Businessmen work with improvement diagrams and charts. Business process management, business process visualization, IT business analysis concept. Bright vibrant violet vector isolated illustration


طراحی فرآیند کسب و کار

طراحی فرآیند کسب و کار یک اقدام BPM است که پس از کشف فرایندد اتفاق می افتد. هدف ان ایجاد فرایند بهبود و بهینه ای است که تمامی انتظارات عملکرد فرایند و نیازهای راهبردی کسب وکار را بر آورده میکند.

در این قسمت, به این ابزارها اشاره خواهیم کرد.

  • اهداف
  • عملکرد
  • جریان کار
  • اساس و تکنولوژی
  • منابع داده
  • کنترل مالی و عملیاتی
  • یکپارچگی با دیگر فرآیند ها

 

9 اصول طراحی فرآیند کسب و کار

  1. لحظات حقیقی

لحظات حقیقیی و درست در طراحی فرایند کسب و کار تمامی روابط بین مشتریان و شرکت را در برمیگیرد و این ها لحظات حقیقی هستند زیرا روابط بین سازمان ها و مشتریان هستند که خدمات یا محصولات شما را برای اولین بار تجربه میکنند.

طراحی فرآیند کسب و کارو چرا این مهم است؟

این لحظه باید استثنایی باشد! مشتری باید حس کند که خواسته ها و احتیاجاتی آنها کاملا” بر آورده شده است.

هدف کارهای مربوط BPM افزایش زنجیره ارزشی مشتری با چیزی که ارزشمند تلقی میشود میباشد و آنها قصد دارند ارزشی را بپردازند که شرکت را به سمت تولید سود و ثروت پیش میبرد. این مفهموم حتی زمانی مهم تر است که در مورد خدمات بحث میشود و زمانی که مانند رستوران ها, هتل ها و بیمارستان ها با مردم در ارتباط هستند.

 

  1. افزودن ارزش به مشتری

برای درک این قاعده به این سوال پاسخ دهید.

آیا مشتری شما برای این فعالیت هزینه ای پرداخت میکند؟

ما باید این فعالیت هایی هستند که کلمات هستند که به لحظات حقیقت منجر میشوند. همچنین محصول یا خدمات برای مشتری ارزشمند تر میسازد و باید موضوع مطالعات بهبودی باشد.

برای فعالیت هایی که ارزشی اضافه نمیکنند, اینها باید در طرح فرایند جدید حذف شوند.

هیچ چیز با ارزش تر از انجام ناکارمد کار نیست.

 

  1. کاهش تاخیر

 

تاخیر زمانی اتفاق می افتد که یک معاوضه مسئولیت بین تیم ها وجود داشته باشد. این لحظه حساسی میباشد.

چرا؟

شکست ها, خطاها و تاخیر ها در این لحظه با خطر انجام اشتباه در طول اجرا اتفاق می افتد. در این قسمت, مثال هایی از کاهش تاخیردر طراحی فرایندهای کسب و کار وجود دارد.

  • در پایان فرایند استخدام, پیشنهاد میشود که منابع انسانی با دپارتمان های مالی در مورد اینکه آیا کارکنان انتظاری دارند یا نه چک میشوند. اگر این تعامل کنترل نشود دو مشکل بوجود خواهد آمد. فرایند به مدت چند روز متوقف میشود یا پیشرفت منابع انسانی بدون مشورت با دپارتمان های مالی منجر به اسیب به شرکت خواهد شد.
  • در فرایند استخدام دپارتمان منابع انسانی به دپارتمان های دیگر پیشنهاد میدهد. اگر این کنترل به شکست بیانجامد از استخدام شونده جدید برای انجام کار در روز اول ممانعت به عمل می آید زیرا در این زمان, منابع و ابزار لازم برای اجرای کار را ندارند.

 

زمان باز طراحی فرایندهای کسب و کار, شما باید مشکلات را کاهش دهید.

چه کاری باید انجام دهید؟

از تکنولوژی اتوماتیک استفاده کنید.

پیکربندی جریان کار به مثال های فرایندی اجازه میدهد تا از یک تیم به تیم دیگر مهاجرت کنند و تمامی داده های لازم را برای تیم به منظور اجرای وظایف مدنظر فرایند ارائه دهد.

 

  1. احتیاط – از اتوماتیکی کردن بیش از حد به شدت جلوگیری کنید.

قبلا” گرایشی برای اتوماتیک کردن هرچیز ممکن وجود داشت که حال زمان آن تمام شده است.

این سو تعبیر با ناکارامدی فرایندی قبلی و با تفاوت پروژه باز طراحی شده به پایان رسید. به جای استفاده افراد در انجام فعالیتها, فعالیت ها به صورت خودکار انجام میشوند.

این را به خاطر بسپارید:

اهداف طراحی فرایند کسب و کار در کیفیت که ایا فرایند اتوماتیکی است یا نه میباشد.

 

 

  1. استاندارد سازی فرایندهای کسب و کار

یک سازمان مجموعه ی وسیعی از فرایندها را دارد که اکثر آنها به هم مربوط هستند.

اگر این فرایندها توسط شرکت ها دوباره استفاده شوند یا زبان مشترکی داشته باشند, اجرا و عمل, سرعت و چابکی اجزا را بهبود میبخشد.

در این قسمت, بعضی مزایای طراحی استاندارد سازی شرح داده میشوند:

  • اجرا را تسهیل میبخشد: فرایند استاندارد سازی روند آسان تری نشان میدهد و یادگیری و حفظ آنها راحت تر است و روی این بهره وری و امنیت تاثیر می گذارد.
  • بهره وری بیشتر: زمانی که تیم, مشکلات و خطاهای کمتری دارد, بهره وری بیشتر نتیجه این کار میباشد.
  • کیفیت بالای محصولات و خدمات: استانداردسازی توسط مشتریانی که از ان برای درست کردن مفهوم کیفیت کسب و کاراستفاده میکنند, درک میشود.
  • هزینه های کاهش یافته: زمان کم, منابع کم برابر با منطقی کردن هزینه هاست.

 

  1. قوانین کسب و کار

چندین قوانین برای نفوذ اجرا و سهولت در تصمیم گیری وجود دارد:

مثال نسبتا” ساده ی قوانین کسب و کار میتواند کودکان زیر یک متر و بیست سانتی در استفاده از این اسباب بازی باشد.

از اضافه کردن این قوانین در طراحی فرایندتان پرهیز کنید.

چرا؟

حذف برخی قوانین موجب راحت شدن خواندن و درک فرایند خواهد شد.

بنابراین چطور این کار را انجام میدهید؟

از یک وظیفه کسب و کار در مدل فرایندی استفاده کنید و قوانین را به انگلیسی مستند سازید یا آنها را با استفاده از DMN(Decision Making Notation) توصیف کنید.

حفظ مستندات و قوانین به روز سخت میباشد. بنابراین در فاز طراحی فرایند, قوانین باید شناسایی, لیست, مستند و نگه داری شوند.

به علاوه, قوانین کسب و کار پویا هستند و دائما” در حال تغییر هستند و به همین دلیل باید به صورت دوره ای مرور و بازنگری شوند.

 

  1. انطباق

استاندارد معمول استفاده شده را برای اجرای بازاریابی که شرکت شما متعلق به آن است, اجرا کنید.

به یاد داشته باشید که اگر استاندارد ملی وجود داشته باشد که با استاندارهای عرصه بین المللی متفاوت است باید چک شود و بهترین آن به کار گرفته شود.

مثال انطباق که بسیاری از سازمان ها راتحت تاثیر قرار میدهد, Serbane Oxley میباشد که بسیاری از شرکت های تجاری آمریکا را کنترل میکند.

  1. اعتبار بخشی به طراحی فرایند کسب و کار

اعتبار بخشی به طراحی فرایند کسب و کار افرادی که مشغول فرایند هستند بخشی از هر فاز اجرای BPM  میباشد و طراحی فرایند زیاد دشوار نیست.

بیشترین فرمت بحث شده در CBOK برای اعتبار بخشی, شبیه سازی فرایند میباشد. اما من اعتقاد دارم که بهترین راه اعتبار بخشی فرایند تحویل نمونه اولیه برای ارزیابی افرادی است که در اجرای فرایند مشغول هستند.

و چرا اعتبار بخشی با نمونه اولیه؟

در کل, افراد با نشانه های فرایند آشنا نیستند و این مشکل زمانی دو چندان میشود که ما نمودارهای دقیقی مانند فاز طراحی فرایند نشان دهیم.

برای افراد سخت تر است که بیان کنند یک عنصری را درک نکرده اند و یا در یک شرایط نامساعد قرار دارند و پاسخ بله است.

زمانی که ما یک فرایند را با نمونه اولیه اجرا میکنیم, افراد قابلیت بیشتری برای درک ان دارند.

به این دلیل که تعداد افرادی که توانایی برداشت دارند, خیلی اندک است و این افراد توسط موقعیت های عینی و واقعی هدایت میشوند.

اما چطور نمونه اولیه سریع و با هزینه کم ایجاد کنیم؟

بهترین راه, استفاده از BMPS  میباشد و اگر موردی باشد من این مورد را پیشنهاد میکنم.

  • زیاد در مورد فرم ها نگران نباشید. فقط زمینه های ضروری را شامل کنید.
  • نگران تنظیم مهلت پایان نباشید.
  • مجموعه ای ساده از مسئولیت ها ایجاد کنید.
  • ادغام نکنید. یک وظیفه ای برای نشان دادن شرایط ایجاد کنید.
  • در صورت امکان جلساتی با حضور دو متخصص برگزار کنید: یک تحلیلگر و یک اجرا کننده تغییرات

نتیجه این جلسات غیر قابل باور است و شما به این اطمینان میرسید که اعتبار بخشی تمامی نیاز را رفع میکند.

و شبیه سازی بیان شده شروع قانون گزاری است؟

من اعتقادی به شبیه سازی ندارم.

آن یک محصول و خدمت عالی برای مشاورانی است که ساعت ها زمان صرف مشتری میکنند. تحویل کم, سرعت را کمتر میکند.

نظر شما در این مورد چیست؟

  1. سهولت در طراحی فرایند کسب و کار

هر جا ما به دنبال یک راه حل کامل هستیم, به یک راه حل پیچیده برمیخوریم.

پیچیدگی هیچ فایده ای برای طراحی فرایند نخواهد داشت.

یک فرایند یا اجرای پیچیده منجر به هزینه های غیر ضروری, خطاها , بهره وری کم و تاخیر خواهد شد که ان را کاغذ بازی می نامیم.

توانایی راحت تر کردن به معنی کاهش زائدات میباشد تا ضروریات نشان داده شوند.

طراحی فرآیند کسب و کار طراحی فرآیند کسب و کار طراحی فرآیند کسب و کار طراحی فرآیند کسب و کار طراحی فرآیند کسب و کار طراحی فرآیند کسب و کار

نتیجه گیری

طراحی فرایند کسب و کار خوب تاثیر مناسبی روی سود دهی و موفقیت شرکت دارد. هر چه فرایند بهتر باشد نتایج نیز بهتر خواهند بود.

با این وجود, اگر به موقع نباشد بهترین نتایج را ارائه نمیدهند. بسیاری از طراحی ها, روزها, هفته ها و سال ها در تمرین بهبود باقی میمانند و نیازهای فرایند را در زمان مناسب ارائه نمیدهند.

این بهتر است!

اگر فرایند نیازمند بهبود است, تدریجا” در چندین چرخه ارائه دهید.

آیا این آشناست؟ نظر شما در این مورد چیست؟

آیا شما به شبیه سازی اعتقاد دارید؟ من خیر.

نظرات خود را با مخاطبین در میان بگذارید.


این موراد به طور دقیق و قدم در « دوره آنلاین مدیریت فرایندهای کسب و کار » آموزش داده شده است.

دوره مدیریت فرایند


https://www.heflo.com/blog/bpm/business-process-design-principles/

 

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *