مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار (Agile BPM) چیست؟

مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) راهی برای اتوماسیون و مدیریت فرآیندهای ساختار یافته و قابل تکرار است. فرآیندهای کسب و کار  به طور معمول مجموعه ای از فعالیت ها، ورودی ها و خروجی ها هستند که به همراه هم برای رسیدن به سوی یک هدف خاص کسب و کار در حرکتند. چابکی به معنی این است که توانایی پاسخگویی سریع به مجموعه ای از شرایط داده شده را داشته باشیم. بنابراین، مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار، از نقطه نظر  BPM، ساختارهای خودکار و مدیریت شده ‎ای را فراهم می کند تا فرآیندهای کسب و کار قابل تکرار ایجاد شوند؛ در حالی که به طور همان زمان از نقطه نظر چابکی، توانایی اقدام سریع و بلافاصله در برابر شرایطی را فراهم می کند که در فرآیند پیش بینی نشده بودند. بنابراین مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار فرآیندها را از یک جعبه فرآیندی از پیش تعریف شده و قابل پیش بینی به سمت مدیریت موارد دشواری که از زیر دست تکنیک های سنتی مدیریت فرآیند رسمی فرار می کنند، سوق می دهد.

مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار و  سازمان

در وبیناری که به تازگی با حمایت مالی فوجیتسو برگزار شد، کیت سوانسون، معاون تحقیق و توسعه در فوجیتسو آمریکا، و سندی کمسلی، تحلیلگر مستقل و دارنده مدرک تخصصی در زمینه  BPM، به این قضیه پرداختند که چگونه به کارگیری Agile BPM  به طور فزاینده‎ای در شرکت ها تبدیل به یک قاعده می‎شود. آنها ادعا كردند كه مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار در مشاغلي اعمال مي شود كه:

• غیرقابل پیش بینی بودن امری عادی است.
• جاهایی که فرآیندهای کسب و کار نمی توانند به سرعت در الگوهای کسب و کار تغییر ایجاد کنند.
• جاهایی که کارکنان دانش به جای کارهای تکراری باید بر دستیابی به اهداف تمرکز کنند.

خصوصیات مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار

برای تعدیل سختی BPM سنتی ، BPM  چابک باید ویژگی های زیر را ارائه دهد:

• کاربران می توانند بدون تغییر مدل، با توجه به شرایطی که به وجود می‎آید فرآیندها را به سرعت تغییر داده و به شرایط فعلی پاسخ دهند.
• توانایی رسیدگی به کارهای بدون ساختار وجود دارد.
• آگاهی از شرایطی که فرآیند در آن کار می کند، با استفاده از تجزیه و تحلیل پیش بینانه به وجود می‎آید.

چه چیزی Agile BPM را متفاوت می کند؟

تمرکز بر قابلیت انعطاف پذیری بسیار زیاد است که باعث می شود مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار از سایر روش های بهبود کیفیت جدا شود. Agile BPM از چند جنبه منحصر به فرد است که شامل موارد زیر می‎باشند:

• کارگاه های آموزشی کشف: در این کارگاه‎ها در مورد نگرانی های مربوط به کسب و کار و فناوری در سازمان تحقیق شده و موارد مربوطه جمع آوری می‎شومند تا بر اساس یک تعهد دو طرفه نسبت به دستیابی به اهداف مشترک اقدام گردد. شرکت کنندگان برای شناسایی مشکلات و یافتن راه حل با هم همکاری می کنند. نتایج کارگاه های آموزشی شامل برخی از عناصر مهم پروژه بهبود است، مانند: نقشه راه، جدول زمانی، راه حل های مستند و لیستی از مراحل بعدی.
• تکرارهای متعدد: کارشناسان کیفیت انتظار دارند نسخه های اولیه یک فرآیند بهبود یافته غیر دقیق و خام باشد، اما در عین حال می دانند که تکرارهای اولیه نقایصی از فرآیند را نشان می دهد که بدون این تکرارها دیده نخواهند شد. مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار به گونه ای طراحی شده است که قبل از عبور از خط پایان، با تولید نسخه های بیشماری از یک فرآیند، به اندازه لازم در مسیر مورد انتظار حرکت کند.
• مدیریت فرهنگ ها: Agile BPM دپارتمان های عملیاتی وIT  را گرد هم آورده است. این دو بخش از سازمان فرهنگ‎های بسیار متفاوتی دارند. متخصصین دانای کیفیت می دانند که چگونه BPM چابک را اعمال کنند تا بدون اینکه باعث دلزدگی و رویگردان شدن افراد حاضر در فرآیند شوند، حداکثر سود را برای شرکت کسب نمایند.

تمایلات ذاتی که به ارتقا BPM چابک کمک می کنند

دو نکته مهم به Agile BPM امکان می دهد که به حیات خود ادامه داده و جایگاه خود را در آینده برای بهبود کیفیت تضمین نماید:

• کارکنان آگاه: ارزش کارمندان بر اساس آنچه که می دانند اندازه گیری می شود. اینها دارایی دانش سازمان هستند که سیال و انعطاف پذیر بوده و به آن دسته از فرآیندهای کسب و کار نیاز دارند که می توانند با پیشرفت سریع دانش سازگار شوند.
• همکاری: مدیران کارکشته این اصل را آموخته اند که کارکنانی که ایده های خود را به اشتراک می‎گذارند، به طور آشکار با هم ارتباط برقرار نموده و با هم کار می کنند و خلاقیت و بهره وری بالاتری دارند. این تأکید بر همکاری به نحو ایده آلی برای Agile BPM  مناسب است.

 تأثیر Agile BPM بر کسب و کار

 مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار فضای کسب و کار را از چند طریق مهم تغییر می دهد و همین امر باعث شود که به طور روزافزون توسط سازمانها به کار گرفته شود:

• از بین بردن سیلوها : اولین پیش نیاز برای Agile BPM ارتباط بی نقص و شفاف بین همه بخش ها است. هنگامی که چنین الگوی باز ارتباطی ایجاد و حفظ گردد به بخشهای مختلف سازمان کمک می کند تا در مورد انواع پروژه ها همکاری نمایند.
• زمان توسعه کوتاهتر: شرکتهایی که در استفاده از Agile BPM مهارت دارند سریعاً به تغییر بازار پاسخ می دهند. آنها می‎توانند با نیاز به بهبود‎ بیشتر، آسانتر کنار آمده و آن را سریعتر پیاده سازی کنند.
• مزایای رقابتی بیشتر: مدیریت چابک فرآیندهای کسب و کار، سازمانهایی را که از آن استفاده می کنند به نقطه بهینه عملکرد خود می رساند؛ زیرا این سازمان ها می توانند مشکلات خود را با خلاقیت حل نموده و به سرعت با بازارهای جدید سازگار شوند. این انعطاف پذیری به آنها کمک می کند از رقبای خود جلوتر باشند.

با توجه به موارد برشمرده، شرکت هایی که به فرآیندهای کارآمد و موثر وابسته هستند و می توانند به سرعت با تغییر بازار سازگار شوند، باید آموزش و دریافت گواهینامه برای Agile BPM را جدی بگیرند.

برای آشنایی با چرخه استقرار مدیریت فرایند پیشنهاد می شود « متدولوژی جدید استقرار مدیریت فرایند » را مشاهده کنید.

منابع:

https://www.cmswire.com/cms/information-management/an-introduction-to-agile-business-process-management-008610.php

https://www.sixsigmadaily.com/agile-bpm-agile-development-and-business-process-management/