مدیریت فرایند

هر دپارتمانی از فروش گرفته تا منابع انسانی برای انجام مسئولیت های شغلی خود، داده ها، مدارک و سایر ورودی ها را مدیریت می کند. مدیریت فرآیند کسب و کار یا BPM ، مجموعه ای از کارهای تکراری که خط تولید شما را مسدود می کنند، سیستماتیک کرده و خودکار می نماید. مدیریت فرآیند کسب و کار دریچه ای کاملاً شفاف برای ورود به تمام این فعالیتهای متفاوت است و تمام عملکردهای سازمان شما را تحت یک چتر واحد و خودکار و مبتنی بر فرآیند گرد هم می آورد.

نمونه هایی از فرآیندهای قابل تکرار:

  • تیم های فروش و بازاریابی: هر سازمانی می داند که به دست آوردن مشتری جدید 5 الی 25 برابر گرانتر از حفظ مشتری های موجود است. تولید آهسته و کند قراردادها و تأییدیه های متوقف شده باعث به تعویق انداختن معاملات و راه اندازی کمپین های جدید می شود. استفاده ازBPM برای همسویی فرآیندهای فروش و بازاریابی، حفظ مشتری ها را 36٪ افزایش می دهد. با داشتن مشتری های بیشتر چه کاری می توانید انجام دهید؟
  • دپارتمان حسابداری: حتی در عصر دیجیتال، 90 درصد فاکتورهای پردازش شده جهانی هنوز کاغذی هستند. پردازش فاکتورهای کاغذی هرکدام به طور متوسط ​​30 دلار برای شرکت هزینه دارند. با صرفه جویی این مبلغ صدها یا هزاران دلاری چه کارهای دیگری می توان انجام داد؟
  • متخصصان منابع انسانی: هر سازمانی امیدوار است که استعدادهای درخشان را جذب کند. با مرور صدها برنامه و ده ها مصاحبه، سرانجام تیم شما فرآیند استخدام را در کلاس جهانی انجام می دهد. اما، فرآیندهای دستی تقریباً 300 ساعت در سال زمان هدر می دهند – و در نهایت 47٪از مشاغل رفته رفته از دور خارج می شوند؛ زیرا فرآیندهای منابع انسانی آنها بسیار کند بوده است. اگر بتوانید استعدادهای برتر را در کمترین زمان ممکن جذب نموده و از آنها استفاده کنید، چه مزایایی برای شما دارد؟

کاغذ بازی ها و روندهای مکرر، تیم شما را از دستیابی به اهداف کلی سازمان باز می دارد. چه فرآیندهایی شامل مراحل زیادی هستند و عملکرد اصلی کار شما را کند می کنند؟ کدام یک از آنها با روش های کاغذی زیادی روبرو هستند؟ آیا فرآیندهایی وجود دارند که بتوانید به طور کامل آنها را حذف نمایید؟ مدیریت فرآیند کسب و کار به تیم شما کمک می کند تا تمام فعالیت های انجام شده در سازمان خود را درک نمایید، به این ترتیب می توانید گردش کار کنترل شده تر، موثرتر و از همه مهمتر، سودآورتری ایجاد نمایید.

مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار

یکی از تعاریف “سازمان” به شرح زیر است: گروهی از مردم که به طور آشکار در حال همکاری با یکدیگر هستند. در اینجا به چگونگی شروع کار و شناخت موانع سازمان برای همکاری، شناسایی موانع موجود برای بهره وری و مدلسازی گردش کار خودکار با بهره وری بالا پرداخته شده است.

مرحله 1: فرآیند BPM خود را برنامه ریزی کنید

کار را از ملاقات با ذینفعان اصلی خود آغاز کنید. هیچ تحول سازمانی بدون رضایت و مشارکت سهامداران اصلی شما موثر واقع نخواهد شد. برای هر تغییری از آموزش کارمندان گرفته تا حمایت از مزایای گردش کار جدید، به کمک رهبران اصلی برای کمک به مدیریت این تحولات نیاز خواهید داشت.

اهداف اصلی برای اتوماسیون چه فرآیندهایی هستند؟ با فرآیندهای اولیه یا فرآیندهای اصلی تولید محصول یا ارائه خدمات شروع کنید. در مورد استفاده از نرم افزار، آیا گلوگاه های زیادی در تأمین امنیت ورود به سیستم برای راه اندازی تکرارهای جدید بخش های خدماتی وجود دارد؟ آیا معاملات به این دلیل که تیم فروش شما مجبور است داده های مشتری را به صورت دستی از CRM  شما به توافقنامه نهایی منتقل نماید، به تأخیر می افتند ؟

سپس، به فرآیندهای ثانویه خود نگاه کنید. فرآیندهای ثانویه فرآیندهایی را پشتیبانی می کنند که اطمینان می دهند سازمان شما به طور پیوسته عملکرد روانی خواهد داشت. آیا نقاط کور زیادی وجود دارد که باعث کاهش سرعت درخواست مرخصی کارمندان می شود؟ آیا تیم بازاریابی شما انبوهی از مطالب تأیید شده در شبکه های اجتماعی دارد که هرگز منتشر نشده اند؟

مرحله 2: BPM  خود را طراحی و نمودار آن را رسم کنید

اقدامات و افراد مسئول پیشبرد فرآیند را فهرست و تجزیه و تحلیل نمایید. به صورت تصویری ترتیب وقایع لازم برای رسیدن به هدف مورد نظر را مشخص کنید. می توانید با یک گزارش شروع کنید، یا فرآیند خود را با یک نمودار یا چارت تشریحی دیگر ترسیم کنید. عوامل زیر را در نظر بگیرید:

  • تأییدیه های مورد نیاز: چه کسی باید مرحله ای از فرآیند شما را تصویب کند تا به مرحله بعدی برسید؟ سناریوهای تأیید: اگر آن شخص مرحله را تأیید کند چه اتفاقی می افتد؟ اگر آن را رد کند چه اتفاقی می افتد؟ نتایج مختلف را به خاطر بسپارید و عواقب احتمالی هر یک را شناسایی کنید.
  • ارتباطات خارجی: آیا فرآیند شما نیاز به پیوند با پایگاه داده های خارجی مانند امتیازات اعتباری یا چک تابعیت دارد؟ اگر تیم شما برای تأیید اطلاعات به صورت دستی به برخی سوابق خارجی دسترسی دارد، آنها را به عنوان یک کاندیدای بالقوه برای ادغام مدنظر قرار داده و لیست کنید.
  • الزامات ذخیره سازی: برای دسترسی بعدی به چه مدارک دیجیتالی یا فرم هایی برای ذخیره نیاز دارید؟ به عنوان مثال، مدارک مشتری مانند گواهینامه رانندگی، یا درخواست وام تکمیل شده است یا خیر.
  • بازه های زمانی نظارتی: آیا نهاد نظارتی وجود دارد که از شما بخواهد فرم را در یک بازه زمانی خاص ارائه دهید؟ اگر فرآیندی از برنامه عقب افتاده است چه کسی باید هشدار مربوط به آن را دریافت کند؟ سعی کنید تا حد امکان دقیق باشید تا از سردرگمی جلوگیری کنید. هرچه نمودار شما با جزئیات بیشتری انجام شود، جریان کار نهایی شما کارآمدتر خواهد بود.

مرحله 3: فرآیند را اجرا کنید

این مرحله همان جایی است که شما فرآیند تازه طراحی شده خود را پیاده سازی می کنید. با استفاده از یک سیستم عامل کاربر پسند مانند  ProcessMaker، می توانید گزارش یا نمودار خود را از مرحله 2 به یک فرآیند خودکار کاملاً کارآمد انتقال دهید. ابزارهای بدون کد و کشیدنی و رها کردنی ProcessMaker ، می تواند طراحی و اجرای فرم ها و برنامه های مورد نیاز برای راه اندازی گردش کار فرآیند جدید را برای همه – حتی افراد فاقد تجربه قابل توجه در زمینه فناوری اطلاعات – آسان نماید.

مرحله 4: اندازه گیری کرده و نظارت نمایید

گردش کار خودکار هرگز به تنظیم نیاز نداشته و فراموش نمی شود. پس از اجرای فرآیند، باید به طور مداوم پیشرفت آن را کنترل نمایید. آیا گلوگاه هایی وجود دارد؟ آیا برخی از گام ها را از دست داده اید؟ آیا برخی از مراحل هنوز به مداخله دستی بیش از حد نیاز دارند؟ یک سیستم عامل مناسب دارای داشبورد کامل برای تجزیه و تحلیل است، بنابراین شما می توانید به راحتی جریان فرآیند خود را کنترل کنید.

مرحله 5: اصلاح، اصلاح، اصلاح!

هر فرآیندی به سطحی از بهینه سازی نیاز دارد. پس از بررسی عملکرد فرآیند در مرحله 4، اعمال تغییرات لازم را شروع کنید. به خاطر داشته باشید که مدیریت فرآیند، مقوله ای است که دائماً در حال پیشرفت است. الزامات نظارتی تغییر می کنند، فناوری پیشرفت می کند و نیازهای مشتری به سرعت در حال تغییر هستند. تصفیه فرآیندها تقریباً به همان اندازه مهم است که در مرحله اول انجام آنها اهمیت دارد.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

برای بسیاری از شرکت ها، ایده انتقال به یک فناوری جدید یک چشم انداز طاقت فرسا و دلهره آور است. خوشبختانه، هنگام تغییر روشهای دستی خسته کننده به فرآیندهای خودکار بسیار پربازده، انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت فرآیند کسب و کار برای حمایت از ابتکارات شما وجود دارد.

 یک پلتفرم بصری و کد کم با سرعت بخشیدن به همه کاربران برای ایجاد گردش کار غنی و کاربر پسند، روند توسعه فرآیند را تسریع می کند. تیم ها می توانند بدون تجربه فنی پیشرفته، از بلوک های حاضر برای ساخت و توسعه مدل فرآیند و سایر ایستگاه های از پیش تنظیم شده برای ایجاد فرم های خود استفاده نمایند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار به جای اضافه نمودن کارهای روزافزون فناوری اطلاعات، هر یک از افراد تیم شما را به عنوان یک توسعه دهنده منصوب می کند تا بتوانند به راحتی به ساخت راه حل های دیجیتالی کمک کنند.

 نحوه ارزیابی نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

فاکتورهای زیادی وجود دارد که باید هنگام انتخاب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار مناسب برای سازمان خود آنها را در نظر بگیرید. برخی از آنها عبارتند از:

  • سهولت استفاده: استعداد فنی تیم خود را بسنجید. آیا دسترسی محدودی به توسعه دهندگان دارید؟ یک پلتفرم کد کم که دارای ابزارهای کشیدنی و رها کردنی برای طراحی فرم باشد، برای همه اعضای تیم شما، صرف نظر از تخصص IT آنها کاربرپسند خواهد بود.
  • مناسب بودن برای نصب در موبایل: مشتریان در طی رفت و آمدهای خود در متروهای شلوغ و یا در حالی که با سریال های تلویزیونی مورد علاقه خود مشغولند، با کسب و کار شما ارتباط برقرار می کنند. آنها مایل نیستند صبر کنند تا دوباره به میز خود برگردند و بتوانند به مجموعه ابزارهای سلف سرویس شما دسترسی پیدا کنند. نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار شما باید قابلیت نصب روی سیستم عامل های iOS وAndroid را ارائه دهد – در غیر این صورت با خطر از دست دادن مشتری روبرو هستید.
  • ابزارهای گزارشگیری قدرتمند: همانطور که تا کنون دانستید، باید به طور مداوم فرآیندهای کسب و کار خودکار خود را مورد اصلاح و بازبینی قرار دهید. بنابراین، می خواهید یک بستر نرم افزاری داشته باشید که آمار و معیارهای عملکرد شما را ارائه دهد و بدانید که چه تغییراتی باید ایجاد شود. داشبورد گزارش گیری را حتما چک کنید، زیرا بسیاری از سیستم عامل ها ابزار تحلیلی لازم را در پشت دیوارهای پرداخت اضافی قفل کرده و از دسترس خارج می کنند.
  • قابلیت دسترسی به فضای ابری: امروزه کاربران می خواهند از هرجایی فرآیندهای خود را مشاهده، مدیریت و ویرایش کنند. به خصوص با توجه به محبوبیت روزافزون دورکاری، اعضای تیم نیاز به دسترسی کامل به سیستم های خود از طریق دسک تاپ و موبایل دارند، حتی زمانی که در سرتاسر جهان مستقر هستند. برخی از سیستم عامل ها منحصراً به صورت پیش فرض کار می کنند، در حالی که برخی دیگر خدمات ابری ارائه می دهند. بهترین حالتی که می توانید در نظر داشته باشید یک پلتفرم مبتنی بر ابر است. یعنی یکBPM که از ابتدا برای دسترسی به فضای ابری ساخته شده باشد.
  • قیمت: بسیاری از سیستم عامل ها پیش پرداخت های مناسب و جذابی ارائه می دهند، اما به طور حتم مفیدترین قابلیت ها و ویژگی های خود را در پشت دیوارهای پرداخت اضافی یا قیمت های بالاتر، خارج از دسترس قرار داده و قفل می کنند. قبل از عضویت اطمینان حاصل کنید که درک درستی از ساختار قیمت گذاری سیستم عامل مورد نظر خود دارید.
  • خدمات ارائه شده مشتری: ابزارهای نرم افزاری انواع مختلفی از خدمات مشتری ارائه می دهند، از گپ آنلاین گرفته تا انجمن‎هایی با منبع آزاد که طی آن کاربران خبره به سوالات سخت پاسخ می دهند. اگر در سازمان خود تجربه فناوری اطلاعات محدودی داشته باشید، به احتمال زیاد قدردان پلتفرمی خواهید بود که گپ آنلاین 24/7 را ارائه می دهد و می تواند در عیب یابی فرآیندها در هر زمان از روز به شما کمک کند.

تفاوت بین گزینه های محبوب نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

در اینجا چند گزینه محبوب برای نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) آورده شده است که آنها را با یکدیگر مقایسه کرده ایم:

Bizagi

یک پلتفرم اتوماسیون فرآیند بدون کد است و ایده ادغام “کسب و کار” با “چابکی” را ارائه می دهد.

نکات مثبت

  • محصول چند لایه:Bizagi پلتفرم خود را برای کاربران خود به سه بخش تقسیم می کند: Modeler،Studio  وAutomation.  دو مورد اول، گرچه فقط درMicrosoft Windows در دسترس هستند و فقط برای 20 کاربر محدود به صورت رایگان قابل استفاده می باشند.
  • الگوها و ابزارهای یکپارچه سازی در دسترس عموم:Bizagi Xchange برای همه کسانی که به دنبال دانلود کانکتورها، الگوها و موارد دیگر برای استفاده در نسخه های رایگانBizagi هستند، در اینترنت در دسترس است. با این حال، کانکتورها و الگوها رایگان نیستند.
  • محیط طراحی یکنواخت: بررسیهای انجام شده نشان دهنده رضایت کاربران از نحوه استفاده آسان و رابط طراحی فرم ساده Bizagi است. مدل سازهای موجود در نسخه های رایگان که به صورت رابط های کشیدن و رها کردنی هستند، به توسعه دهندگان کمک می کنند تا با سهولت گردش کار مورد نظر خود را پیاده سازی نمایند.

نکات منفی

  • فقط در ویندوز قابل دانلود است: متأسفانه، مدلسازBizagi در سیستم عاملMacیاLinuxدر دسترس نیست. همچنین فقط به عنوان یک برنامه دسکتاپ درMicrosoftWindowsدر دسترس می باشد. به نظر می رسد که این نرم افزار در تبدیل به یک محصول کامل مبتنی بر وب، API، کمی عقب است.

  • به راستی بدون کد نیست: در G2 Crowd، قابلیت توسعه بدون کد، به عنوان ویژگی منحصر به فردی برای Bizagi مطرح شده است، با این حال چندین بررسی نشان دهنده این هستند که این توصیف، گمراه کننده است؛ زیرا مدلسازی فرآیندهای پیچیده مطمئناً به دانش IT و کدگذاری احتیاج دارد. در واقع اصطلاحLow Codeتوصیف مناسب تری برای آن است.

  • کارشناسان انگلیسی زبان کمیاب:دسترسی زنده (با پشتیبانی انسانی) به نسخه های رایگان دشوارتر است و اگر کسی بخواهد از خدمات حرفه ای استفاده کند، نیاز به ارتقا دارد. همچنین، بسیاری از بررسی ها می گویند برای کارشناسان انگلیسی زبانBizagi  تقاضای زیادی وجود دارد و عرضه آنها بسیار کم است – نکته ای که باید برای سازمانهای انگلیسی زبان در نظر گرفته شود.

ProcessMaker

پروسس میکر یک نرم افزار هوشمند مدیریت فرآیند کسب و کار با کد کم (iBPMs) است که به شکستن سیلوهای عملیاتی و بهبود کارایی به نحوی موثر کمک می کند. پلتفرم بصری آن برای اتوماسیون گردش کار از سال 2008 همکاری بین دپارتمان ها را برای برنامه نویسان، توسعه دهندگان و کاربران کسب و کار تقویت نموده است. کاربران از ProcessMaker به خاطر سطح بالای آموزش و پشتیبانی تجلیل می کنند و این امر آن را به یکی از در دسترس ترین گزینه های نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار تبدیل کرده است.

نکات مثبت

  • محصول مبتنی بر مایکرو سرویس API-1st : پروسس میکر بالاتر از مجموعه ای از فن آوری های وب مدرن مانند Vue.js، bootstrap و laravel قرار می گیرد. می توانید احساس کنید که این برنامه چقدر پاسخگو است و احساس عالی مدرن بودن را به کاربر منتقل می کند.
  • به صورت اپلیکیشن موبایل در دسترس است: ممکن است برخی مواقع هنگام کار در دسکتاپ نباشید. ProcessMaker یک برنامه وب کاملاً پاسخگو است که روی تلفن همراه نیز کار می کند.
  • محیط کم کد واقعی اما دارای ابزارهای توسعه دهنده اضافی: بدون نیاز به دانش برنامه نویسی، می توانید در پروسس میکر طراحی کنید و توسعه دهید. در عین حال، پروسس میکر برای توسعه دهندگانی که می خواهند اسکریپت ها و بسته های سفارشی برای اجرا در محیط خود ایجاد کنند، دارای یک IDE با ویژگی های کامل جهت طراحی اسکریپت ها تقریباً به هر زبان برنامه نویسی است.

نکات منفی

  • دانش برنامه نویسی بیشتر برابر است با استفاده بهتر از ویژگی ها: یک متخصص فناوری اطلاعات باید ابتدا وظایف اصلی اسکریپت را که به عنوان عناصر سازنده بسیاری از فرآیندها عمل می کنند، بنویسد و سپس آنها توسط کاربران کسب و کار می توانند به مدت نامحدود مورد استفاده قرار گیرند.
  • فقط استقرار ابری دارد: به نظر می رسد ProcessMaker در حال حاضر به سمت AWS متمایل است و نسخه جدید آن به صورت On Premise (غیر ابری) به بازار عرضه نمی شود. با این حال، ProcessMaker یک راه حل ترکیبی منحصر به فرد با قابلیت ذخیره سازی داده های حساس در فضای مجازی با اتصال به استقرار در فضای ابری، به کاربران ارائه می دهند.
  • نصب فنی محلی(On Premise): ProcessMaker برای فضای ابری ساخته شده است. برای کاربرانی که می خواهند نسخه منبع باز را اجرا کنند، عملیات نصب دشوار خواهد بود و تمام ویژگی های جالب سازمانی در نسخه منبع باز وجود ندارد. با این وجود هسته منبع باز کاملاً مستند بوده و برای درج در سایر محصولات سازمانی ایده آل است.

منبع:

https://www.processmaker.com/blog/business-process-management-bpm/

Daliri

مقالات

بیزاجیفرایندکسب و کارمدیریتمدیریت فرایندنرم افزار

نوشته های مرتبط

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *