استخراج فرایند

موارد استفاده استخراج فرایند

یکی از سوالاتی که در زمان استخراج فرایند با آن رو به رو میشویم، این است که ارزش افزوده برای من و سازمان چیست؟ برای پاسخ به این سوال باید اول موارد استفاده را بیابید و برای این مورد باید بدانید چه کسی و برای چه از این آن استفاده میکند.

 

 

شما باید به این سوال پاسخ دهید که شغل من چگونه بهبود می یابد و تفاوت آن با زمانی که از استخراج استفاده نمیکنم چیست؟  یک آزمایش کوچک انجام دهید و نقش استخراج فرایند را دریابید.

در این بخش ما به شش مورد استفاده و نتیجه استفاده از استخراج فرایند اشاره خواهیم کرد:

تیم بهبود فرایند

واژه های زیادی برای تیم بهبود فرایند در سازمان ها وجود دارند: تعالی فرایند، برتری اجرایی، مدیریت اجرای فرایند، و غیره. این عبارات معمولا از شش سیگما استفاده میکنند و به بخش های مختلف در سازمان کمک میکنند. استخراج فرایند به جای مصاحبه، اجازه تحلیل فرایند های اصلی را بر اساس داده میدهد.

استخراج فرایند، برایی بهبود اگنوستیک خواهد بود و این به این معنی است که مهم نیست سازمان شما از مدیریت فرایند کسب و کار، شش سیگما وlean استفاده میکند یا نه. استخراج فرایند، این روش ها را جایگزین نمیکند.

مزیت استفاده از استخراج فرایند در پروژه های بهبود فرایند این است که فرایندهای اصلی سریع تر و عمیق تر از روش های دستی تجزیه و تحلیل میشوند و این به این معنی نیست که سرپرستان ها و مدیران نادیده گرفته میشوند: شما میتوانی فرایند را به آنها نشان دهید و بگویید این کاری است که ما در حال انجام ان هستیم.

 

تیم علم داده

بسیاری از سازمان ها در حال ایجاد گروه علم داده هستند زیرا ارزش افزایش داده را دریافته اند و میخواهند از آن استفاده کنند. دانشمندان نیز میدانند که چگونه از SLQ، NoSLQ، ETLو آمار و ابزارهای استخراج داده و R استفاده کنند و میدانند که 80% کار شامل فرایند داده میباشد.

دانشمندان از داده استفاده میکنند زیرا موضوعی را حل میکند که توسط آمار و بعضی ابزارهای حل نشده است. استخراج داده همچنین این امکان را میدهد که افراد سریعتر کار کنند. استخراج داده به شما نیز امکان میدهد بدون برنامه ریزی مستقیما” داده را فیلتر کنید.

علاوه بر این، تیم داده را برای خودشان تحلیل نمیکنند بلکه این کار را برای حل مشکلات انجام میدهند. چارت ها و آمار برای تحلیل بیش از حد انتزاعی هستند. بنابراین فراهم کردن نمایش بصری فرایند برای مدیر فرایند باعث میشود توضیحات شما واضح تر شوند.

مدیران فرایندها

مدیران فرایند پاسخگوی هر فرایندی در سازمان ها هستند. روش هایی که استفاده میکنند نیز شباهت زیادی به تیم بهبود فرایند دارد اما به جای کار کردن با سازمان های متفاوت در زمان های مختلف روی فرایندهای خودشان متمرکز هستند و برای بهبود مدام، آنها را تحلیل میکنند. زمانی که مدیر فرایند خود را با استخراج فرایند سازگار میکند این فرصت را دارد تا داده و فرایند را به درستی تحلیل نماید. به طور همزمان نیز نیازمند آموزش در روش بهبود فرایند هستند.

مدیران روی سوالات اجرایی متمرکز هستند و استخراج فرایند امکان شفافیت فرایند را فراهم میکند.

ممیزی ها

نقش ممیزی در سازمانها کمک به سازمان ها در کارایی و کارامدی، تطابق با قوانین و صحت میباشد. ممیزی در خارج از سازمان ها وظیفه ایجاد تضمین از سوی سازمان های خارجی است.

هر دو گروه از استخراج فرایند و به شکل های متفاوتی نفع میبرند. فرایند تمام چیزی نیست که ممیزی به آن نگاه میکند. با این وجود زمان مشاهده فرایند آن را به صورت دستی انجام میدهند. این پدیده زمان بر است و هیچ تضمینی در مورد قابل شناسایی بودن مشکلات فرایند نمیدهد.

مزیت استفاده از استخراج فرایند این است که سریعتر هستند و همچنین کل فرایند را تحلیل میکنند.

بخش های تکنولوژی اطلاعات

اگر شما به استخراج فرایند از بخش تکنولوژی اطلاعات نگاه کنید، باید به کارکرد آن توجه کنید. دلایل زیادی برای درک کارایی مناسب آنها وجود دارد. اخیرا سازمان ها به تحلیل به اصطلاح سفر مشتری میپردازند و هدف آن بهبود تجربه مشتری میباشد.

این فرایند ها از فرایندهای سرپرست پیچیده تر هستند. با این وجود اگر تحلیل ها به درستی انجام شوند، نه تنها باعث بهبود وب سایت ها میشود بلکه باعث تغییر نگرش از این که چگونه کارها را انجام میدهید به این که مشتری چه تجربه ای دارد خواهد شد.

مشاورها

یک داشبورد اجرایی ایجاد کنید خواه به مشتری در معرفی سیستم کمک کنید یا نه. استفاده عمده از استخراج فرایند برای مشاوران پروژه های بهبود فرایند هستند. این مورد شباهت زیادی به تیم بهبود فرایند دارد. با این وجود، شما به عنوان فرد جدیدی وارد عمل میشوید و نگرش های جدیدی را با خود به همراه می آورید.

اگر خود شما مهارت استحراج فرایند را بیاموزید میتوانید به مشتریان در اتخاذ استخراج فرایند کمک کنید زمانی که دارای این مهارت نیستند.

نتایج احتمالی

قبل از اینکه نتایج احتمالی را بررسی کنیم اول باید به استخراج فرایند برگردیم. استخراج فرایند پروژه IT نیست بلکه اصولی است که شما برای مهرت در سازمان به آن نیاز دارید.

استخراج فرایند اجازه تحلیل فرایندهای بسیار پیچیده را فراهم میکند. برای ارزیابی کیفیت، تحلیل فرایندها و ارزیابی نتایج نیازمند تحلیل انسانی خواهید بود.

چهار نتیجه مهم وجود دارد:

  1. پاسخ

گاه نتیجه فقط یک پاسخ است. برای مثال شما مدیر یک سازمان هستید و شکایاتی دریافت میکنید که این کار بسیار زمان بر است. شما نیز میخواهید بدانید ایا این شکایات قابل توجه هستند. پاسخ این سوال هدف تحلیل استخراج فرایند خواهد بود.

  1. تغییر فرایند

در بسیاری از مواقع، نتیجه تغییر فرایند خواهد بود. بر اساس ارزیابی ممیزی کنترل بیشتری روی گروه IT  برای کاهش ریسک اعمال خواهد شد. معمولا” تحلیل ها برای ارزیابی کارایی بعد از مدتی دوباره تکرار میشوند. تکرار استخراج فرایند با داده های جدید برای بهبود راحت تر خواهد بود.

  1. مشاهده

گاه به این موضوع پی میبرید که شاخص ها از قبل شناخته نشده اند. برای مثال تصور کنید فرایند دستمزد را ارزیابی میکنید و شرکت میتواند از عرضه کنندگان دو درصد تخفیف بگیرد و متوجه میشوید که اشتراک دیر هنگام صورتحساب باعث از بین رفتن تخفیف شده است. اگر ظرف سه روز ارسال نشوند هیچ شانسی برای دریافت پول نخواهید داشت.

  1. بهینه سازی

در نهایت تحلیل ها بسیار پیشرفته ای مورد نیاز خواهند بود. شما نیز به دنبال مشتریانی خواهید بود که علاقه زیادی به محصولات شما دارند و خواهان خرید خواهند بود.


پیشنهادی می شود برای آشنایی بیشتر با فرایندکاوی فیلم رایگان وبینار فرایندکاوی در عمل را مشاهده کنید:


https://fluxicon.com/book/read/usecases/

 

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *