تفاوت مدیریت فرآیند های کسب و کار BPMN با BPMS

تفاوت مدیریت فرآیند های کسب و کار BPMN با BPMS

کسب‌وکارها برای همگام شدن با خواسته‌های مدرن و محیط‌های تجاری در حال تغییر، باید فرآیندها را خودکار کنند. پلتفرم‌های BPM شامل BPMN و BPMS فناوری اصلی را برای سازمان‌هایی که در حال تغییر دیجیتال هستند، فراهم کرده و به آنها کمک می‌کنند چرخه تحول خود را تسریع کرده، نوآوری کنند و سریع‌تر تطبیق دهند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار به تعریف گردش کار و ایجاد فرآیندهایی برای وظایف با هر پیچیدگی برای خودکارسازی عملیات در چندین بخش کمک می کنند. در این مقاله، توضیح مختصری در مورد هر یک از این موارد به شما ارائه می دهیم تا بتوانید علاوه بر مدیریت فرآیند و مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار و دانستن مزایای آنها، تعریف، تفاوت های آنها را درک کنید و متوجه شوید که بازنگری و بهبود فرایند می تواند بر نتایج شرکت شما تاثیر مثبت بگذارد.

تفاوت مدیریت فرآیند های کسب و کار BPMN با BPMS

BPMN چیست؟

BPMN یا همان Business Process Model and Notion به مفهوم مجموعه ای از استانداردهای مدلسازی برای مدیریت فرایندهای کسب و کار است که هدف آن ایجاد یک زبان مشترک در مطالعات طراحی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است. مدلسازی و بهبود فرایند با BPMN اساس نماد گذاری، شکل‌گیری ادراک یکسان توسط همه مدیران فرآیند با استانداردسازی اشیایی است که در طراحی فرآیند استفاده می‌کنیم. امروزه با توجه به ضرورت استفاده از فناوری های بسیار متفاوت و مستقل به صورت یکپارچه به ویژه در ساختارهای شرکتی، شکل گیری زبان مشترک، بازنگری و بهبود فرایند و افزایش سطح یکپارچگی نقش حیاتی در کارایی پروژه ایفا می کند.
مدلسازی و بهبود فرایند با BPMN با مدیریت فرایندهای کسب و کار به وسیله ی نشانه گذاری در کسب و کار نمایش عناصر را به صورت گرافیکی استاندارد می کند تا درک آسان تر شود. به عبارت دیگر، BPMN یک زبان مدل‌سازی بصری است که از نمادها برای نشان دادن جریان‌های فرآیند در یک کسب‌وکار استفاده کرده و آن‌ها را برای مناطق مختلف یک شرکت استاندارد و قابل درک می‌کند. هدف BPMN این است که همه کارکنان، نه فقط متخصصان فناوری اطلاعات یا فرآیند، عمیقاً آن را درک کنند. با این حال، برخلاف نمودارهای جریان، BPMN منابع جامع تری دارد و قادر است فرآیندها را با دقت بیشتری نشان دهد.

درباره BPMN بیشتر بدانید

در مدیریت فرایندهای کسب و کار از طریق نمودار نقشه مدل سازی و بهبود فرآیند با BPMN، پنج دسته وجود دارد که جریان های داخلی هر فرآیند را نشان می دهد. هر دسته دارای عناصر با نماد هایی است که وظایفی را که باید انجام شود و همچنین بازنگری و بهبود فرایند، ارتباط بین فرآیندها، انحرافات، رویدادها و غیره را نشان می دهد.

• جریان اشیاء- شامل فعالیت ها و رویدادها می شود.
• اشیاء داده- نشان می دهد چگونه داده های فعالیت دستکاری، درخواست، تولید یا نگهداری می شوند.
• اتصال اشیاء- توالی جریان فرآیند را نشان می دهد.
• Swimlanes – تقسیماتی در همان نمودار هستند.
• مصنوعات- اطلاعات مرتبطی مانند یادداشت‌های اضافی را به فرآیند اضافه می‌کنند.

 

 

تفاوت مدیریت فرآیند های کسب و کار BPMN با BPMS

BPMS چیست؟

BPMS که مخفف عبارت Business Process Management System است ابزارهایی هستند که اجرای مدل های BPMN را به صورت مرحله به مرحله و گام به گام انجام داده و در تمام مراحل، مدیریت فرایندهای کسب و کار را نقشه برداری، خودکارسازی، اجرا و نظارت می کند. از فناوری اطلاعات پشتیبانی کرده و امکان سازماندهی فرآیندهای پیچیده را به منظور بازنگری و بهبود فرآیند، موفقیت و سرعت بخشیدن به فعالیت های شرکت در سطوح استراتژیک و عملیاتی فراهم می کند.
BPMS یک ابزار نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار است که برای بهبود فرآیندهای تجاری سازمان از طریق تعریف، اتوماسیون و تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری استفاده می شود. همچنین به عنوان یک ابزار اتوماسیون ارزشمند برای کسب و کارها عمل می کند تا از طریق کاهش هزینه، بازنگری و بهبود فرایند، تعالی فرآیند و بهبود مستمر فرایند، مزیت رقابتی ایجاد کند. از آنجایی که BPM رشته ای است که توسط سازمان ها برای شناسایی، مستندسازی و بهبود فرآیندهای تجاری خود استفاده می شود BPMS برای فعال کردن جنبه های BPM مورد مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار قرار می گیرد.
تمرین فرآیندهای دستی و سنتی باعث می‌شود که صاحبان کسب‌وکار زمان را بکشند و بر روی عناصر بیهوده کسب‌وکارشان سرمایه خود را بسوزانند. مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS به سازمان شما کمک می کند تا فرآیندهای تجاری خود را با کمک تجزیه و تحلیل و اتوماسیون بهبود بخشید. BPMS باید بتواند به شما اجازه مدلسازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرآیندهای تجاری در سازمان شما و همچنین بازنگری و بهبود فرآیند، جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل ها را بدهد.
راه‌حل‌های BPM همچنین به مدیریت فرایندهای کسب و کار و هماهنگ کردن بهبود بهره‌وری کارکنان با خودکار کردن وظایف روزانه نیروی کار که اگر سیستم BPM وجود نداشت، به صورت دستی انجام می‌دادند، کمک می‌کند. با پیاده‌سازی BPMS در سازمان، به پاسخ‌های سریع به چالش‌ها و فرصت‌ها کمک می‌کند و در عین حال به رهبران کسب‌وکار فرصت می دهد تا از طریق مشاوره مدیریت فرایندهای کسب و کار تصمیم‌های درست را برای رشد کلی شرکت بگیرند. با این نرم افزار، شرکت ها می توانند تمام فرآیندهای خود را نقشه برداری و خودکار کنند. با BPMS امور زیر برایتان تسهیل و امکان پذیر می شود؛

• تنگناهای خاص را شناسایی کنید؛
• فرآیندها را با توجه به نیاز آنها اولویت بندی کنید؛
• با نرم افزار خودکار مقیاس به دست آورید؛
• اهداف را تعیین کنید؛
• استانداردهای کیفیت را ایجاد کنید؛
• در تصمیم گیری سریع شوید؛
• بازنگری و بهبود فرایند را انجام دهید؛
• مدیریت فرآیندهای کسب و کار را از ابتدا تا انتها کنترل کنید؛
• گزارش ها، نمودارها و داده های پیشرفته را در زمان واقعی ایجاد کنید؛
• گردش کار را در بخش ها و سیستم های مختلف به هم متصل کنید.

مزیت BPMS

مزیت کلیدی مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS این است که کاربران این فرصت را دارند که به طور فعال در بهبود بازنگری و بهبود فرایند از طریق ابزارهای ساده و شهودی مشارکت کنند. همه این مزایا به دلیل سه جزء امکان پذیر است: ابزار ساخت فرآیندها، اجرای آنها (پلتفرم) و نظارت (کتابخانه فرآیند).

1. تعریف و تجزیه و تحلیل فرآیند

مدیریت فرآیندهای کسب و کار به دنباله ای از فعالیت ها گفته می شود که برای دستیابی به یک نتیجه خاص اجرا می شوند. قبل از اتوماسیون گردش کار، بازنگری و بهبود فرایند به مستندات نیاز دارد. مستندسازی فرآیند مستلزم همکاری و برنامه ریزی بین ذینفعان برای تعیین کارآمدترین و مناسب ترین اقدامات برای انجام یک وظیفه است. سپس جریان های فرآیند کسب و کار را می توان در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار بازآفرینی کرد و توسط پرسنل مربوطه بازبینی شد تا اطمینان حاصل شود که تصویر موثری از فرآیند به دست می آید.

2. طراحی فرآیند

برای ساخت فرآیندها در سیستم BPMS، کاربر به ابزار طراح مدیریت فرایندهای کسب و کار نیاز دارد. ابزارهای استفاده شده توسط طراح برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار در قالب فلوچارت و نمودار ارائه شده است. مجموعه ای از قوانین و عناصر که برای مدل سازی فرآیند استفاده می شود، آن را انعطاف پذیر می کند. مزیت غیرقابل انکار مدل سازی فرآیندهای تجاری شرکت در سیستم های BPM این است که این فرآیندها به سادگی مستند نیستند؛ بلکه آزمایش شده اند. این امر به کاربر اجازه می‌دهد تا قبل از پخش زنده، نقاط ضعف را اصلاح کند.

3. اتوماسیون

اتوماسیون وسیله ای است که به کمک آن مدیریت فرایندهای کسب و کار با کمترین مداخله انجام می شود. اتوماسیون گردش کار به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای خود را بهتر مدیریت و بهینه کنند. ساختمان اتوماسیون ها شامل بازنگری و بهبود فرآیند، جمع آوری اقدامات و وارد کردن مکانیسم های مورد نیاز برای شبیه سازی رفتار و نتیجه یک فرایند است. کارهایی که به احتمال زیاد خودکار می شوند، کارهایی هستند که به طور مکرر تکرار می شوند، کارهای معمولی در عملکردهای روزانه کارکنان هستند و از طریق یک فرآیند خودکار سریع تر تکمیل می گردند.

4. تجزیه و تحلیل

ابزارهای سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار سطوح متعددی از گزارش یا توانایی ادغام با ابزارهای گزارش دهی را برای ارائه تجزیه و تحلیل در مورد عملکرد فرآیند ارائه می دهند. گزارش‌ها به شاخص‌های کلیدی عملکرد مرتبط هستند و داده‌هایی را در مورد اثربخشی فرآیندها، اعضای تیم و غیره ارائه می‌دهند.

ارتباط بین BPMN و BPMS چیست؟

BPMN نمایش مدلسازی مدیریت فرایندهای کسب و کار در BPMS است که برای خودکارسازی فرآیندها و قابل درک کردن آنها برای همه افراد درگیر استفاده می شود. حتی می توان نماد را در هر مرحله BPM به منظور پشتیبانی از چرخه بهبود مستمر اعمال کرد. به عبارت دیگر، زمانی که می خواهید از BPMN در BPMS استفاده کنید:

• مدل‌سازی فرآیندها از ابتدا به انتها انجام دهید؛
• پس از شناسایی تنگناها، فرآیندی را تغییر دهید؛
• قوانین تجاری جدید و غیره را اضافه کنید؛
• می توانید افراد مسئول هر فرآیند را برای حفظ کنترل و مدیریت اجرا تعیین کنید؛
• فرآیندها را با حداقل کمک یک متخصص فناوری اطلاعات به صورت خودکار انجام دهید.

چرا باید BPMN و BPMS را در شرکت خود بپذیرید؟

امروزه اکثر شرکت ها با توجه به زمینه های تخصصی متخصصان به بخش هایی مانند تدارکات، بازاریابی، مالی و غیره تقسیم می شوند. این یک اثر طبیعی از راه اندازی یک کسب و کار جدید است. با این حال، با گذشت زمان، این بخش ها ممکن است نویز ارتباطی بین مناطق ایجاد کنند. در نتیجه، هر تیم شروع به داشتن دیدگاه‌ها و اهداف متفاوت خود می‌کند و مدیریت فرایندهای کسب و کار به طور کلی از هم گسیخته می‌شود. این امر می تواند دستیابی به اهداف استراتژیک را دشوارتر کند. در یک سازمان فرآیند گرا، شاخص ها بر اساس اهداف هر بخش نیست، بلکه بر اساس نحوه مشارکت این بخش ها در هر فرآیند است. تمرکز بر عملکرد فرآیند است، نه بر روی بخش.

تفاوت مدیریت فرآیند های کسب و کار BPMN با BPMS

تفاوت BPMN با BPMS

تفاوت های انواع مدیریت فرایندهای کسب و کار در اینجا کاملاً واضح است. اساساً BPM یک روش، تکنیک یا روش انجام است و BPMS مجموعه‌ای از فناوری‌ها برای کمک به ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری یا برنامه کاربردی برای خودکارسازی فرایند است. وقتی به امروز نگاه می کنیم، ممکن است استدلال کنید که BPMS را می توان در طیف وسیعی از فناوری های اتوماسیون فرآیند اعمال کرد، از مفهوم اصلی BPMS، اتوماسیون گردش کار سبک قدیمی که در حال بازگشت به اشکال جدید است، تا مد فعلی اتوماسیون فرآیند رباتیک.
شاید دو تصور اشتباه بزرگ این باشد که مردم فکر می کنند مدیریت فرایندهای کسب و کار BPM فقط در مورد تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندها ست. در عوض نقطه شروع در حرف اول «کسب و کار» است که اساساً BPM به عنوان یک رشته زمانی که به درستی اعمال شود می تواند تأثیر عمیقی بر تجارت داشته باشد، فرصت های تجاری جدید را شناسایی کند، خطوط تجاری شکست خورده را درک کند، خدمات ضعیف را کشف کند و منجر به سازماندهی مجدد خود سازمان شود. بسیاری از این فرصت‌ها ناشی از بررسی نحوه عملکرد شما در بازنگری و بهبود فرایند فوق است، اما بهبود فرآیندی که نیازی به آن نیست یا مانعی از دیدگاه مشتری است، در واقع باعث اتلاف بیشتر می‌شود.
مورد دوم این است که با BPMS می‌توانید در واقع مدیریت فرایندهای کسب و کار نهایی را خودکار کنید. اگر به عنوان مثالی از سفارش نقدینگی به کسب و کار استفاده کنید، چند فرآیند درگیر می شود؟ چند سیستم مختلف درگیر هستند؟ و در مورد وظایفی که به صورت دستی انجام می شود چطور؟ مطمئناً وظایف یا فعالیت هایی وجود دارند که می توانند با BPMS خودکار شوند، اما بسیاری از آنها با BPMN یا سایر سیستم ها نیز خودکار می شوند. در این مورد، همچنان می‌توانید مدلسازی و بهبود فرآیند با BPMN را اعمال کنید، اما احتمالاً می‌خواهید از تعدادی تکنیک‌های مختلف اتوماسیون فرآیند استفاده نمایید که به طور ایده‌آل هماهنگ هستند تا همه آنچه را که می‌توانید در آن فرآیند به بهترین شکل خودکار کنید. برای هرگونه مشاوره مدیریت فرآیندهای کسب و کار با مجموعه ما تماس بگیرید.