چگونه یک پلتفرم BPM مناسب انتخاب کنیم؟

انتخاب یک پلتفرم BPM مناسب برای اجرای تکنولوژیکی نظام مدیریت فرآیند کسب و کار، عمدتا به این بستگی دارد که آیا می‎خواهیم کل چرخه عمر BPM را پوشش دهیم یا فقط برخی از مراحل آن را. روش انتخاب توضیح داده شده در این مطلب برای هر دو حالت معتبر است. اما در هنگام تعریف معیارهای ارزیابی، برای ارزیابی محصولات مشابه لازم است که دامنه مورد نظر را (با توجه به چرخه عمرBPM ) در نظر بگیرید.

اگر آنچه ما به دنبال آن هستیم، یک پلتفرم BPM است که بخش اعظم مرحله چرخه عمر BPM را برای بهبود مستمر فرآیندهای تجاری دربر گیرد، بر اساس طبقه بندی گارتنر چند نوع پلتفرم مختلف وجود خواهد داشت: پلتفرم اولیه BPM،BPMS  (مجموعه نرم افزاری برای مدیریت فرآیند کسب و کار) و iBPMS (مجموعه نرم افزاری برای مدیریت فرآیند کسب و کار هوشمند). ضروری است که به معیارهایی که در تحلیل های انجام شده توسط تحلیلگران (گارتنر، IDC، فارستر و …) ارزیابی می‎شود، توجه نماییم. زیرا ممکن است برخی راه حل هایی که در این گزارش ها وجود ندارند، برای نیازهای ما به اندازه کافی مناسب باشند. یا اینکه می‎توان مجموعه ای از راه حل های نرم افزاری فروشندگان مختلف را که بازخورد مثبتی داشته اند مورد بررسی قرار داد.

 

فرآیند انتخاب پلتفرم BPM مناسب

برای انتخاب بهترین راه حل BPM، باید یک فرآیند خاص تعریف شود که نحوه پاسخگویی این راه حل به الزامات فنی خاص ما را ارزیابی نماید؛ بدون اینکه از سایر معیارهای مهم مانند آینده تأمین کننده و وضعیت آن در بازار (این موارد بعداً تحلیل خواهد شد) چشم پوشی گردد. در مورد انتخاب نرم افزار توصیه می‎کنیم، به فرآیند زیر (مدل سازی سطح بالای مشخص شده در شکل) که شامل سه مرحله اصلی است، اعتماد نمایید:

پلتفرم BPM مناسب

فاز 1. معیارهای انتخاب را تعیین کنید و لیستی از تهیه کنندگان بالقوه را تهیه نمایید

– تعریفRFP . وقتی کلیه معیارهای لازم درج شده و می‎توانید یک پیشنهاد را ارزیابی نمایید، درخواست طرح پیشنهادی(RFP) به فروشندگان بدهید. سلسله مراتب معیارها و معیارهای فرعی برای انتخاب پلتفرم BPM مناسب تعریف شده است. لازم است برای ارزیابی صحیح این پیشنهادها، معیارها (کمی‎ و کیفی) را وزن دهی نمایید. ملاحظات مربوط به صلاحیت پیشنهادها باید در اختیار تأمین کنندگان بالقوه قرار گیرد (به این ترتیب اگر به این نتیجه برسند که نمی‎توانند برنده شوند، پیشنهادی ارسال نمی‎کنند). نتیجه: مستندسازی مشخصات فنی و معیارهای ارزیابی.

-RFP  را به تهیه کنندگان بالقوه ارسال نموده و مهلت دریافت پیشنهادات را اعلام کنید.

 

فاز 2. پیشنهادات دریافت شده از تامین کنندگان بالقوه را تحلیل نمایید

  • دریافت نامزدها (پاسخ بهRFP) تا آخرین مهلت.
  • پیشنهادات را تجزیه و تحلیل کرده و نامزدهای نهایی را انتخاب نمایید. فرآیند تجزیه و تحلیل، نیاز به ارزیابی الزامات و رتبه بندی پیشنهادها با توجه به معیارها و وزن‎های تعریف شده در مشخصات دارد. نامزدهای نهایی پلتفرمBPMمناسب باید با توجه به نمرات انتخاب شوند(معمولاً حداکثر 3 نامزد). این انتخاب فقط می‎تواند براساس نمره بدست آمده و یا با در نظر گرفتن نتیجه گیری های حاصل از تحلیل هر کاندیدا باشد. نتیجه: تجزیه و تحلیل تأمین کنندگان را مستند نموده و برای انتخاب 3 نامزد نهایی دلیل بیاورید. سپس نسخه نمایشی / نمونه اولیه توسط فینالیست ها ساخته می‎شود.
  • با فینالیست ها در مورد ارائه نسخه نمایشی یا راهنمای آزمایشی، مکاتبه کنید. برای انتخاب نهایی پلتفرمBPMمناسب، داوطلبان منتخب باید یک نسخه آزمایشی یا دمو(نمونه اولیه) را روی یک فرآیند خاص انجام دهند. بنابراین لازم است اطلاعات لازم را برای آنها تهیه کنید تا بتوانند نسخه آزمایشی/دمو را تهیه نمایند. علاوه بر این، دستور کار پیشنهادی در مورد نسخه به آنها داده می‎شود.

مرحله 3. فینالیست‎ها را تجزیه و تحلیل کرده و برنده را انتخاب نمایید

  • نسخه نمایشی فینالیست ها را به اجرا درآورید. هر نامزد نهایی نسخه آزمایشی راه حل یا نمونه اولیه توسعه یافته خود را به صورت موقت ارائه خواهد داد. به هر فینالیست پیش نویسی با هدف معین کردن مباحث مورد نظر برای بررسی در روز نمایش راه حل، داده می‎شود. نسخه آزمایشی باید به دنبال تأیید مهمترین نکات در مورد کاربردی بودن راه حل، نشان دادن مراحل اجرای راه حل و عنوان نمودن پیشنهاد اقتصادی برای معماری مورد نیاز (مجوزها) باشد.
  • فینالیست ها را تحلیل و مقایسه نمایید. رای دهندگان، نسخه نمایشی را که توسط هر کاندیدا ارائه شده، تجزیه و تحلیل نموده و به او نمره معقولی می دهند. نتیجه: به دست آمدن سند مقایسه ای راه حل های ارزیابی شده و مشخص شدن راه حل با بالاترین امتیاز برای انتخاب پلتفرمBPMمناسب.
  • در مورد ارائه دهنده تصمیم بگیرید. در ابتدا این تصمیم بر اساس سند مقایسه‎ای ​​خواهد بود، اما ممکن است نیاز به تحلیل نهایی کل هزینه مالکیت (TCO) برای مقایسه سه راه حل وجود داشته و نتیجه تحلیل برای تصمیم در نظر گرفته شود. همچنین در صورتی که مقایسه برخی از راه حل های فینالیست ها لازم باشد و یا برای بررسی مناسب بودن راه حل انتخابی، می توان درخواست مجوز آزمایشی به مدت 1 تا 2 ماه نمود.

 

تعریف معیارهای انتخاب پلتفرم BPM مناسب

برای درک اینکه کدام یک از معیارها را می‎توان در لیست الزاماتی قرار داد که بعداً باید وزن دار شوند، و برای تعیین بررسی‎های پیشنهادی برای پلتفرم BPM مناسب، می‎توانید از گزارش‎های تحلیلگران تکنولوژیکی اصلی استفاده نمایید: گارتنر، IDC، Forrester، Ovum  و Info-Tech . ابتدا بررسی می‎کنیم که هر یک از تحلیلگران اصلی تحلیل خود را بر چه اساس انجام می‎دهند.

  • گروه گارتنر فروشندگانپلتفرمBPMمناسب را با استفاده از الگویی که آنراMagicQuadrantمی‎نامند، ارزیابی نموده و فروشندگان را با استفاده از یک ماتریس دو بعدی سازماندهی می‎نمایند که آنها را بر اساس دامنه دید و توانایی اجرا ارزیابی می‎کند. گارتنر از 15 معیار استفاده می‎کند و فروشندگان را به چهار دسته طبقه بندی می‎نماید: رهبران (در حال حاضر خوب و خوب در آینده)، چالشگران (در حال حاضر خوب و ناشناخته در آینده)، دوراندیشان (در حال حاضر بد اما خوب در آینده) و بازیکنان موقعیت (خاص و ناشناخته در آینده).
  • IDCفروشندگان مختلف را به چهار دسته طبقه بندی می‎کند: شرکت کنندگان، مدعیان، بازیکنان اصلی و رهبران.IDC تجزیه و تحلیل خود را بر اساس دو محور قرار می‎دهد: استراتژی ها و قابلیت ها. ابزارIDCMarketScapeنمایانگر حضور در بازار به صورت گرافیکی است.
  • Forresterفروشندگان مختلف را به چهار دسته طبقه بندی می‎کند: بهترین گزینه با ریسک، مدعیان، مدیران قوی و رهبران. فارستر تحلیل خود را برای انتخاب پلتفرمBPMمناسب، بر اساس دو محور قرار می‎دهد : قدرت پیشنهاد فعلی و قدرت استراتژی. فارستر حضور در بازار را به صورت گرافیکی نمایش می‎دهد.
  • Ovumفروشندگان مختلف را به سه دسته طبقه بندی می‎کند: رهبران، چالشگران و دنباله روها. Ovum تحلیل خود را از یک پلتفرمBPMمناسب بر اساس دو محور قرار می‎دهد: ارزیابی فنی و ارزیابی اجرا. Ovum همچنین فروشندگان را معمولاً با توجه به تأثیرگذاری در بازار، تجزیه و تحلیل می‎نماید.
  • Info-Techفروشندگان مختلف را به چهار دسته طبقه بندی می‎کند: قهرمانان، ستون های بازار، مبتکران و بازیکنان نوظهور. Info-Tech تجزیه و تحلیل خود را بر اساس دو محور قرار می‎دهد: ارزیابی محصول و ارزیابی تولید کننده.

 

به سازمان‎ها پیشنهاد میشود برای انتخاب پلتفرم BPM مناسب برای نیازهایشان، روی سؤالات مشخص در 6 محور مطالعه که در دو گروه اصلی ارزیابی قرار دارند، تمرکز نمایند:

  1. فروشنده راه حل BPM (ارائه دهنده). ارزیابی کردن موارد زیر:
  • امکان سنجی تأمین کننده، مطالعه موقعیت جغرافیایی آن (به صورت محلی با دفتر خودش یا از طریق یک توزیع کننده)، اندازه شرکت، سهم بازار، ساختار سازمانی، بلوغ محصول، بلوغ تولید کننده، منشأ تأمین کننده و غیره.
  • چشم انداز آینده تأمین کننده، ارزیابی تکامل آن به عنوان تولید کننده، نقشه راه محصول، تعداد نسخه در سال، ارائه محصولات، سرمایه گذاری در R & D و غیره.
  • ارزیابی خدمات ارائه شده، با ارزشيابي خدمات آموزشي (از طريق سايت، به صورت آنلاين، ویدئوها/ كتابها / دفترچه راهنمای رايگان)، خدمات مشاوره اي (پياده سازي / تجاری / فني …)، خدمات پشتیبانی (به صورت آنلاین، محلی)، سرویس 24×7، سرویس های نگهداری و غیره.
  1. محصول و خدمات BPM ارائه شده. در این رابطه موارد زیر را برای انتخاب پلتفرم BPM مناسب مدنظر قرار دهید:
  • هزینه محصولات و خدمات(مشاوره، پشتیبانی و آموزش)، ارزیابی نوع کاربران مورد نیاز (مجوزهای شناور، مجوزهای دائمی، با اشتراك). مالکیت فردی، بسته ها، تخفیف ها؛ هزینه های نگهداری سالانه شامل به روز رسانی نسخه؛ هزینه‎های پشتیبانی؛ هزینه نصب؛ هزینه آموزش؛ هزینه مشاوره؛ مجوز: منبع باز، نصب در محل، فضای ابری عمومی‎/ خصوصی / ترکیبی ( saas، iaas، paas، bpaas)؛ ابزار تست 30 روزه رایگان.
  • فناوری محصول، ارزش گذاری فناوری. NET / JAVA؛ سیستم عامل (Mac OS، Windows، Linux، Unix و غیره)؛ زبان؛ دسترسی؛ نیازمندی‎های سخت افزاری؛ نیازمندی‎های نرم افزاری؛ قابلیت جابجایی؛ اتصال به شبکه های اجتماعی؛ ادغام.
  • کارکرد محصول، مطالعه نیازهای مختلفی که می‎خواهیم با پلتفرم BPM مناسب مطابقت داشته باشد.

 

بسته به اهمیتی که ارزیاب در نظر می‎گیرد، هر گروه دارای درصد وزنی خاصی خواهد بود. شکل زیر درصد معمول را نشان می‎دهد. سؤالات خاص در هر محور گنجانده خواهد شد که مهمترین آنها به رنگ قرمز و بقیه با رنگ سیاه مشخص شده است. این سؤالات بسته به اهمیتی که بر اساس این فرمول دارند، با درصد مشخصی واجد شرایط هستند:

 

= امتیاز{( ∑ امتیازات قرمز  × 8 /× سوالات قرمز 5) + (∑امتیازات سیاه × 2 / سوالات قرمز × 5)} / 2

برای گرفتن امتیاز 0 تا 5

 

به این ترتیب، هنگام ارزیابی همه نامزدهای انتخاب پلتفرم BPM مناسب می‎توان به سؤالات امتیاز داد، نمره نهایی به یک راه حل داده و بر اساس نتایج تصمیم گیری نمود.

 

پلتفرم BPM مناسب

هشت ویژگی موردنیاز برای پلتفرم BPM مناسب

 

  • طراحی فرآیند کشیدن و رها کردن

طراحی فرآیند کشیدن و رها کردن می‎تواند تجربه‎ای بدون کد در زمینه‌های زیر ارائه ‎دهد:

  • تحلیلگران کسب و کار و افرادی که دانش برنامه نویسی ندارند می‎توانند فرآیندها را با سهولت طراحی کنند.
  • به لطف منحنی یادگیری با شیب کم، فرآیندها می‎توانند به سرعت ساخته و مستقر شوند.
  • در صورت لزوم تغییر در فرآیند، نیازی به طراحی مجدد کل فرآیند یا ویرایش کد نیست.
  • طراحان فرآیند سازگار با BPMN 0 با ارائه نمادهای طراحی فرآیند که توسط اکثر تحلیلگران کسب و کار و کارشناسان مدیریت فرآیند قابل تشخیص است، مزایای دیگری را ارائه می‎دهند. همچنین طراحانی که باBPMN2.0سازگار هستند کمتر احتمال دارد به یک پایگاه داده قدیمی ‎تکیه کنند.
  • مهمتر از همه اینکه شخصی سازی و اختصاص مجوزها ساده است و این اطمینان را به وجود می‎آورد که افراد دسترسی مناسبی به اطلاعات حساس دارند.

 

  • سازگاری با BPMN0

یک پلتفرم BPM مناسب، طراحی سازگاری با BPMN 2.0 دارد و مزایایی را از این طریق ارائه می‎دهد. اول اینکه نمادهای طراحی فرآیند BPMN 2.0 توسط اکثر تحلیلگران تجاری و کارشناسان مدیریت فرآیند قابل تشخیص هستند. دوم اینکه اکثر پلتفرم های طراحی فرآیند از آن استفاده می‎کنند و این باعث می‎شود صادرات فرآیندها بین سیستم عامل ها آسان تر شود. سرانجام، طراحانی که سازگار با BPMN 2.0  هستند کمتر احتمال دارد که به مجموعه ای از کدهای قدیمی‎ تکیه کنند. این بدان معنی است که طراحان سازگار دارای جدیدترین ابزار طراحی فرآیند هستند.

  • طراحی فرم قدرتمند

فرم ها در قلب اکثر فرآیندها قرار دارند. بنابراین پلتفرمی که طراحی فرم محدود شده‎ای ارائه می‎دهد پلتفرم BPM مناسبی نخواهد بود. زیرا می‎تواند منجر به شکل گیری اسناد سطح پایینی گردد. بنابراین بهتر است به دنبال این ویژگی ها باشید:

  • طراح فرم باید به شما اجازه دهد با کشیدن و رها کردن عناصر، آنها را برای تشکیل فرم به کار بگیرید. به این ترتیب به هر کسی این امکان داده می‎شود که در عرض چند دقیقه یک فرم طراحی کند.
  • به دنبال گزینه ای باشید که دارای انواع مختلفی از ویژگی های زمینه قابل تنظیم باشد. چرا که به این ترتیب بدون داشتن دانش برنامه نویسی می‎توانید به راحتی شکل دقیق مورد نیاز خود را ایجاد نمایید.
  • توسعه دهندگان باید بتوانند فرم ها را با استفاده از كد سفارشی كنند تا کارکردهای از پیش آماده شده را گسترش دهند.
  • فرم ها در یک پلتفرمBPMمناسبباید بتوانند بدون نیاز به ایجاد تغییر در خود سند، هم از طریق سیستم عامل موبایل و هم از طریق پلتفرم دسکتاپ، پاسخگو و در دسترس باشند.
  • شما باید بتوانید دایرکتوری ها و مسیرهای فایل را با استفاده از متغیرها به اسناد اختصاص داده و از مدیریت و ذخیره آسان اسناد خود اطمینان حاصل نمایید.

 

  • ابزارهای گزارش دهی داخلی

یک پلتفرم BPM مناسب مجهز به ابزار گزارشگری داخلی به شما امکان می‎دهد نمودارها و گزارش‎های مفصلی را بدون صادر کردن داده‎ها به یک برنامه خارجی ایجاد نمایید. از ویژگی های زیر بهره ببرید:

  • شاخص‎های عملکرد کلیدی (KPI)را برای یافتن گلوگاه‎ها، فرآیندهای ناکارآمد و کارمندانی با بازدهی کم دنبال نمایید.
  • برای محاسبه هزینه تأخیرها و فرآیندهای دارای دیرکرد، از گزارش سطح سرویس (SLA) استفاده کنید.
  • اطلاعات مفصلی را در مورد مواردی که عقب مانده اند و اینکه چه کسی مالک آنهاست، جمع آوری نمایید.

 

  • هاب ادغام برای اپلیکیشن‎های شخص ثالث

تقریباً همه مشاغل به چندین برنامه متکی هستند. این بدان معناست که تعداد زیادی انبار داده وجود دارد. یک پلتفرم BPM مناسب باید قادر به متحد کردن کلیه اطلاعات مربوطه باشد. همچنین باید بتواند با استفاده از یک چارچوب قوی با سیستم‎های موجود شما ارتباط برقرار نماید. می‎توانید از طریق پلتفرم BPM مناسب، از iPaaS (ادغام پلتفرم به عنوان سرویس) یا ESB (گذرگاه خدمات سازمان) برای سازماندهی، ادغام و مدیریت همه اتصالات در یک مکان واحد استفاده نمایید.

امروزه REST روش اصلی دستیابی به اتصال است، اگرچه بعضی از اتصالات مانند SAP ممکن است برای عملکرد کانکتورها به نرم افزار کمتری نیاز داشته باشند. کانکتورها بسیار حیاتی هستند؛ زیرا این اطمینان را حاصل می‎کنند که کلیه کاربران شرکت که در چندین دپارتمان بوده و همگی شامل فرآیند هستند و احتمالا از ابزارهای مختلف استفاده می‎کنند، همزمان در یک صفحه مشترک حضور دارند. علاوه بر این، کانکتورها به گردش کار اجازه می‎دهند که توابع خارجی را نیز شامل شود. به این ترتیب گزینه هایی را برای خودکارسازی کاملتر جریان های کاری به شما می‎دهد.

از طریق کانکتورها می‎توانید انبارهای جداگانه داده‎ها را از بین برده و جریان اطلاعات را در سراسر شرکت تسهیل نمایید. لذا به دنبال یک راه حل BPM باشید که یک مجموعه کانکتور اصلی و یک روش مرتب و مشخص برای استفاده از کانکتورها دارد. پلتفرم BPM مناسب باید دارای کتابخانه‎ای برای کانکتورهای داخلی باشد تا بتواند به سرعت محبوبترین اپلیکیشن‎ها را در فرآیندهای شما ادغام نماید. همچنین باید دارای طیف گسترده‎ای از نقاط پایانی REST API باشد تا عملکرد BPM را به راحتی در برنامه های خارجی خود بگنجاند. اتصال برنامه های خارجی به پلتفرم BPM برای ایجاد یک تجربه بدون نقص برای کل شرکت شما بسیار مهم است.

 

  • پورتال کاربری

پلتفرم BPM تنها در صورتی موثر است که کارمندان شما از سیستم استفاده کنند. بنابراین بسیار مهم است که هنگام انتخاب ارائه دهنده، تجربه کاربری را نیز در نظر بگیرید. اینها چند مورد از سؤالاتی است که هنگام ارزیابی یک پلتفرم BPM مناسب می‎توانید آنها را بررسی نمایید:

  • آیا کاربران به پورتال اختصاصی اعتماد خواهند کرد؟
  • آیا باید صندوق ورودی کار در یک پورتال موجود مانند Drupal، Joomla، typo3، LumApps، WordPress، SharePoint یا چیزی دیگر جاسازی شود؟
  • به عنوان گزینه‎ای دیگر، آیا ترجیح می‎دهید که کاربران از طریق نرم افزارهای مرتبط با ایمیل مانند Outlook یا Gmail با یکدیگر ارتباط برقرار کنند؟
  • آیا می‎خواهید اعلان‎ها از طریق ایمیل از طریق تلفن همراه یا از طریق اپلیکیشن اختصاصی موبایل وارد شوند؟

 

به طور خلاصه، هر ارائه دهنده با کیفیت BPM ، تجربه ای را برای پرتال کاربر ارائه می‎دهد. اما باید توجه داشته باشید که چگونه می‎توان پورتال کاربر را به راحتی با ابزارهای داخلی تطبیق داد.

 

  • مدیریت اسناد

ناگفته نماند که برخی از فرآیندها شامل مراحلی چون آپلود یا ایجاد اسناد هستند. هنگام انتخاب یک پلتفرم BPM مناسب، نحوه ادغام اسناد با فرآیندها را نیز در نظر بگیرید. آیا ترجیح می‎دهید اسناد را خارج از پلتفرم ذخیره کنید یا می‎خواهید BPM  مخزن مورد نظر شما باشد؟ اگر قرار باشد که اسناد از طریق  Google Drive، Box، Dropbox، SharePoint  یا سایر سیستم‎های مدیریت اسناد مدیریت می‎شوند، مطمئن شوید که BPM انتخاب شده شما کانکتورهای مناسبی دارد.

 

  • ابزارهای امنیتی و نظارتی

کسانی که به دنبال BPM در سطح شرکت هستند می‎دانند که ابزارهای امنیتی و نظارتی هنگام انتخاب نهایی، حیاتی هستند. پلتفرم ها را بررسی کنید تا بفهمید کاربران چگونه وارد سیستم می‎شوند و اطلاعات خود را تا چه اندازه ثبت می‎کنند. به طور خاص، آیا می‎توانید اسناد و گزارشات خود را به یک ابزار خارجی سازگار با SIEM تحویل دهید تا بتوانید امنیت خود را از طریق یک اپلیکیشن مدیریت نمایید؟ این قضیه برای IT و انطباق داخلی از اهمیت بالایی برخوردار است. در آخر، به این نکته توجه کنید که چگونه می‎توانید مجوزها و ایجاد نسخه‏های مختلف را با ابزارهای داخلی مدیریت نمایید. این داده ها نقش مهمی ‎در فعالیت های مربوط به انطباق بازی می‎کنند.

انتخاب یک پلتفرم BPM مناسب کاری مهم با نتایج بلند مدت برای کسب و کار شما است. این هشت ویژگی برای اجرای موفق بسیار مهم هستند.

 

https://www.processmaker.com/resources/customer-success/blog/eight-features-bpm-platform-should-have/

https://albatian.com/en/blog-ingles/how-to-select-a-bpm-software/

مدیریت فرایندهای کسب و کار

BPMBPMNbpmsپلتفرمپلتفرم BPM مناسبفرایندکسب و کارمدیریتمدیریت فرایند

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *