه یک واحد کسب و کار خاص، گروه محصول یا موقعیت جغرافیایی خاص می تواند ارزش های مورد نظر را تحت پوشش قرار دهد. وقتی بررسی ها در کل سازمان صورت گرفت، عدم تعادل در گسترش ارزش ها می تواند نشانگر عدم درک برخی اصول کسب و کار و یا وجود تضادهای بالقوه با آن ارزش ها باشد.
تعالی ارزش را در کنار تعالی فرآیند در اولویت قرار دهید
استفاده از یک روش ساده در مدیریت فرآیند مانند فرآیندهای دارای برچسب ارزش، باعث بهره برداری و دریافت سود از همان چیزهایی می شود که اغلب شرکت ها قبلاً انجام می دادند: گسترش تعالی فرآیند و تبدیل آن به تعالی ارزش می تواند یک پیشرفت طبیعی و یکپارچه باشد.
هنگامی که تأثیر ارزش های شرکت روی فرآیندهای واقعی کسب و کار بازنمود پیدا می کند، می توانید مستقیما ببینید که تا چه حد ارزش های شما در حال دنبال شدن هستند. استفاده از این استراتژی مدیریت فرآیند، هم تصویری از یکپارچگی ارزش ها و هم یک نقشه راه برای بهبود نحوه شکل دادن سازمان توسط ارزش ها ارائه می دهد. گره خوردن ارزش ها به کارهای روزمره ی هر یک از تیم های کسب و کار تضمین می کند که آنها مطابق با ذهنیتی که از قبل در نظر گرفته شده بود انجام شوند.
در کتاب نقشه راه مدیریت فرایندهای کسب و کار گامهای استقرار مدیریت فرایندهای کسب و کار به تفصیل بیان شده است:
منبع:
بدون دیدگاه