مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟

شرکت های دنیا در حال اجرای مدیریت فرایند کسب و کار هستند تا عملیات کسب و کار را بهبود ببخشند.

صرف نظر از کسب و کاری که انجام میدهید, خواه عمودی یا افقی, و صرف نظر از نوع مشتری که به آنها خدمات ارائه میدهید, فرایند کسب و کار و بهینه سازی آنها تاثیر فراوانی روی اجرای کسب و کار خواهد داشت.

اما BPM چیست؟

اگر شما به کسب و کار به عنوان جمع بندی فرایندها نگاه میکنید, مدیریت فرایند کسب و کار یک روش سیستماتیک بهبود فرایند کسب و کار است. این یک محصول , بازار و اپلیکیشن نیست بلکه فرایند آزمایش و بهینه سازی فرایند کسب و کار برای کمک به شما در رسیدن به اهدافتان است.

این عملیات شامل: اتوماسیون, اجرا, کنترل, مدلسازی, اندازه گیری و بهینه کردن جریان فعالیت کسب و کار است. BPM میتواند کارایی را در ابعاد فرایند کسب و کار توضیح دهد اما برای وظایفی که تکراری هستند و یک راه قابل پیش بینی را دنبال میکنند, مفید و بهترین است.

بهتر است به یاد داشته باشید که اتوماسیون یک نقشی را در BPM به عهده دارد اما اتوماسیون یک فرایند, مشکلی را حل نخواهد کرد. در بعضی موارد شما یک فرایند در هم را سریعتر اجرا میکنید . BPM  ادامه دارد و هیچ فرایندی تا به حال به حالت 100 درصدی بهینه نشده است.


در واقع این طور باید گفت شما باید مراحل قبلی چرخه BPM را طی کنید و به مرحله مکانیزه کردن یا اتوماسیون فرایند برسید. این موراد به طور دقیق و قدم در « دوره آنلاین مدیریت فرایندهای کسب و کار » آموزش داده شده است.


فرایند کسب و کار چیست؟

فرایندهای کسب و کار وظایفی هستند که برای عملیات کسب و کار شما حیاتی هستند و این وظایف, شکل های زیادی به خود میگیرند اما فرایندهایی که برای اتوماسیون اولویت بندی شده اند, تکراری و قابل پیش بینی هستند و به سختی از وظایف جدا میشوند. فرایندهای کسب و کار در تمامی صنایع وجود دارند. برای مثال, در اقتصاد برای صورت حساب ,فرایندهای کسب و کار وجود دارند.

مثال بعدی, منابع انسانی است. فرایند کسب و کار برای سناریوهایی مانند درخواست مرخصی, فرایند شروع کننده و ترک کننده خواهد بود. این فرایندها زمان بر خواهند بود و مانع کارایی میشوند.

اگر این تکرار ها و وظایف اصلی استاندارد شوند, شما میتوانید به مثال های دیگر و به زمانی که قادر به حفظ آن هستید فکر کنید.

در این قسمت, چند نوع فرایندهای کسب و کار وجود دارد.

  • عملیاتی: این فرایندها مهم ترین فرایندهایی هستند که برای اجرای کسب و کار شما مفید هستند. این فرایندها به مشتری ارزش میدهند و برای تحویل محصول یا خدمات ضروری هستند.
  • پشتیبانی: حمایت فرایندها ارزشی به مشتری نمیدهد اما برای اطمینان از عملکرد فرایندهای عملیاتی ضروری است. فرایندهای منابع انسانی گروه بندی میشوند.
  • مدیریتی: فرایندهای مدیریتی ارزشی به مشتری اضافه نمیکنند اما متصل کننده عملیات و فرایندهای حمایتی هستند. مدیریت مشاهده و کنترل کرده و تمامی جنبه های کسب و کار را به همکاری وا میدارد. فرایندهایی مانند بودجه و ارتباطات در این گروه هستند.

مدیریت فرایند کسب و کار چرا نرم افزار BPMS  محبوب است؟

فرایندهای کسب و کار که زمان بر, در هم و ناکارامد هستند معمولا منجر به افزایش هزینه ها , روحیه پایین و کاهش مشتری میشود که برای هر کسب و کاری که قصد دارد موفق باشد مناسب نخواهد بود. با کمک نرم افزارهای BPMS  می توان موارد زیر را برطرف نمود:

مشکلات فرایندهای کسب و کار ناکارآمد

در این قسمت, موانع و مسائلی مربوط به فرایند کسب و کار ذکر میشود. در بدترین حالت, یک فرایند کسب و کار نادرست به بن بست میرسد و روحیه کارکنان را تخریب کرده و درنتیجه کسب و کار به شکست منتهی میشود.

  • عدم شفافیت

مدیریت به راحتی میتواند مسئول و موقعیت فرایند را تعیین کند.اگر مدیران نتوانند اشتباه فرایند,فرصت های بهبود و علل اتفاق را شناسایی کنند,عدم شفافیت به ترک مسئولیت و عملکرد ناکارامد می انجامد. همچنین توانایی کسب و کاررا برای اجرای بهبود متوقف میکند.

  • کمبود انسجام

ما باید بدانیم که تکیه بر انبار کسب و کار برای کسب و کار مضر است. انبار کردن فرایندهای کسب و کار منابع زیادی را هدر میدهد اما همچنین منجر به فعالیت هایی میشود که بدون کار تیمی است و این کار را برای نشان دادن فرصت ها و مزایا سخت تر میکند.

  • گلوگاه ها و رکود

کسب و کار ها با مدیریت فرایند یکسانی در ارتباط هستند حتی اگر بهترین نباشد. این منجر به از دست دادن تکنولوژی های جدید و خلاقانه ای است که رقابت کنندگان بکار میبرند.

در طول زمان, BPM  باظهور متدهای جدید پیچیده تر میشود. عدم توانایی در بکارگیری راه های جدید, گلوگاه ها در جایی قرار میدهد که نتیجه فرایندهای کسب و کار های دیگر را تحت الشعاع قرار میدهد.

  • کمبود انتخاب های یکپارچگی

اشتباه دیگر هدر دادن منابع است.کمبود انتخاب های یکپارچگی کارکنان را مجبور میکند تا در حال استفاده از چندین داده های اطلاعاتی از یک سیستم به سیستم دیگر حرکت کنند.

  • کار دو برابر

زمانی که فرایند کسب و کار شفاف نیست, دوباره کاری و تکرار فرایند همیشه اتفاق می افتد. این نه تنها زمان کارکنان و افراد را هدر میدهد بلکه نتایج هم به طول می انجامد و در نتیجه مشتریان با تاخیر روبه رو میشوند.

  • زمان هدر رفته

اغلب, کارکنان زمان طولانی روی فرایند کسب و کاررا متوقف میکنند و زمان را صرف چیزهای مهمی میکنند که برای ان استخدام شده اند.

  • تضعیف روحیه

تمامی موارد ذکر شده به تضعیف روحیه کارکنان منجر میشود. زمانی که یک موضوع هیچ علائمی از حل شدن نشان نمیدهد, کارکنان در عملیات کسب و کاراحساس راحتی نمیکنند.

مزایای مدیریت کسب و کار

  • افزایش شفافیت

BPM شفافیت و دامنه بهبود را افزایش میدهد. مدیران نیز باید بتوانند فرایندهای ناکارامد را مشاهده کرده و تشخیص دهند. سازمان ها هم برای بهبود به شفافیت نیازمندند.

  • افزایش چابکی

یکی از مهم ترین مزایای بکار گیری BPM افزایش چابکی است. چابکی به شما کمک میکند تا بهبود یابید و همزمان انعطاف را بیشتر کنید و فرایندها را کارامدتر کنید.

  • افزایش کارایی

BPM برای کاهش انبار در کسب و کار شما به زمان طولانی احتیاج دارد و به مدیران در درک ارتباط مکان ها و حوزه ها کمک میکند.همچنین به سازمان ها کمک میکند تا بدانند که آنها هم بخشی از آن هستند و شفافیت را در بین مسئولیت ها افزایش میدهد.

  • افزایش توانایی برای بدست آوردن و حفظ دانش

اجرای BPM  به شما توانایی دریافت فرایندهای End-to-End میدهد و به شما دانش ارائه میدهد تا زمانی که فرایند کار نمیکند برگردید.

  • درگیر کردن کارکنان و روحیه بالا

BPM  به مدیران یک نگرش کلی از فرایندهای کسب و کار و توانایی درک حوزه های بهبود میدهد. کارامدی کارکنان به دلیل کاهش و وظایف تکراری و زمان بر افزایش می یابد و به کارکنان زمان بیشتری برای تمرکز روی هسته مرکزی کارهایشان داده میشود.

  • یکپارچگی

BPM داده های شما را اعم از مالی, انسانی منابع یا فروش یکپارچه میکند و به شما اطمینان میدهد که داده عمومی هستند. این موضوع نه تنها به کاهش خطاها بلکه به سرعت فرایند داده کمک میکند.

انواع BPMS

 همانطور که BPM جامع و پویاست, طبقه بندی زیادی برای ابزارهای نرم افزاری وجود دارد.

در این قسمت, به چندین نوع راه حل BPMS اشاره میکنیم.

  • ابزارهای همکاری

همکاری BPM شامل ابزارهای ارتباطی است که پیام ها را راحت تر کرده و به داخل سیستم راهنمایی میکند. ابزارهای ارتباطی پروفایل مشتریان را نشان میدهد و به کاربر برای دسترسی به اطلاعات مربوط کمک میکند.

ابزارهای مدیریت وظایف بخش بزرگی از همکاری هستند.این نوع از ابزار به کاربران اجازه طراحی وظایف پروژه ها و ملاقات میدهد.وظایف برای افراد یا گروه ها تعریف میشوند و وظیفه با تقویم هماهنگ میشوند تا کاربران اعلان پایان مهلت را دریافت کنند.

  • طراحی کشیدن و رها کردن

با قابلیت طراحی فرایند کشیدن و رها کردن شما میتوانید فرایندها را بدون هیچ دانش کدگذاری طراحی و شروع کنید.

ابزارهای نرم افزار که با عملکرد کشیدن و رها کردن در ارتباط هستند به شما اجازه بهینه سازی فرایند را میدهند و مزایای بیشتری را فراهم میکنند که آموزش کارکنان را به حداقل برساند.

  • یکپارچگی

ابزارهای BPM تنوع زیادی دارند. این قابلیت ها میتوانند شامل توانایی جذب و هدایت داده از منابع مختلف باشد. ماشه های فرایند نیز جنبه کلیدی دارند. ماشه ها به شما توانایی یادگیری سیستم ها را بدون دخالت انسان میدهد. برای مثال یک ابزار BPM که با CRM ادغام میشود به شما نگرش کاملی از فروش خواهد داد.

  • دیاگرام فرایندها

دیاگرام فرایند چیزی است که افراد با فکر کردن به BPM تصور میکنند. دیاگرام فرایند به کاربران توانایی سساختار فرایند را میدهد. همچنین سیستم استثنا ها را مدیریت میکند.

چالش های راهبرد BPM  موفق

  • معیار نامشخص موفقیت

برای اینکه راهبرد BPM موفق شود, هر کسی نیازمند درک اهداف نهایی است. به علاوه BPM قصد تغییر و اتوماسیون ندارد. اگر شما راه کار ها را به حالت اتوماسیون در بیاورید همچنان جواب نخواهید گرفت.

  • کمبود سرمایه

معرفی تکنولوژی های جدید و خلاقانه گران هستند اما با حجم راهکارهای cloud که در بازار هستند BPM ها ارزان میشوند. اتخاذ BPM به اجرای راحت فرایندها و کاهش هزینه های اجرایی در طولان مدت کمک میکند.

  • عدم درک اینکه BPM ادامه دار است

BPM یک راهکار متوقف شدنی نیست بلکه راه فکر کردن و موفقیت بوده است. یک فرایند ادامه دار و همیشگی بهبود, کلید را موفقیت است.

  • هر کسی را شامل نکردن

موفقیت BPM بستگی به افراد و سرمایه گذاری روی آنها دارد.این زمانی مهم تر است که افراد دارای منابع و قدرت برای پذیرفتن تغییر هستند. چگونگی بهبود نیز به افراد بستگی دارد.

به عبارت دیگر, کارکنان باید مطمئن شوند که شغل آنها با دیگری جایگزین نخواهد شد.باید بدانند که BPM به انها کمک میکند تا روی جنبه های مهم شغلشان تمرکز کنند که هیچ تکنولوژیBPM با راه حل, نگرش انسانی پیچیده ای را جایگزین نمیکند.

آینده BPM چیست؟

در سال های اخیر, ما پیشرفتی در راه کار های BPM دیده ایم و به سو تعبیر اینکه BPM فقط برای کسب و کارهای است که نقدینگی زیادی دارند پایان داده ایم.

BPM یک عمل استقرار یافته است و دیگر یک ترند نیست. در واقع چیزی است که کسب و کار آن را برای بهبود انجام میدهداما ترندهای اصلی و تکنولوژی هایی که مدیریت فرایند کسب و کاررا شکل میدهند کدام هستند؟

  • چت بات ها (Chat bots)

عموما” هر بخشی که مشتری با آن رو به رو میشود از ربات های چت استفاده میکند. BPM نیز متفاوت نیست. انتظار میرود چت بت ها بخش لاینفک هر فرایندی هستند زیرا آنها 7/24 سرویس یه مشتری ارائه میدهند. چت بت ها میتوانند بدون خستگی هزاران مکالمه همزمان داشته باشند.

همچنین آنها انسان را به زودی جایگزین نمیکنند. چت بت ها برای پاسخ به سوالات اساسی بهترین هستند هرچند شاید با سوالات پیچیده دچار سردرگمی شوند که از حوزه برنامه ریزی خارج است.

  • سیستم های low-code

سیستم های low-code درخواست کننده زیادی دارند چون توانایی استفاده از فرایندهای اتوماسیون برای کسب و کارها نیاز است. سیستم های low-code قابل customize  هستند و درجه بالایی از شخصی سازی برای نیازهای کسب و کار مختلف ارائه میدهد.

  • افزایش همکاری

حذف سیلوها همیشه برای مدیران کسب و کار اولویت بوده است.با افزایش چت و توزیع داده ها, کسب و کار ها یک قدم به یکپارچگی نزدیک تر میشوند. چت ها سریعا” به یک راه  برای ارتباط داخلی تبدیل شده و پیام ها برای مراجعه بعدی بایگانی میشوند.


منبع:

https://www.processexcellencenetwork.com/business-process-management-bpm/articles/the-pex-guide-to-bpm

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *