گزارش‌ های بیزاجی (Bizagi)8 می, 2021

گزارش های بیزاجی (Bizagi)

در مقاله قبلی به برسی چگونگی نصب نرم افزار بیزاجی پرداختیم.

گزارش های بیزاجی دارای قابلیت های زیادی برای کنترل عملکرد مشاغل به صورت آنلاین و اطمینان از به موقع انجام شدن وظایف و فرآیندها و عقب ماندگی ها و ریسک های احتمالی برای آنها در اختیار کاربران قرار می دهند. به کمک  این گزارشات می توان مسائل و مشکلات احتمالی را پیشگویی کرده، وظایف را دوباره اختصاص داده و مدیریت ریسک را در جهت نیل به اهداف سازمانی پیاده سازی نمود. با استفاده از این گزارشات قابلیت کنترل و نظارت بر رویدادهای قبلی نیز وجود دارد.

• گزارش های بیزاجی در منوی نرم افزار و در قسمت Work Portal و Report menu  موجود می باشند و به چهار گروه تقسیم بندی می شوند:
• BAM: این دسته از گزارشات نظارت بر فعالیت‌ها ، ارائه اطلاعات به صورت گرافیکی در رابطه با موردهای در حال انتظار و وظایف موجود در فرآیند را ارائه می‌دهد.
• Analytics (تجزیه و تحلیل): نمایش اطلاعات به صورت تصویری و گرافیکی در مورد عملکرد فرآیندها بر اساس کیس های بسته می‌باشد.
• Sensors (سنسورها): می توان به کمک آن اطلاعات به دست آمده از حسگرهای تعریف شده توسط کاربر را از فرآیند استخراج کرد. دو نوع از سنسورها شامل: Counters و Stopwatches می باشند.
• My Reports : امکان دسترسی به گزارشاتی را که کاربر ذخیره نموده است، می‌دهد.
• در ادامه هر یک از انواع گزارش های بیزاجی را به تفضیل شرح خواهیم داد:

• BAM (Business Activity Monitoring)
• کنترل و نظارت بر فعالیت‌های کسب وکار، یکی از ابزارهای تحلیلی بیزاجی است که به کاربر اجازه می‌دهد نمایش گرافیکی اطلاعات مربوط به موارد در حال اجرا را در هر لحظه مشاهده کند.
• BAM خود شامل سه دسته از گزارشات می باشد:
• Process BAM
• Task BAM
• Resources Monitor

• Process BAM: این نوع گزارش توانایی تجزیه و تحلیل وضع کنونی تمامی فرآیندهای در حال اجرا را به کاربر می‌دهد. گزارش Process BAM دو نوع تحلیل مهیا می‌نماید:
• Load Analysis: این مورد یکی از گزارش های بیزاجی (Bizagi) است که این موارد را به کاربر نشان می دهد: نموداری برای هر فرآیند، تعداد مواردی که در حال اجرای به موقع می باشند، تعداد مواردی که در معرض ریسک اند و ممکن است به موقع انجام نشوند و تعداد مواردی که دارای تأخیر هستند. در این نمودارها برای تشخیص آسان وضعیت های مختلف فرآیند، از رنگ های مختلف استفاده می‌شود. اطلاعات لازم برای نمودارها از آخرین ورژن فرآیندی که انتخاب شده حاصل می‌ شوند.

• Work in progress : این گزارش از سری گزارش های بیزاجی یک نوع نمودار پای است و مواردی را که به موقع در حال انجامند، مواردی که ریسک عقب افتادگی دارند و مواردی که دارای تأخیر هستند را به صورت درصد نمایش می‌دهد. نمودار میله‌ای موجود در سمت راست گزارش، نشان دهنده تاریخ انقضای کیس‌های در حال اجرا و باز است. محور افقی نشان دهنده تاریخ ده روز آینده بوده و محور عمودی نشان دهنده تعداد مواردی است که موعد آنها در هر یک از روزها به سر می رسد.

• Task BAM: نوعی از مجموعه گزارش های بیزاجی است که توانایی بررسی و نظارت بر وضعیت حال حاضر وظایف را به کاربر می‌دهد. این گزارش عبارت است از دو نوع تجزیه و تحلیل:
• Work in progress: به صورت نمودار پای بوده و مواردی را که به موقع در حال انجامند، مواردی که ریسک عقب افتادگی دارند و مواردی که دارای تأخیر هستند را به صورت درصد نمایش می‌دهد. محور افقی نشان دهنده تاریخ ده روز آینده بوده و محور عمودی نشان دهنده تعداد مواردی است که موعد آنها در هر یک از روزها به سر می رسد.

• Load Analysis: هر یک از وظایف انجام شده توسط کاربر نهایی در بیزاجی دارای خلاصه هستند و این خلاصه مطلب به طور پیش فرض نمایش داده نمی شود. تعداد کیس های در حال اجرای به موقع، در ریسک عقب افتادن و به تأخیر افتاده در این خلاصه نشان داده می‎شود. برای اینکه بتوانید خلاصه را ببینید، کافی است نشانگر ماوس را روی یک وظیفه قرار دهید. برای گشودن لیست کیس های مرتبط نیز می توانید روی آیکون ذره بین کلیک نمایید.

• Resources Monitor : گزارش نظارت بر منابع یکی از سری گزارش های بیزاجی است که، قابلیت تجزیه و تحلیل حجم کار فعلی و کارکرد کاربر نهایی و تیم‌ کاری را در اختیار کاربر قرار می دهد. این گزارش سه نوع تحلیل درباره کارها ارائه می‌دهد:

• Work in progress: گزارشی است که برای هر وظیفه میزان خروجی فرآیند، کاربران مخصوص به آن وظیفه و وضعیت فعالیتهایی را که منتظر اجرای آن وظیفه هستند به طور تصویری نمایش می‌دهد. نمودار میله‌ای موجود در پایین صفحه، کیس های تخصیص یافته به هر کاربر را با رنگ های متفاوت نشان می‌دهد تا مشخص شود که آیا این کیس ها به موقع انجام می شوند، در معرض ریسک به تاخیر افتادن قرار دارند و یا به تأخیر افتاده اند.

• Work in progress per User: این گزارش از سری گزارش های بیزاجی وضعیت کیس‌های در حال اجرا را منحصراً برای آن دسته از کاربران که شرایط درج شده در Dimensions را رعایت می‌کنند، به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. چنانچه هیچ نوع Dimensions تعیین نشده باشد ، این گزارش خالی است.

• My Team: گزارشی است که به طور ویژه برای تجزیه و تحلیل عملکرد تیم، یعنی عملکرد افرادی که به طور مستقیم به شما گزارش می‌دهند، طرح ریزی شده است. گزارش My Team تنها در شرایطی نمایش داده خواهد شد که کاربر نرم افزار، رهبر یک تیم بوده و دارای زیردستانی باشد.

2- تحلیلی (Analytics)

• گزارش تحلیلی ابزاری برای تجزیه و تحلیل بوده و نشان دهنده نمای گرافیکی کیس های بسته می باشد. گزارشات تحلیلی بیزاجی از دو جهت تقسیم بندی می گردند: تجزیه و تحلیل فرآیند و تجزیه و تحلیل وظیفه.

• نکته مهم: گزارش تحلیلی Analytics از سری گزارش های بیزاجی فقط در صورتی می تواند فعال ‌شود که فرآیندها و مدت زمان وظایف تنظیم شده باشند. بنابراین گزارش تحلیلی می‌تواند نوعی مقایسه بین زمان اجرای مورد انتظار و واقعی ایجاد کند.
• تحلیل فرآیند: این نوع تجزیه و تحلیل، می تواند شاخص های عملکردی را برای کیس های بسته، در سطح فرآیندی ارائه ‌دهد. کیس‌های مندرج در گزارش Analytics مواردی هستند که در فیلتر زمانی معین شده در قسمت پایین صفحه، به اتمام رسیده یا بسته شده اند. گزارش Analytics ، خود می تواند پنج نوع گزارش ارائه ‌دهد:
• سایکل تایم: سایکل تایم کیس های بسته شده در یک فرآیند مشخص را تجزیه و تحلیل می‌نماید.
• Duration Histogram: در این زمینه که کیس های بسته شده هر یک چند روز زمان نیاز داشته اند، خلاصه گزارشی ارائه می کند.
• Process Activity: یکی از گزارش های بیزاجی که کارایی کیس های بسته شده را در مقابل کیس های ایجاد شده به صورت یک نسبت به دست می آورد.
• Activation Ranking: تعداد نمونه‌ها (کیس های ایجاد شده) به ازای هر فرآیند موجود در پروژه را با هم مقایسه می کند.
• Frequent paths: این گزارش برای هر فرآیند معین، مسیرهایی را که بیش از همه طی شده‌اند شناسایی کرده و نمایش می دهد.

• تجزیه و تحلیل وظیفه
• این سری از گزارش های بیزاجی، شاخص عملکردی را ارائه می دهند که با توجه به وظایف به اتمام رسیده موجود در کیس‌های بسته محاسبه می شود. فیلتر نمودن وظایف توسط Process version و Dimensions انجام می گیرد.
• برای دریافت این گزارش ابتدا فرآیند مورد نظر خود را برای تحلیل وظایف متعلق به آن انتخاب کنید. سپس برای همه وظایف که با آیکون نمودار پای مشخص شده اند، تعداد موارد تکمیل‌های به موقع و موارد به تأخیر افتاده در همه کیس ها نمایش داده می‌شود. این گزارش وظایفی را که بی نتیجه مانده اند دربر نخواهد گرفت.
• در قدم بعدی یک وظیفه را برای نمایش خلاصه ای از معیارهای مرتبط با آن انتخاب نمایید: میانگین مدت زمان اجرا، مدت زمان مورد انتظار، تعداد وظایف به موقع تکمیل شده‌، تعداد وظایف به تعویق افتاده و تعداد کیس های بسته شده‌ای که از آن وظیفه عبور کرده‌اند.

3- سنسورها(Sensors)

نوع سوم از گزارش های بیزاجی، سنسورها هستند که نشاندهنده مجموعه‌ای از شاخص‌ های مدیریتی برای بهینه سازی عملکرد فرآیندهای کسب و کار می باشند. سنسورها امکان بررسی و کنترل موارد زیر را فراهم می کنند:

• مدت زمان و تعداد کیس‌های موجود میان هر دو وظیفه از یک فرآیند
• تعداد دفعات فعال سازی‌ یک وظیفه معین
• قرارداد سطح خدمت یا مقایسه SLA
• این شاخص‌ها به کمک ابزارهایی به نام کرونومتر و شمارنده محاسبه می‌شوند.

• کرنومتر(Stopwatches): کرنومترها تعداد کیس هایی را که از یک مسیر معین عبور نموده اند و زمان انجام این عبور را تعیین می‌نمایند. در واقع کرنومتر مدت زمان به طول انجامیده میان اولین باری که وظیفه آغازین وارد می‌گردد تا زمانی که وظیفه نهایی خارج می شود اندازه گیری می نماید. گزارش های بیزاجی فقط کیس هایی را مورد بررسی قرار می دهند که کل مسیر را طی کرده باشند. پنج گزارش متفاوت برای هر کرونومتر موجود است:
• Cycle Time Summary: این جدول نشان دهنده تعداد موارد طی شدن یک مسیر انتخاب شده، کمترین زمان مورد نیاز و همچنین بیشترین زمان و میانگین مدت زمان مورد نیاز می باشد.

• Level of Service: گزارشی دیگر ازسری گزارش های بیزاجی است که مقدار صدک موارد تکمیل شده ای را که در بازه زمانی 0 تا 6 روزه و بیشتر، از مسیری معین گذر کرده اند، نشان می‌دهد.

• Duration Histogram: نموداری است که روزهای سپری شده جهت تکمیل شدن کیس های مربوط به کرنومتر را به صورت گرافیکی نشان می‌دهد. کیس هایی که به موقع انجام گرفته اند توسط یک خط چین عمودی از کیس های دارای تاخیر جدا می گردند.

• Duration Trend: نموداری است که میانگین زمان کرنومتر را در فاصله زمانی انتخاب شده (دوره های 10 روزه) به صورت گرافیکی نمایش می دهد.

• Activations vs Closing trend: گزارشی است که در آن کرنومتر در فاصله زمانی انتخاب شده، روندهای منتسب به تعداد فعال سازی‌ها و تعداد بسته شدن‌ها را با هم ترکیب می‌نماید.

• شمارنده ها Counters)): یکی دیگر از ابزارهای مربوط به گزارش های بیزاجی شمارنده‌ها هستند و دفعات عبور جریان فرآیند را از یک وظیفه خاص محاسبه کرده و نشان می دهند. از شمارنده برای تعیین تعداد پردازش مجدد و حلقه‌ها استفاده می گردد و از آن برای بهینه کردن فرآیندها و گردآوری لیستی از کیس های درگیر نیز استفاده می شود.
• هر شمارنده دو نوع گزارش تولید خواهد کرد:
• summary: این گزارش به شکل یک جدول است که در آن تعداد مرتبه های فعال شدن یک وظیفه مشخص و تعداد کیس هایی که این وظیفه را دارا بودند نشان داده می شود. یک کیس می تواند بیش از یک دفعه یک وظیفه مشابه را فعال نماید و تمامی آن دفعات شمرده خواهند شد. به این ترتیب تعداد کیس ها همواره کمتر یا مساوی Task Count خواهد شد.
• Counter Trend: این گزارش، نموداری است که روند تعداد دفعات فعال سازی‌ شمارنده را به صورت گرافیکی نشان می ‌دهد.

نحوه ایجاد سنسور در گزارش های بیزاجی

1. ابتدا به Portal Work رفته و از منوی Report روی گزینه Sensors کلیک نمایید.
2. در پنجره ای که باز می شود، روی عبارت Edit sensors کلیک نموده و نسخه جدیدی ایجاد کنید.

1. از لیست کشویی موجود در سمت چپ فرآیندی را که قرار است به آن یک سنسور اضافه شود، انتخاب کنید.
2. با توجه به نوع سنسوری که می‌خواهید ایجاد کنید، روی دکمه New StopWatch یا New Counter کلیک کنید.

5- برای ایجاد سنسور به نکات زیر دقت کرده و آنها را اجرا نمایید:

• اگر می خواهید یک کرنومتر ایجاد کنید، باید مشخص نمایید که کرنومتر در کجای فرآیند شروع شده و در کجا متوقف می شود.
• اگر می خواهید یک شمارنده ایجاد کنید ، وظیفه ای را که قرار است شمارش شود تعریف نمایید.

6. برای سنسوری که ایجاد کردید نام، نام نمایشی و توضیحات وارد نمایید. این مشخصات برای کرنومتر SLA نیز می بایست ثبت شود. پس از ثبت مشخصات روی دکمه Apply کلیک کنید.

• My Reports

تمامی گزارش های بیزاجی برای اینکه بتوان آنها را در مراحل بعدی مشاهده و تجزیه و تحلیل نموده و برای تصمیم گیری مورد استفاده قرار داد ذخیره می‌ گردند. گزارشات ذخیره شده را می توان از گزینه My Reports که در منوی Reports است پیدا کرد. هر یک از گزارش های بیزاجی که در این بخش ذخیره می شوند، فقط در دسترس سازنده گزارش قرار می گیرند.

در نظر داشته باشید که Dimensions به صورت یک فیلتر عمل می‌کند و دارای حداکثر 2000 کاراکتر است.  اگر به هر دلیل، مثلا به دلیل اینکه نام فیلترها بیش از حد طولانی است و یا به این دلیل که تعداد ابعاد تنظیم شده زیاد است، فیلترهای انتخابی از این تعداد تجاوز کنند، ممکن است یک پیام خطا ظاهر شده و گزارش ذخیره نشود.

ذخیره گزارش های بیزاجی: به منظور ذخیره نمودن گزارش های بیزاجی ، روی دکمه Save Report کلیک نمایید.

در پنجره تازه ای که باز شده است نام و توضیحات گزارش را وارد کنید. در نهایت بر روی دکمه Save کلیک نمایید.

در گزینه My Reports قابلیت دسترسی به گزارشات ذخیره شده وجود دارد. توجه داشته باشید که گزارشات ذخیره شده تنها توسط کاربری که آنها را ایجاد کرده است قابل مشاهده می باشند.

گزارشات ذخیره شده قابلیت تغییر و حذف را نیز دارا می باشند. برای این کار گزارش مورد نظر را از My Reports انتخاب نموده و روی آیکون‌ ویرایش یا حذف کلیک کنید. چنانچه می خواهید یکی از گزارش های بیزاجی را ویرایش کنید، تغییرات مورد نظر را انجام دهید و در نهایت روی دکمه Apply کلیک نمایید.

منبع:

https://help.bizagi.com/bpm-suite/en/index.html?reports.htm