Analyst working at laptop with automation process. Business process automation, business process workflow, automated business system concept. Bright vibrant violet vector isolated illustration


انتخاب نرم افزار برای اجرای تکنولوژی مدیریت فرایند کسب و کار, به پوشش دادن کل چرخه حیاتBPM یا برخی از فازها بستگی دارد. انتخاب متودولوژی که در نیززیرتوضیح داده شده است, برای هر دو مورد معتبر است اما در زمان تعریف معیا ارزیابی, حوزه جست و جو شده برای ارزیابی محصولات مشابه در نظر گرفته می شود.

پلتفورم های BPM

اگر ما به دنبال پلتفورم تکنولوژی BPM هستیم, که بسیاری از فازهای چرخه حیات را برای بهبود فرایند کسب و کار پوشش میدهد چندین نوع پلتفورم بر اساس طبقه بندی Gartner  خواهیم داشت: پلتفرم BPM اصلی, BPMS وiBPMS.لازم است به معیارهایی که در تحلیل های انجام شده بررسی میشوند توجه شود تا راه کارهایی که در این گزارش ذکر نشده اند, کنار گذاشته نشوند زیرا این راه کارها برای درخواست ها کافی میباشند یا ممکن است راه کار نرم افزاری زیادی از عرضه کنندگانی دریافت شود که یکدیگر را تحسین میکنند.

شکل یک, ویژگی های متمایز کننده پلتفرم BPM  را نشان میدهد.

شکل1. تفاوت سه نوع از پلتفرم های BPM

فرایند انتخاب پلتفرم BPM

برای انتخاب راهکار BPM باید یک فرایند مخصوصی تعریف شود که با پاسخ های درخواست ها ودر نظرگرفتن معیارهایی چون آینده عرضه کننده و شرایط بازار هماهنگ است. زمانی که من از انتخاب نرم افزار صحبت میکنم, توصیه من اتکا به فرایند زیر است که دارای سه فاز اصلی می‌باشد.

شکل2. فرایند انتخاب نرم افزار BPM

 

فاز یک. تعریف معیار انتخاب و لیست عرضه کنندگان

  • REP را تعریف کرده و درخواست پروپوزال را مطرح کنید. معیارها را تعریف کنید. لازم است معیار (کمی و کیفی) برای تایید صلاحیت پیشنهاد ها سنجیده شود  و این موارد باید برای عرضه کنندگان ارائه شوند (زیرا اگر فکر کنند که موفق نخواهند شد پروپوزال را نمی فرستند). نتایج: معیار ارزیابی و مشخصات سند
  • RFP را به تامین کننده بفرستید که شامل مهلت پایانی دریافت پیشنهاد است.

فاز دو. تحلیل طرح های دریافتی عرضه کنندگان

  • قبول افراد (پاسخ به RFP) تا مهلت پایان

طرح ها را تحلیل کرده و افراد نهایی را انتخاب کنید.تحلیل ها نیزبر اساس معیار های تعریف شده,  ارزیابی و درجه بندی میشوند. افراد نهایی با امتیاز انتخاب میشوند. (3 نفر). اساس انتخاب نیزعمدتا”  یا امتیاز کسب شده میباشد یا در نظر گرفتن نتایج بدست آمده از تحلیل هر فرد. نتایج: تحلیل قبلی عرضه کنندگان و توجیه انتخاب 3 نفر نهایی و گزارش دمو/ نمونه اولیه توسط افراد طراحی میشود.

  • با آماده سازی راهنمای آموزشی دمو, با افراد ارتباط برقرار کنید. برای انتخاب نهایی, افراد باید روی فرایند خاصی دمو اجرا کنند. بنابراین لازم است این راهنما ها با اطلاعاتی طراحی شوند که بوسیله آن آماده سازی دمو فراهم شود. به علاوه, دستور جلسه نیز برای نشان دادن آمادگی پیشنهاد میشود.

فاز سه. تحلیل راهکارها/ انتخاب برنده و فرد نهایی

  • دمو و برنامه آزمایشی را با در نظر گرفتن اهداف نهایی انجام دهید. هر فرد نهایی یک اجرای دمو و نمونه اولیه فی البداهه ای خواهد داشت. دمو یا آزمون آزمایشی در صدد تصدیق مهم ترین عملکرد راهکارها و درک اقدامات اجرای راهکارها و پیشنهاد اقتصادی برای معماری هست.
  • افراد را مقایسه کنید.شرکت کننده ها آزمون دمو و آزمایشی را ارزیابی میکنند. نتیجه: سند مقایسه ای راهکار های ارزیابی شده و نتیجه راهکار با بالاترین امتیاز
  • تصمیم گیرنده. ابتدا تصمیم بر اساس سند مقایسه ای خواهد بود اما ممکن است نیازمند تحلیل نهایی هزینه نهایی مالکیت(TCO) میباشد. اگر لازم است برخی راهکارها مقایسه شوند, یا راهکار انتخاب شده تایید شود, تصمیم گیری نیازمند یک سند برای آزمایش راهکارها به مدت یک الی دو ماه میباشد.

تعریف معیار انتخاب پلتفرم BPM

گزارش تحلیل ها و تکنولوژی های اصلی مانند Gartner, IDC, Forrester, Ovum and Info-Tech. برای درک معیاری موجود در لیست و تایید طرح پلتفورم BPM مورد استفاده قرار میگیرند. میخواهیم بدانیم که تحلیل ها بر چه اساسی هستند.

  • گروه Gartner عرضه کننده های BPM را با استفاده از Magic Quadrant ارزیابی میکند که این مدل نیزعرضه کنندگان را با استفاده از ماتریس دو بعدی سازماندهای میکند.Gartner از 15 معیار استفاده کرده و عرضه کنندگان را به چهار گروه تقسیم بندی میکند: مدیران(در زمان و اینده خوب میباشند), چالش برانگیزها(در زمان حال خوب و برای آینده ناشناخته اند), افراد فرضی (فعلا خوب نیستند ولی برای آینده مناسب هستند), و افراد در جایگاه ( ناشناخته برای آینده).

  • IDC عرضه کنندگان را به چهار گروه (شرکت کنندگان, رقیب ها, افراد اصلی و مدیران) تقسیم میکند. اساس IDC بر پایه تحلیل دو محور راهبردها و قابلیت ها میباشد. IDC حضور در بازار را بصورت گرافیکی نشان میدهد.
  • Forrester عرضه کنندگان را به چهار بخش تقسیم میکند: شرط و ریسک, رقابت کننده ها, اجرا کننده های قدرتمند و مدیران. همچنین تحلیل Forrester بر اساس دو محور قدرت پیشنهاد فعلی و قدرت راهبرد میباشد. Forrester حضور در بازار را به صورت گرافیکی نشان میدهد.
  • Ovum عرضه کنندگان مختلف را به سه گروه مدیران , افراد چالش برانگیز و دنبال کنندگان تقسیم میکند. اساس ovum  تحلیل دو محور ارزیابی تکنولوژی و ارزیابی اجرایی است. Ovum  همچنین, عرضه کنندگان را بر اساس تاثیرشان روی بازار بررسی میکند.
  • Info-tech عرضه کنندگان را به چهار قسمت قهرمان ها, ستون بازار, افراد خلاق و بازیکنان نوظهور تقسیم میکند. اساس آن تحلیل دو محور ارزیابی محصول و ارزیابی تولید کننده است.

هر تحلیل گر BPM  را با معیار واضح دیگری ارزیابی میکند. اما در هرارزیابی,  نوع انتخاب به نیازهای خود سازمان بستگی دارد. بنابراین, در RFP  تعریف معیار ضروری برای ارزیابی ضروری میباشد.

شکل 3. ارزیابی معیار استفاده شده توسط تحلیل گر اصلی

من در جلسات مشاوره, به سازمان ها در انتخاب BPM  با توجه به نیازشان کمک میکنم. پیشنهاد من تمرکز روی سوالات خاص شش محور میباشد.

 

شکل 4. ارزیابی محورهای پلتفورم BPM

  1. ارائه راهکار BPM. ارزیابی:
  2. a) امکان سنجی تامین کننده, مطالعه موقعیت مکانی, اندازه شرکت,ساختار سازمانی, آمادگی محصول, بلوغ و اصالت تامین کننده
  3. b) نگرش تامین کننده و ارزیابی, نقشه راه محصول, تعداد نسخه ها در سال, ارائه محصول, سرمایه گذاری R+D+i….
  4. c) خدمات ارائه دهنده, ارزشمند بودن خدمات آموزشی (در سایت, به صورت آنلاین, ویدئو, MOOC , کتاب ها و دفترچه ها), خدمات مشاوره (اجرا و کسب و کار), خدمات حمایتی آنلاین و خدمات حفظ نگه داری.

  1. محصولات و خدمات ارائه شده BPM
  2. a) هزینه محصولات و خدمات (مشاوره, حمایت و آموزش), ارزیابی نوع نیازهای کاربر (مجوز های شناور, همزمان و دائمی), درخواست شخصی, بسته ها و تخفیف ها, حفظ سالانه قیمت ها, به روز رسانی نسخه ها, هزینه های حمایتی, هزینه نصب, هزینه آموزش, هزینه مشاوره, cloud فرضی, عمومی, خصوصی و ترکیبی (saas, iaas, paas, bpaas) ابزار رایگان سی روزه آزمایش.
  3. b) تکنولوژی تولید, ارزش تکنولوژی, NET/Java , سیستم اجرایی (Mac OS, Windows, Linux, Unix), زبان, قابلیت دسترسی, نیازهای سخت افزاری, نیازهای نرم افزاری, ارتباط با شبکه اجتماعی و یکپارچگی.
  4. c) عملکرد محصول, مطالعه نیازهای ضروری متفاوتی که قصد داریم با BPM مطابقت دهیم.

هر گروه با درصد خاصی و بر اساس اهمیتی که تحلیل گر تعیین میکند, سنجیده میشود. شکل 4, یک درصد عادی را نشان میدهد. سوالات خاص در هر محور قرار میگیرند که مهمترین با قرمز و بقیه با رنگ سیاه نشان داده شده اند.سوالات تایید میشوند. به فرمول زیر توجه کنید:

 2/[ X 5)سوالات / 2 X نقاط سیاه ∑] X 5)+  سوالات قرمز/ 8X  نقاط قرمز )]

برای بدست آوردن نقاط صفر تا 5

در این شرایط,  سوالات با ارزیابی طرح ها درجه بندی میشوند. بنابراین, راه حل نهایی انتخاب شده و تصمیمات نیز بر اساس نتایج اتخاذ میشوند.

 

https://albatian.com/en/blog-ingles/how-to-select-a-bpm-software/

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *