اصطلاح فرآیند کاوی در واقع ترکیبی از فناوریها و روشهایی را توصیف میکند که در حوزه وسیعتری از مدیریت فرآیند قرار میگیرند. هدف اصلی از آن استفاده از دادههای مربوط به رویدادها برای تجزیه و تحلیل چگونگی رخداد واقعی فرآیندها، انحراف آنها از مدل ایده آل، مشکلات ایجاد شده، اقدامات لازم برای بهینه سازی و سپس آغاز نمودن بهبود فرآیند است.
تا زمانی که دادههای مربوطه در یک سیستم IT قابل دسترسی ذخیره شده باشند، میتوانید از این روش در هر فرآیند استفاده کنید. ابزارهای مدرن فرآیند کاوی، کاری بیش از تجسم فرآیند شما انجام میدهند. میتوانید از آنها در موارد زیر استفاده نمایید:
-
- یک تحلیل عمیق انجام دهید
- بنچ مارکینگ
- مقایسه
- نظارت
- محرکی برای گردش کار
- همکاری در زمینه بهبود فرآیند
در ادامه به برخی مزایای حاصل از به کارگیری ابزارهای فرآیندکاوی در سازمان اشاره میکنیم.
-
-
مزایای عمومی برای کسب و کار
-
تصمیم گیری مبتنی بر داده
پیش نیازهای لازم برای تصمیم گیری مبتنی بر دادهها، شامل مواردی همچون: در دسترس بودن دادهها، کیفیت بالای دادهها و قابلیتهای تجسم / تجزیه و تحلیل قوی دادهها است. ابزارهای فرآیند کاوی در دسترس بودن دادهها را افزایش میدهند و تصمیم گیری مبتنی بر داده را فعال مینمایند. بدون ابزارهای فرآیندکاوی، دادههای فرآیند اغلب محدود خواهند بود. این ابزارها از دادههای خام یا گزارش وقایع برای استخراج توالی فرآیند واقعی و پر کردن شکاف دادهای استفاده میکنند. طبق تحقیقات انجام شده کاربران اظهار داشتهاند كه دادههای فرآیند واقعی كه میتوانند برای تشخیص بیشتر مورد استفاده قرار گیرند، برجسته ترین مزیت فرآیندکاوی است.
هنگامیکه دادهها در دسترس باشند، ابزارهای قدرتمند تجسم داده مورد نیاز است تا به کارمندان اجازه دهد به راحتی دادهها را تجسم و تجزیه و تحلیل نمایند. بیشتر ابزارهای فرآیند کاوی شامل ماژولهای تخصصی برای تجسم دادههای فرآیند هستند.
استانداردسازی فرآیند
فرایندهای سازگار منجر به نتایج سازگار برای نتایج کسب و کار میشوند. ابزارهای فرآیندکاوی، استخراج داده ها از لاگهای مربوط به سیستم را آسانتر میکنند و باعث میشوند فرآیندهایی که از رویه های غیر استاندارد پیروی میکنند قابل مشاهده باشند. این امر سطح درک تمامی سازمان را در مورد فرآیندها به سطح یکسانی میرساند و راه را برای استانداردسازی فرآیند هموار میکند. ممکن است یک شرکت فرآیندهای از پیش تعیین شدهای برای اقدامات یا خدمات خود داشته باشد. با این حال، فرآیندهای واقعی نسبت به این فرآیندهای از پیش تعریف شده پیچیده تر هستند.
دادههای فرآیند کاوی میتوانند این تفاوتها را نشان دهند و به دارندگان فرآیند اجازه میدهند تا تفاوت های اجرایی را درک نمایند.
بهبود در مدیریت عملکرد
اندازه گیری دقیق عملکرد کارکنان اغلب دشوار است. ابزار فرآیندکاوی، جمع آوری داده های عملکردی فرآیند را خودکار میکند. به این ترتیب این امکان به وجود میآید که KPI هایی مانند SLA، Time to Resolution، First Time Right به طور مداوم کنترل شوند و بهبود مستمر فرآیندها برای صاحبان فرآیند امکانپذیر گردد.
-
-
کاهش هزینه ها
-
فعال کردن اتوماسیون فرآیند
ابزار فرآیندکاوی با استفاده از لاگها یا گزارش رخدادها، نحوه رسیدگی به پروندههای مجزا و تصمیمات عملیاتی را مشخص میکنند. این امر به شرکتها کمک میکند تا به اتوماسیون فرآیندها بپردازند. زیرا دقیقاً میدانند چگونه فرآیندهای فعلی اداره میشوند. بعنوان مثال، برنامه نویسان وقتی از نحوه انجام فرآیند اطلاع داشته باشند میتوانند رباتهای RPA را برای خودکار ساختن فرآیندها بسازند.
حذف مراحل غیر ضروری
فرآیندها به طور مداوم تغییر میکنند و مراحل قدیمی میتوانند منجر به ناکارآمدی شوند. با حذف مراحل غیرضروری، شرکتها میتوانند از هزینههای غیر ضروری جلوگیری کنند.
-
-
بهبود تجربه مشتری به لطف تحویل سریعتر
-
بهینه سازی یک فرآیند واحد میتواند منجر شود به:
-
-
لیدتایم کوتاهتر
-
شرکت میتواند با استفاده از ابزار فرآیند کاوی، روشهایی برای بهینه سازی فرآیندهای خود پیدا کند. به عنوان مثال، یک شرکت مهندسی صنایع هلندی، Veco، فرآیندکاوی را در بخش مدیریت کیفیت خود اعمال میکند. آنها با بازسازی فرآیندهای خود، مدت زمان انجام کار را تا 11 هفته کاهش داده و رضایت مشتری را در فرآیندهای مرتبط با مشتری بهبود میبخشند.
-
-
زمان واکنش کوتاهتر
-
نظارت مداوم بر فرآیند از طریق ابزار فرآیند کاوی، شرکتها را قادر میسازد تا سریعتر واکنش نشان دهند. بنابراین، در صورت بروز مشکل، نرم افزار میتواند علت را سریعتر شناسایی کرده و امکان واکنش مناسب را به سازمان بدهد. زمان واکنش کوتاهتر باعث بهبود عملکرد شرکت و همچنین افزایش رضایت مشتری میشود.
-
-
شناسایی و رفع گلوگاههای فرآیند
-
گاهی در فرآیند گلوگاههای نامرئی وجود دارد که سرعت سازمان را کاهش میدهد. در چنین مواقعی سازمان با تجزیه و تحلیل زمان صرف شده در هر مرحله از فرآیند، میتواند گلوگاهها را شناسایی کرده و یا آنها را ساده کند، منابع بیشتری به آنها اختصاص داده و یا آنها را اتومات نماید.
-
- بهینه سازی / هماهنگی فرآیندهای وابسته به هم
ابزار فرآیندکاوی، تمام دادههای فرآیند را استخراج کرده و تعارضات بین فرآیند را برجسته میکند. شرکتها میتوانند برای کارآیی بیشتر و ارائه خدمات بهتر به مشتری، این فرآیندها را هماهنگ نمایند. به عنوان مثال، تعارضات فرآیند باید حل شود: تصور کنید که شما و دوستتان به ترتیب کافه لاته و کاپوچینو درست میکنید. هر یک از شما قدمهای مختلفی برمیدارید اما هر دو به شیر احتیاج دارید. وقتی به دنبال شیر میگردید، متوجه میشوید که دوست شما از آن استفاده میکند، بنابراین باید صبر کنید. وقتی فرآیندها هماهنگ شوند، چنین تعارضاتی به حداقل رسیده، تخصیص منابع بهینه سازی شده و فرآیندها سریعتر به پایان میرسند.
مزایای انطباق
-
-
ممیزی و حسابرسی ارزانتر و سریعتر
-
حسابرسی وقت و تلاش زیادی نیاز دارد. نرم افزار فرآیند کاوی، حسابرسان را قادر میسازد دادهها را سریعتر تجزیه و تحلیل نمایند. EY یکی از شرکتهای حسابرسی است که از نرم افزار فرآیند کاوی به عنوان یک راه حل دیجیتالی استفاده میکند و از این طریق توانسته تحلیل فرآیند مشتری نهایی خود را در کمتر از یک هفته انجام دهد.
-
-
واکنش سریعتر به فرآیندهای غیر سازگار
-
بدون استفاده از نرم افزار فرآیند کاوی، شرکتها نیاز به صرف منابع قابل توجهی برای ساخت داشبورد جهت پیگیری انطباق فرآیند خود دارند. با استفاده از نرم افزار فرآیندکاوی، میتوان چنین داشبوردها و هشدارهایی را با سهولت ایجاد نموده و مشکلات مربوط به انطباق را در زمان واقعی شناسایی کرد.
گام های فرآیند کاوی
حال که ایدهای کلی در مورد فرآیند کاوی و موارد استفاده از آن دارید، بهتر است با چگونگی انجام آن نیز آشنا شوید:
گام 1: دادهها
قبل از شروع تجزیه و تحلیل، باید مطمئن شوید که دادههای درستی دارید.
لاگ های رخدادها:
فرآیند کاوی به اطلاعات ثبت رخدادها نیاز دارند. دادههای ثبت وقایع در پایگاه دادههایی مانند SAP، Salesforce، Excel یا ابزارهای سفارشی ذخیره میشوند. معمولا سه قسمت اجباری در این بخش وجود دارد: CaseID، Timestamp، Activity Name . علاوه بر این، میتوانید فیلدهای دیگری مانند فروشنده، کشور، تاسیسات، کاربر و غیره را اضافه کنید تا تجزیه و تحلیل و نتایج بهتری داشته باشید.
آماده سازی داده ها:
پس از ثبت گزارش رویدادها، دادهها مراحل مختلفی همچون پیش پردازش، تغییر شکل، پردازش و غیره را طی میکنند. معمولاً لازم نیست نگران این موضوع باشید، نرم افزار ما این کار را برای شما انجام میدهد.
گام 2: تجسم
دادههای شما طی یک جریان فرآیند با ساختار مناسب و قابل درک تجسم مییابد. این جریان فرآیند به طور خودکار تولید میشود و نشان میدهد که فرآیند شما واقعاً چگونه اتفاق میافتد. این امر بسته به پیچیدگی فرآیند، میتواند کمی طولانی باشد. پس از آنکه جریان فرآیند اولیه به وجود آمد، میتوانید سطوح مختلف جزئیات را طبق نظر خود تغییر دهید، گزینههای فیلتر را بسته به آنچه میخواهید ببینید تنظیم نمایید و به عنوان مثال با تغییر رنگ، تصاویر را سفارشی کنید.
گام 3: تجزیه و تحلیل
در این مرحله از فرآیند کاوی، همه چیز کاملاً جالب شده است؛ زیرا اکنون شما به همه چیزهایی که باید در مورد فرآیند خود بدانید، پی خواهید برد. میتوانید به دنبال لوپها باشید، انحرافات مختلف فرآیند خود را ببینید یا گلوگاههایی را پیدا کنید. با استفاده از یک ابزار فرآیند کاوی نسل دوم، همچنین میتوانید تجزیه و تحلیل علل ریشهای را انجام دهید تا بفهمید چه عواملی باعث ایجاد این مشکلات شده است.
میتوانید روزهای مختلف، تجهیزات، فروشندگان و غیره را مقایسه نموده، روابط و وابستگیها را در فرآیندهای کاری خود نشان دهید یا برای یافتن اکثریتها، نقاط دور افتاده و مناطق دارای مشکل به توزیعها نگاه کنید(به عنوان مثال توزیع زمان لیدتایم برای موارد مختلف).
به این ترتیب واقعاً میآموزید که چه قسمتهایی فرآیند شما را تشکیل میدهند، چه اتفاقی میافتد، چه اقداماتی باید انجام شود، و بالاترین اولویتها و پتانسیلهای بهبود فرآیند یا اتوماسیون فرآیند در کجا قرار دارند.
گام 4: بنچ مارکینگ / مقایسه / انطباق
از این طریق فرآیندهای واقعی را با یکدیگر یا با یک مدل هدف مقایسه کنید.
-
- میتوانید بفهمید که عملکرد فرآیند شما در مقایسه با با سالها یا ماههای گذشته چگونه بوده است.
- میتوانید عدم انطباقها را در مورد یک پرونده بررسی کرده و علل آن را شناسایی نمایید.
- میتوانید برای ارزیابی نحوه بهبود فرآیند واقعی خود بر اساس یک مدل ایده آل بنچ مارکینگ انجام دهید.
با استفاده از این سه نوع تجزیه و تحلیل میتوانید KPI (شاخصهای کلیدی عملکرد) فرآیند خود را تعریف کرده و تحت نظر قرار دهید.
گام 5: مانیتورینگ
در این گام از فرآیند کاوی، آلارم‌هایی برای آستانه نهایی KPI تنظیم نمایید.
پیشرفت خود را تحت نظر قرار داده و استراتژی خود را متناسب کنید.
زمینههای جدید بهبود را کشف نمایید.
مانیتورینگ به شما امکان میدهد در صورت عبور KPI از آستانه مشخص شده، اعلان دریافت کنید. همه ارقام مهم خود را در یک صفحه در کنار هم دارید و تصاویر همراه آنها میزان پیشرفت را با گذشت زمان نشان میدهند.
تجزیه و تحلیل فرآیند خود را (به صورت دستی یا خودکار) تکرار کنید تا ببینید تأثیر اندازه گیریهای شما بر عملکرد فرآیند شما چیست.
گام 6: گردش کارها را راه اندازی کنید
به عنوان آخرین مرحله از فرآیندکاوی، ابزارهای نسل 2 به شما امکان میدهند جریان کار را مستقیماً از درون اپلیکیشن فرآیند کاوی راه اندازی کنید. گردش کارهایی وجود دارند که بصورت خودکار انجام میشود و توسط یک ربات یا توسط سیستم انجام میشوند و برخی گردش کارها نیز باید به صورت دستی انجام شوند. در مورد گردش کارهای دستی، میتوانید برای حل یک مشکل از بخشهای مختلف کمک بخواهید.
سه ابزار خوب و کاربردی برای فرآیند کاوی:
ProM
طیف وسیعی از برنامه های فرآیند کاوی را با مجوز منبع باز ارائه می دهد. این ابزارها روی جاوا اجرا می شوند بنابراین می توانند به راحتی با سایر سیستم عامل ها تلفیق شوند.
Disco
از Fluxicon می توانید Disco را به انتخاب خود بارگیری کرده یا آن را خریداری نمایید. دیسکو توسط گروهی از اساتید دانشگاه توسعه یافته و ابزاری جامع است که دارای ویژگی های گسترده و تجربه کاربری روانتری نسبت به سایر ابزارهای منبع باز است.
Apromore
Apromore مخفف Advanced PROcess MOdel REpository به عنوان یک پلتفرم تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار طراحی شده است. Apromore یک پلتفرم قوی، با طیف گسترده ای از ویژگیها و عملکردها است که به توانایی خود در تجزیه و تحلیل بصری و نظارت پیش بینی کننده عملکرد فرآیند افتخار میکند.
جهت اشنایی با داده کاوی پیشنهاد می شود مقاله « همه چیز درباره داده کاوی » را مطالعه منید.
همچنین آموزش های تکمیلی در سایت تخصصی فرایند کاوی « پراسس آنالیست » ارائه شده است.
منابع:
https://pafnow.com/blog/process-mining-101-what-is-process-mining/
https://research.aimultiple.com/process-mining-benefits/
بدون دیدگاه